6Информативность — целенаправленная организация возможна только по отношению к процессу, способному нести в себе информацию, необходимую для управления этим процессом.

Процесс, не обладающий информативностью, является скрытым, а значит, неуправляемым. Определяющее значение имеет информация о ходе процесса, его направленности, качественных характеристиках, количественных параметрах и уровне результативности.

Наличие информации о процессе дает возможность:

— ориентировать процесс;

— сформировать рациональную реализацию процесса в целом и на уровне отдельных стадий;

— получить максимальные результаты;

. — своевременно скорректировать процесс при изменении ситуации.

Повышение уровня информативности процесса предполагает:

— увеличение объема наблюдаемой информации;

— повышение чуткости восприятия субъектом управления различной информации о процессе.

Действительно, если нет необходимой информации о химическом, физическом, политическом, социальном или любом другом процессе, то невозможно предотвратить нежелательные последствия его протекания.

По этой причине при пожаре сначала оценивают ситуацию: очаг возгорания, направленность распространения огня, наличие людей и горючих веществ, разрушения и т.д., присваивают соответствующую категорию сложности, а затем выбирают конкретную технологию локализации и тушения пожара.

Информативность любого производственного процесса достигается путем использования системы датчиков, которые регистрируют различные параметры процесса и позволяют изменять режим его протекания.

Информативность социальных процессов, протекающих в обществе, достигается путем проведения социологических опросов по различным

направлениям общественной жизни.

Аналогичным образом в практике управления фирмой большое значение придают изучению конкурентов, что является важной составляющей стратегического планирования. Это позволяет оценить конкурентоспособность самой фирмы и выбрать подходящую стратегию

ее развития.

Здесь целесообразно вспомнить правила эффективного слушания, сформулированные профессором К. Дэвисом: «Природа дала человеку

два уха, но только один язык, тонко намекнув, что лучше больше слушать, чем говорить. Чтобы слушать, нужны оба уха: одно — воспринимать смысл, другое — улавливать чувства говорящего. Люди, не слушающие, получают меньше информации для принятия взвешенных решений».

Информативность процесса функционирования отдельного должностного

лица, подразделения или организации в целом достигается путем создания и применения системы отчетности о результатах работы и возникающих проблемах, установления непосредственных контактов с подчиненными, использования политики «открытых дверей» и т.д.

7Надежность. Надежность означает создание таких организационных условий функционирования системы или процесса производства, при которых этот процесс практически не имел бы сбоев.

Для обеспечения надежности необходима достоверная оперативная информация, установление пределов допустимых отклонений от заданных параметров процесса, наличие дополнительных страховых ресурсов, дублирование тех основных стадий процесса, где вероятность сбоя наиболее велика, и отлаженная процедура регулирования хода процесса.

Примером реализации этого принципа является широкое распространение

в последнее время в коммерческих организациях подробных инструкций по выполнению различных работ, в том числе по приему и обработке заказов клиентов по телефону, по обработке жалоб и т.д.

Это позволяет повысить качество и стабильность выполнения работ.

Непрерывность — организационный процесс должен осуществляться без задержек, излишних перерывов в пределах определенных временных границ.

Для этого необходимо иметь четкие цели, полную и своевременную информацию о процессе, согласованность между стадиями процесса, а также иметь в наличии необходимые ресурсы и осуществлять четкий контроль.

Гибкость — организационный процесс должен быть способен к оперативным изменениям в ходе своего осуществления.

Выделяют гибкость ориентации и гибкость реализации процесса.

Гибкость ориентации предполагает способность процесса:

— к смене частных целей при сохранении главных;

— к пересмотру задач, а также составу и содержанию выполняемых функций;

— к изменению направленности в случае необходимости.

Гибкость реализации предполагает способность к изменению:

— форм и способов реализации процесса;

— состава и последовательности стадий процесса;

— параметров процесса (длительность, скорость, интенсивность и т.д.)

Гибкость обеспечивается повышением уровня управляемости за счет информативности и восприимчивости процесса, а также его оперативности

и наличия альтернативных вариантов протекания.

Гибкость особенно важна для процессов, активно использующих условия внешней среды, а также процессов, осуществляемых в условиях высокой подвижности факторов внешней и внутренней среды. Этот принцип активно применяют в процессе стратегического и оперативно-производственного планирования. При этом разрабатывают несколько вариантов планов, каждый из которых вступает в действие при возникновении соответствующей ситуации.

8Параллельность. Параллельность предполагает одновременное осуществление отдельных частей общего процесса (фаз, операций).

В зависимости от объекта, на который оказывают воздействие, выделяют два вида параллельных процессов:

1) процессы, осуществляющие параллельное воздействие на один конкретный объект. Таким объектом может быть любая вещь, живой организм, социальная организация. Например, на предприятии ремонтная бригада может одновременно проверять разные узлы оборудования. Преподаватель, объясняя студенту новый материал и подкрепляя его графическими изображениями, воздействует одновременно на слух и зрение студента;

2) процессы, осуществляющие параллельное воздействие на совокупность

однородных объектов. В этом случае одновременно выполняются действия и операции по отношению к разным конкретным объектам, составляющим совокупность (партия деталей, группа покупателей и т.д.). Причем по отношению к каждому отдельному объекту из этой совокупности этот процесс будет последовательным.

Такие процессы характерны для серийного и массового производства,

когда одни изделия находятся на первых этапах изготовления, другие — в середине цикла, а третьи — завершают его. Таков же процесс обслуживания покупателей в супермаркете, где одни покупатели сдают свои вещи в камеру хранения, другие — отбирают товар, а третьи — рассчитываются за свои покупки.

Для всех «живых» систем параллельность процессов является необходимым условием существования. Примером этого может быть одновременное осуществление функций организма. На предприятии параллельно осуществляется работа цехов, производственных участков по выпуску полупродуктов для изготовления конечной продукции.

Для обеспечения параллельности необходимы согласованность действий отдельных подразделений и лиц, информативность, восприимчивость и гибкость процессов, обеспеченность ресурсами, пропорциональность параметров, технических средств и численного состава исполнителей.