19. Поняття про облікові регістри. Види і форми облікових регістрів. Правила ведення облікових регістрів і способи виправлення помилок у записах.

Облікові регістри - це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформацій з первинних документів, що прийняті до обліку.

Вся різноманітність облікових регістрів, які застосовуються в практиці бухгалтерського обліку, може бути підрозділена за рядом ознак:

за зовнішнім виглядом;

за призначенням і характером запису;

за змістом;

за будовою;

за способом складання.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на:

книги;

картки;

окремі аркуші.

Бухгалтерські книги - найбільш надійний спосіб зберігання облікових регістрів синтетичного, а особливо аналітичного обліку. Проте вони мають ряд недоліків: ускладнюється раціональний розподіл облікової роботи між працівниками бухгалтерії, важко визначити оптимальний обсяг книги , значно знижуються можливості використання їх для оперативного контролю й управління, не можна використовувати обчислювальні машини для їх заповнення.

Картки - окремі аркуші, виготовлені на твердому папері стандартного розміру, щоб їх можна було вміщати у спеціальні ящики (картотеки). Вони використовуються, як правило, для аналітичного обліку.

Картки бувають різноманітної форми:

• контокорентні картки

• матеріальні картки

• інвентарні картки

• багатоколонкові картки

Окремі аркуші (відомості) - це різновид карток, які мають більший формат і різне графлення. Це виготовлені друкарським способом на окремих аркушах паперу відомості, облікові регістри, реєстри при здаванні первинних документів до бухгалтерії та ін. Вони використовуються для синтетичного і аналітичного обліку, не брошуруються.

За призначенням і характером запису облікові регістри поділяються на:

1. Хронологічні;

2. Систематичні;

3. Комбіновані.

1. Хронологічні - застосовуються для обліку господарських операцій – у календарній послідовності їх виконання згідно первинних документів або інших носіїв інформації, які їх замінюють (реєстраційний журнал господарських операцій , журнал відвантаження і реалізації товарів тощо)

2. Систематичні - застосовуються для записів господарських операцій в систематичному порядку за економічно однорідними ознаками. Таких регістрів багато, їх назва, форма і зміст залежать від форми обліку прийнятої на підприємстві. Усі облікові регістри, в яких розміщені синтетичні й аналітичні дані, є систематичними обліковими регістрами (головна книга).

3. Комбіновані - це такі регістри, в яких поєднано хронологічні та систематичні облікові регістри. Такий регістр дає змогу відобразити господарські процеси одночасно в хронологічному та систематичному порядку за один робочий прийом, мати відомості про обсяг виконаної роботи у зазначених розрізах. У цьому перевага комбінованих облікових регістрів (журнали-ордери).

За змістом облікові регістри поділяються на:

- аналітичні;

- синтетичні;

- комбіновані.

В аналітичних облікових регістрах здійснюється облік за аналітичними даними.

У синтетичних облікових регістрах проводиться облік за синтетичними рахунками - головна книга.

Комбіновані облікові регістри у яких поєднується облік за синтетичними та аналітичними даними (журнали-ордери).

Будова облікових регістрів дуже різноманітна і залежить від багатьох обставин - від характеру та змісту операцій, характеру необхідних показників, потреб оперативного контролю й керівництва, від технічних засобів, які застосовуються в обліку.

За будовою облікові регістри поділяються на:

- одноколонкові;

- багатоколонкові (табличні).

Табличні, у свою чергу, поділяються на односторонні, двосторонні, табличні та

шахові.

За способом складання регістри поділяються на:

- виконані ручним способом, у тих випадках коли відсутні засоби автоматизації обліку, що характерно для дрібних підприємств, фермерських господарств та ін.;

- виконані за допомогою засобів автоматизації, у тих випадках, коли підприємства мають у своєму розпорядженні обчислювальну та організаційну техніку.

Вимоги, які пред'являються до ведення облікових регістрів можна сформулювати так:

- своєчасність і акуратність записів;

- короткість, ясність;

- точність записів тексту і цифр.

Записи роблять або чорнилом, або за допомогою технічних засобів.

Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони здійснені.

Помилки, що виникають у процесі записів у бухгалтерському обліку, можна поділити за причинами виникнення, значенням і місцем виникнення.

За причинами виникнення виділяють три обставини: стомлення, неуважність працівника, несправність обчислювальної техніки. Для запобігання цим помилкам, зменшення їх кількості, треба створювати такі умови праці співробітникам, щоб вони не стомлювалися, підвищувати їх кваліфікацію, систематично проводити профілактичний огляд обчислювальної техніки.

За значенням виділяють два типи помилок: локальні і транзитні.

Локальні ведуть до викривлення інформації лише у тому документі або регістрі, де їх допущено, і не призводять до помилок в інших регістрах. Наприклад, неправильно записана дата документа в журналі-ордері № 2 по кредиту рахунку 31 «Рахунки в банках» не зумовлює іншої помилки.

Транзитні викликають автоматично помилки в інших регістрах. Наприклад, помилка в запису числа по кредиту рахунку 30 «Каса» в журналі реєстрації господарських операцій приведе до помилок в записах в журналі-ордері № 1, відомості 1 (сальдо кінцеве), балансі.

Транзитні помилки небезпечні тим, що призводять до перекручення даних обліку на рахунках, які потім відображаються у фінансовій звітності.

За місцем виникнення виділяються такі групи помилок: у записах (тексті), числових показниках і рознесенні аналітичних даних.

Помилки у тексті можуть призводити до складання неправильної бухгалтерської проводки (наприклад, передані основні засоби, замість «продані»).

Помилки у числових показниках найбільш поширений тип помилок у бухгалтерській практиці: у числі недописані, або пропущені нулі, переставлено цифри в числі та інше.

Помилки в рознесенні синтетичних і аналітичних показників виникають дуже часто.

Бухгалтер записав суму у дебет (кредит) і забув записати її у кредит (дебет), записав суму у журнал, але не розніс її по рахунках, зафіксовані показники у синтетичних рахунках не знайшли відображення в аналітичних та ін.

Виявлення помилок у бухгалтерському обліку є необхідною складовою бухгалтерської професії. Виявлені помилки повинні бути виправлені до складання балансу і форм звітності.

В залежності від характера помилок і часу їх виявлення використовуються декілька способів виправлення:

1. коректурний;

2. червоного сторно;

3. додаткового запису.

Коректурний спосіб виправлення помилок застосовується в тому випадку, коли в

документі чи регістрі виявлено помилки в тексті господарської операції, чи у визначенні ціни, суми, записана сума не в той обліковий регістр, чи в не належну графу.

Спосіб червоного сторно (спосіб від'ємних чисел) - застосовується при виявленні помилки в бухгалтерській проводці, тобто кореспонденції рахунків.

Спосіб додаткової проводки застосовується тоді, коли відображена сума менше, ніж потрібно було, а проводка зроблена правильно.