Складіть список очікуваних запитань та підготуйте на них від­повіді.

Білет 16

1. Термінологічна і професійна лексика. Українська термінологія у професійному спілкуванні.

Офіційно-діловий стиль, крім загальновживаної лексики, послуговується термінами. Термін – це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається до нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, яка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі домовляються, щоб розуміти, яке поняття вкладати в той чи інший термін. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде зрозумілим лише завдяки його дефініції – лаконічному логічному визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або значення поняття, тобто його зміст та межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

а.) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери);

б.) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;

в.) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери професійної діяльності;

г.) стилістична нейтральність;

д.) відсутність експресії, образності, суб’єктивно-оцінних відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпотеза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі науки (знаменник, дільник, чисельник). Тому терміни вживаються не в усіх сферах мовлення, а лише в деяких (освіта, культура, техніка, діловодство та ін.). Терміни становлять основу наукової мови кожної галузі суспільства.

У множині термінів кожної галузі відрізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія – це така підмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися і функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термінології, терміносистема – це опрацьована фахівцями певної галузі та лінгвістами підмножина термінів, яка адекватно й однозначно відображає систему понять цієї галузі.

Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви – своєрідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви – одиничне.

До номенклатури входять серійні назви марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, географічні назви та назви рослин, тварин і под..

В офіційно-діловому стилі терміни підпорядковуються законам, що діють в інших стилях: вони з’являються, уточнюються, розмежовуються із загальновживаними словами, близькими за значенням, потім кодифікуються, пізніше можуть вибувати зі складу активних, переходити до пасивних.

До використання термінів у діловому стилі ставляться такі вимоги:

• послуговуватися термінами, зафіксованими лише у словнику, наприклад, діловодство, а не діловедення;

• вживати терміни зі значенням, закріпленим у словнику. Особливої уваги заслуговують багатозначні терміни, які функціонують в одній або кількох галузях з різними значеннями. Наприклад: справа як сукупність документів, як одиниця зберігання текстових документів в архіві, як різновид справи (атестаційна справа, кримінальна справа тощо);

• суворо дотримуватися правил утворення від термінів похідних слів, перевіряти за словниками та довідниками значення термінів у випадкусумніву, орієнтуватися на ті терміни, які для даної термінологічної системи уже кодифіковані, зафіксовані у словнику.

Білет 17

1. Термін та його ознаки. Термінологія як система. Загальнонаукова, міжгалузева, вузькоспеціалізована термінологія. Термінологія обраного фаху.

Термін – це слово, або словосполучення, яке позначає поняття певної галузі знань чи діяльності людини.

Кожна галузь знань має свою термінологію. Термінологія – сукупність термінв певної галузі, наука, що вивчає терміни.

Основні ознаки терміна:

• системність: кожний термін входить до певної терміносистеми, у якій має термінологічне значення;

• точність: термін повинен якнайповніше й найточніше передавати зміст поняття, яке він позначає;

• прагнення до однозначності у межах своєї терміносистеми;

• наявність дефініції – наявність означення, яке чітко окреслює його значення.

Галузеві терміносистеми взаємодіють одна з одною, мають спільний термінологічний фон. Залежно від ступеня спеціалізації значення терміни поділяються на:

1. Загальнонаукові – вживаються майже в усіх галузевих термінологіях.

2. Міжгалузеві терміни – це терміни, які використовуються в кількох споріднених або й віддалених галузях.

3. Вузькоспеціалізовані терміни – слова, словосполучення, які позначають поняття, що відображають специфіку конкретної галузі.

Економічні терміни – це слова, що функціонують в економічній сфері суспільства і утворюють термінологічне поле економіки як науки. Серед економічно-правових термінів фіксуємо такі грецькі запозичення: автаркія, іпотека, криза, економія, агрономія, монополія, олігополія, монопсонія, хартія, поліполія, тезаврування. Латинських запозичень на позначення економічно-правових понять в українській мові значно більше, ніж грецьких, незважаючи на те, що проникли вони у словниковий склад значно пізніше. «Словник іншомовних слів» фіксує понад 300 термінів латинського походження на позначення соціально-економічних понять, зокрема: акція, актив, абсентеїзм, аукціон, бонус, віндикація, дебет, девальвація, декларація, дефіцит, дивіденд, дотація, інфляція, комерція, квота, конверсія, конкуренція, кооперація, компенсація, локо, латифундія, ліцензія, монетаризм, новація, номінал, негоція, облігація, оренда, пасив, посесія, продукція, пролонгація, реверс, ревізія, реінвестиції, рекламація, ремісія, санація, сервітут, суборенда, субституція, трансакція, фабрикат, фідуція, фіск, флуктуація, цесія, юриспруденція, юрисдикція та ін.

Навести приклади своєї фахової термінології

Білет 18

1. Складні випадки слововживання. Пароніми та омоніми.

Пароніми у фаховому мовленні

Одну із семантичних груп української лексики стано­влять пароніми. У мові їх вживають переважно для словес­ної гри та каламбурів або створення музичності, милозвуч­ності фрази. Вони допомагають увиразнити думку.

Пароніми (грец. para — префікс, що означає суміжність, і onyma — ім'я) — слова, фразеологічні одиниці й синтаксичні конструкції, що при повній або частковій семантичній відмінності подібні за формою.

Через подібність пароніми можуть сплутувати в мо­вленні або спеціально обігравати зі стилістичною метою.

Розрізняють пароніми різнокореневі (абонент — абонемент, степінь — ступінь, компанія — кампанія), спільнокореневі (людський — людний, дружний — друж ній). Спільнокореневі пароніми відрізняються префіксами, суфіксами, закінченнями (професійний — професіональний, нагода — пригода, вдача — удача, ефективний — ефектний, фамільний — фамільярний, дефективний — дефектний).

Більшість паронімів близькі за походженням, напри­клад, підслідний («який перебуває під слідством») — під­слідний («призначений для тих, хто перебуває під слід­ством»).

Деякі пароніми в окремих значеннях можуть уживатн­ім як синоніми. Дієслова відзначати і зазначати об’єдну­ються значеннями «виділяти позначками* або «звертати Іувагу на щось»: відзначати/зазначати на полях, промо Івець відзначив/зазначив щось.

В офіційно-діловому мовленні виокремлюють пароні­ми, що об’єднані антонімічними зв’язками, наприклад: персона ґрата — персона нон ґрата (особа, кандидатуру «сої на посаду дипломатичного представника схвалює фяд країни, у якій її мають акредитувати; особа, кандида- 'ура якої на посаду дипломатичного представника викли- сає заперечення уряду держави перебування).

Перевірити значення паронімів можна за тлумачним ловником, спеціальним словником паронімів, а також за .овідниками з культури української мови.

Омоніми (від грец. homos — однаковий, опута — ім’я) - це слова, які однаково звучать, але мають різне значення. Явище омонімії-на­слідок випадкового збігу звучання, у значенні ж два слова-омоніми не мають абсолютно нічого спільного, напр.: дід¹ - батьків або материн батько; дід² — будяк; дід³ — сніп соломи чи очерету; дід⁴ - їжа з пшона та борошна; дід⁵ — назва танцю; або стан¹ - стоянка; воююча сторона; стан² - талія; стан³ — умови, ситуація; стан⁴ - пристрій.

Джерелами омонімії є:

• випадковий збіг неспоріднених слів: деркач (птах) - деркач (ві­ник); термін (слово) - термін (строк);

• розпад багатозначного слова: переказати (псреповісти) - пере­казати (гроші); сісти (про людину) - сісти ( про батарейку);

• словотворчі процеси: винний (вина) - винний (вино); безділля (не­робство) — безділля (відсутність долі); компостувати (компостер) - компостувати (компост); ВАК (Вища арбітражна комісія) - .ЙЛ/С(Вища атестаційна комісія);

• збіг абревіатури та вже наявного в мові слова: СУМ (Словник української мови - сум (смуток); СТО (станція технічного обслугову­вання) — сто (100);

• збіг українського та іншомовного слова: лава (предмет для си­діння) — лава (з італ. — розплавлена вулканічна маса); клуб (диму) - клуб (з англ. — товариство, приміщення);

• засвоєння з різних мов: ліга (з франц. — асоціація) -ліга (з італ. - знак над нотами у вигляді дуги); клінкер (з нім.—спечені глиняні вироби у вигляді цегли) - клінкер (з англ. — вузький довгий спортивний човен).

Омоніми становлять неабияку трудність у практиці слововживан­ня. Тому основна вимога до тексту з омонімом — чіткість, виразність, повнота інформації, точність контексту.

Білет 19

1. Вживання слів іншомовного походження у професійному мовленні.

Характерною ознакою лексичної системи української мови на межі XX—XXI століть є активне поповнення її американізмами, а також запозиченнями із сучасних ан­глійської, німецької, французької, італійської мов. Цей процес закономірний, адже почастішали торговельні, еко­номічні, політичні, культурні, туристичні, спортивні зв’язки українців із представниками Заходу. З’явилась значна кількість нових слів-термінів з інформатики (файл, чип, картридж, веб-сайт, модем, ноутбук, інтернет-брау- зер), інтенсивно збагачується за рахунок запозичень техніч­на українська термінологія (ксерокс, дискета, телефакс, мотобанк, реанімобіль). Активізувалось уживання еконо­мічних термінів (менеджмент, інвестиції, бартер, брокер, дилер, консалтинг, консалтингова фірма, дефолт, стагна­ція, монетарна політика), сфери торгівлі та побуту (марке­тинг, мерчендайзинг, мерчендайзер, шопінг, бутик, шоп, су- первайзер, хот-дог, стек, барбекю, кіндер-сюрприз, блайзер, кардиган, кейс), телебачення і радіо (кастинг, саундтрек, номінація, номінант, хіт, спонсор, блокбастер, мультиме- діа, медіаагент, медіатизація, телешоумен, мас-медіа).

Однак уживання іншомовних слів не закгкди виправдане з погляду культури української мови. Запозичення зумо­влюють витіснення питомих українських лексем. Механічне запозичення за наявності українських відповідників збід­нює, руйнує природу рідної мови, послаблює її виражальний потенціал, нівелює власне мовні засоби.

Під час ділового професійного спілкування в деяких випадках уживання слів іншомовного походження е необ­хідним і доречним, оскільки не веі терміни мають точні ук­раїнські відповідники. Наприклад, спонсор (аигл. зроп- йог — урочисто обіцяти) — юридична або фізична особа, яка фінансує певний захід (проект): ліміт (лат. Ііюм — межа) — максимальна кількість, гранична норма чого-не­будь; ломбард (від назви італійської провінції Ломбардія, де вони вперше були створені) — кредитна установа, що надає позички під заставу рухомого майна, тощо. Нама­гання повністю очистити мову від іншомовних слів збід­нило б її, довелося б по-новому називати відомі предмети і явища, що спричинило б численні непорозуміння. Слід зважати на межі проникнення сторонніх «лементів у мову, оскільки неконтрольоваие вживання запозичених слів може призвести до непередбачуваяих наслідків — припинення розвитку рідної мови, її руйнації і остаточної загибелі.

При використанні запозиченої лексики у професійно­му мовленні варто послуговуватиса такими загальними принципами:

1. Замість запозичених слів уживати, де можливо, їх українські відповідники: аргумент — підстава, мотив, обґрунтування, доказ; авторитет — повага, пошана, вага; економія — ощадливість, заощадження; компенса­ція — відшкодування, оплата, покриття; експеримент — дослід, спроба.

• Послуговуватися іншомовними словами відповідно до їх значення: апелювати — звертатися: Ачгіиуеин — переважати; координувати — гтгтп?н-ртіми; іїнівщапаїм - обмежувати.

• Не зловживати іншомовними словами.

Використовувати слова іншомовного походження з розумінням їх суті.

Білет 20

1. Сучасна фахова термінологія. Визначення. Вимоги до термінів.

Системи термінів (терміносистеми) складають слова та словосполучення, утворені або за допомогою словотвірних засобів рідної мови, або на основі міжнародного терміноло­гічного фонду, а також шляхом переосмислення слів за­гальнолітературної мови, діалектів, просторічних елемен­тів та запозичень з іноземних мов.

Сучасна фахова термінологія — складна й різноманітна сукуп­ність найменувань спеціального змісту, яку класифікують за різни­ми ознаками, зокрема за ступенем і характером спеціалізації її одиниць.

Виокремлюють такі вимоги до термінів:

а) існування у вигляді слова (словосполучення);

б) співвіднесеність з певним фаховим поняттям;

в) наявність визначення;

г) системність та нормативність; ґ) точність і стислість;

д) однозначність (загальна або всередині власної термі­носистеми);

е) контекстуальна стабільність;

є) бажана відсутність синонімів у межах однієї термі­носистеми;

ж) функціональна фахова спрямованість.

На позначення термінології існують такі визна­чення: 1) сукупність термінів (понять і назв) певної галу­зі знання (медична, географічна, психологічна, юридич­

на); 2) вчення про утворення, склад і функціонування термінів взагалі; 3) вчення про утворення, склад і функ­ціонування термінів певної галузі знання та про їх екві­валенти в інших мовах.

У функціональному відношенні термінологія не є одно­рідною. З одного боку, існує вузькоспеціалізована терміно- лексика, зрозуміла лише вузькому колу спеціалістів. З ін­шого — багато галузевих термінів поширено в побуті та за­собах масової інформації. Кожна галузева термінологія характеризується закріпленістю за вузькою сферою спіл­кування спеціалістів певної галузі науки функціонально і за змістом.

У будь-якій терміносистемі можна виокремити чотири групи термінів:

а) власне терміни (лексичні одиниці, які називають ключові поняття терміносистеми й відповідають усім ви­могам до терміна);

б) професійна лексика (спеціальні лексичні одиниці, що вживають представники певних професій переважно в усному мовленні: професіоналізми, жаргонна лексика, професійний жаргон);

в) запозичені з інших наук (ретермінологізація);

г) запозичені із загального вжитку (загальнолітератур­ні мовні одиниці, що входять до складу термінів).

Термінам властиві загальномовні процеси — омонімія, синонімія, антонімія, полісемія. Вони мають низку специ­фічних ознак (можливість штучного творення нових тер­мінів, прагнення до чіткості, фахова спрямованість), що надають їм переваги перед загальновживаними словами. Значення терміна можна скоригувати, дібравши більш вдалий варіант для позначення певного поняття з-поміж кількох альтернативних.

Білет 21

1. Орфографічні норми сучасної української літературної мови.

Орфографічна система сучасної української літератур* ноі мови ґрунтується на певних принципах, що зумовлено особливостями звукового складу та граматичною будовою мови, а також відображає історичний поступ формування й усталення її правописних норм.

В основу української орфографії покладено 4 основних принципи: фонетичний, морфологічний, традиційний (іс­торичний) та смисловий.

Фонетичний принцип полягає втому, що слова пи­шуть так, як вимовляють, тобто за вимогами графіки. За цим принципом позначають такі орфограми: 1) спрощення у групах приголосних -здн-, -ждн-. -стн-, -СТЛ-, -рдц-, -лнц- та ін.: проїзний, тижневий, тісний, щасливий, серце, сон <4#; 2) написання букви у на місці давніх о, е, ъ в словах: яблуко, мачуха, будяк (рос.: яблоко, мачеха, бодяк); 8) на* писания о та е після шиплячих: чорний, вчора, шостий; 4) зміна приголосних г, к, х в іменниках і прикметниках перед суфіксами -ств(о), <ыс(мн): Рига — ризький, боягуз — боягузький, ткач — ткацький, товариш — товариський.

Більшість правил написання українських суфіксів* префіксів, закінчень, чергувань у коренях слів, суфіксах і префіксах ґрунтується на морфологічному принципі. Наприклад: 1) передача ненаголошених е, и, о у коренях

слів: село — села, зупинятися — зупинка, розумний — р₀. зум; 2) розрізнення префіксів пре- і при-: прегарний, пре­милий, прийти, приклеїти; 3) збереження фонем корене­вої морфеми й закінчення в дієслівних формах на -шся, -ться: усміхаєшся, снишся, робиться, купається тощо.

Сутність історичного (традиційного) принци­пу полягає в тому, що написання слів зберігається за тра­дицією, не орієнтуючись ні на вимову, ні на морфологічну будову слова. Наприклад: марево, кишеня, лимон, левада, кисет, леміш тощо.

За.смисловим принципом правопису написання регулює розрізнення смислу слів і словосполучень. Напри­клад, велика і мала букви на початку слів служать для роз­різнення власних і загальних назв: синиця (птах) — Синиця (прізвище), ведмедиця (тварина) — Ведмедиця (су­зір’я). Смислова диференціація зумовлює написання ра­зом, окремо й через дефіс прислівників і прислівникових сполучень (на відміну від прийменниково-відмінкових форм іменників: вивчити вірш напам’ять — подарувати світлину на пам’ять).

Білет 22

1. Морфологічні норми сучасної української літературної мови, варіанти норм.

Рівень культури мовлення особистості залежить від правильного та нормативного послуговування морфологіч­ними нормами української літературної мови. Порівняно з лексичними похибками, на морфологічному рівні помилки менш поширені, проте слід бути уважними у процесі тво­рення різних граматичних форм іменників, прикметників, числівників, активних та пасивних дієприкметників тощо.

Якщо порывнювати и…..то вони виникають на …. різномінтних ….. іменників, прикметників, числівниках….

Іменник.

Рід

Усі назви професій, посад, звань, завжди чоловічого роду. В укр. мові є іменники спільного роду, у ніх рід визначаєтся за стаття (жіноча, чоловіча – сирота, бідолаха, каліка, базіка, недотепа). При визначенні роду незмінюваних:

1. назви осіб ‑ рід відповідно до статі цей мес’є, ця леді;

2. назви тварин чоловічого роду(цей поні, цей собака);

3. назви неістот середнього роду(смачне рагу, вагонне депо);

4. власні назви зберігають рід загальних назв(Конго вона,бо ріка, Тбілісі воно, бо місто);

5. складноскорочені слова абревіатури – рід основного слова(ВНЗ – Вищий навч. заклад чоловічий, бо заклад, НЛО – неопізнаний літаючий об’єкт він, бо об’єкт)

Число ісенників. Є однина и множина. За відношення до числа іменники поділяються на 3 групи:

1. Ті, що вживаються і в однині і в множині(студент-студенти, поверх-поверхи)

2. Ті, що вижваються тільки в однині(назви абстрактних понятть – завзяття, запал; назви речовин – бензин, цемент, молоко; сбірні іменники – студенство, піхота рідня; власні назви – Києв, Донецьк, Прип’ять)

3. Ті, що вживаються тільки у множині(сукупність людей, істот, предметів – гроші, фінанси, витрати; назви часових понять, ігор, свят – вибори, заручени, шахи; назви предметів парної чи семетричної будови – двері, окуляри, ножиці, куранти; назви речовини – вершки, духи, дрова; а також Карпати, Чернівці, Суми)

Відмінювання іменників

Давальний відмінок – паралельні закінчення -ові, еві(-єві), -у, -ю (слід уникати збігу закінченнь у посаді та прізвищі – Деректору (Деректорові) Луценкові (Луценку))

Родовий (за Ковригою закінчення –а(-я), -у(-ю))

Кличний відмінок – використовужться у звертаннях(Василю Васильовичу, Татьяно Івановичу, Катерино Генадєвно, Брате, Друже, Іване)

Прикметник

Існужє проблема творення якісних прикметників. Вони мають вищий і найвищий ступені порівняння

1. Вищий утворюють додаванням суфіксів –іш- або –ш- (новий-новіший, повний-повніший, дешевий-дешевший); а також додаванням слів більш-менш до звичайної форми якісного прикметника (більш вдалий-менш вдалий)

2. Найвищий утворюється додаванням прфікса най- до вищого ступеня(найбільш стійкий, найвищий). Інколи до до цього ступеня додають частки «що» і «як»(щонайсильніший, якнайбільший)

3. для офіційно-ділового стилю характерна складена форма ступенів порівняння прикметників(більш ефективний, набільш ефективний).

Традиційною помилкою є змішування російскіх і українських форм(самий здібний – найздібніший, найбільш здібний)

Слід пам’ятати, що відбувається чергування приголосних звуків (вузький-вужчий, близький-ближчий, дорогий-дорожчий, високий-вищчий); та чергування основ(великий-більший, хороший-кращий, поганий-гірший)

Аналогійно утворюються ступені порівняння від якісних прислівників(зрозумілий-зрозуміло, зрозуміло-зрозуміліше)

Активні та пасивні дієприкметники

Переклад з російської та польскої мов дієприкметників і дієприкметникових зворотів укр мовою підпорядкований таким правилам:

1. Пасивні дієприкметники російської мови(производимый-вироблюваний, недостєжимий-недосяжний)

2. Активні дієприкметники теперешнього часу рос. мови відтворюють прикметники українською мовою(навколишній, руйнівний, життєствердний.

3. Активні дієприкметники пишуть із суфіксом Л або Н(посивілий, завислий, посивілий, виконуваний)

4. Рос активні дієприкметники перекладають в укр. мові як іменники(работающий-працивний, играющий-гравець, Вправа

Заинтерсованний-внедряємий-прєдотвращенний-первостепенний-непригодний-председательствующий- непредвиденний-надлежащим образом-официальние лица, деловие круги-вводить в убиток-бить на хорошем счету-в течении недели-за наличние деньги-изимать из обращения-на общественних началах-наводить справки-в рассрочку-во вред-по достоинству-покрайней мере-не состоятельность-на усмотрение-посилам- по причине-за неимением-по обоюдному согласию

Особливості вживання

Білет 23

1. Синтаксичні норми сучасної української літературної мови.

Офіційно-діловий стиль передбачає точний, чіткий, ло­гічний виклад думки шляхом використання синтаксич­них конструкцій (словосполучень і речень).

Вибір варіантів побудови простих і складних речень ре­гулюють синтаксичні норми. їх вивчають у межах такого мовознавчого розділу як синтаксис.

Синтаксис — розділ граматики, що вивчає будову простих і

складних речень, їх типи, форми та умови вживання.

Мовним засобам офіційно-ділового стилю властиві кон­серватизм і сталість через його незначну експресивність. Тому мова ділових паперів характеризується великою кіль­кістю словосполучень, які є мовними кліше: доводжу до вашого відома, у зв’язку з, прошу надати.

Комунікативній функції ділового мовлення прита­манний іменний характер (вживання іменникових сло­восполучень). У діловому професійному мовленні широ­ко використовують віддієслівні іменники, основним завданням яких є уникнення двозначності: з метою створення — створити, шляхом відновлення — відно вити.

Для офіційно-ділового стилю характерне використан­ня простих речень. Речення ділових паперів має прямий порядок слів, що передає загальний зміст без спеціального виділення окремих його елементів. Підмет завжди стоїть перед присудком, узгоджене'означення — перед означува­ним словом, неузгоджене — одразу після нього. Вставні слова стоять на початку речення, оскільки вказують на ви­словлену раніше думку, систематизують виклад, поясню­ють окремі слова та словосполучення.

Непрямий порядок слів у ділових паперах доцільний лише в тому разі, коли логічний наголос падає на присудок.

Присудок вживають здебільшого у формі теперішнього часу зі значенням поза часовості, постійності. Поширені насинім конструкції, у яких вибір присудка обмежується лексичним значенням підмета: показники плану — вста­новлюються, розраховуються; вимоги до якості — задо­вольняються.

Ознакою офіційно-ділового стилю є розміщення кількох слів підряд в одному відмінку, найчастіше в родовому чи орудному.

Синтаксис ділової документації характеризується на­явністю узвичаєних інфінітивних конструкцій, неозначе­но-особових та безособових речень резолюційного змісту: допускаються до захисту роботи, оформлені відповідно до Положення про... .

Із метою економії висловлювання й точності відтворен­ня думки в документах поширені дієприслівникові та діє­прикметникові звороти. Дієприслівникові звороти не вжи­вають на позначення умови, часу і причини. У таких випадках їх замінюють підрядними конструкціями. Дієприкметникові звороти в офіційно-діловому стилі використовують з метою уточнення інформації.

Для ділових паперів характерне використання непря­мої мови. Пряма мова має місце тоді, коли цитують розпо­рядчий документ, законодавчий акт тощо.

У простому реченні не завжди можна відобразити складність взаємозв’язків між фактами, ієрархічну послі­довність, тоді послуговуються складними реченнями.

У діловому мовленні складне речення використовують обмежено, оскільки офіційно-діловий стиль тяжіє до системності й лаконічності. Різні типи синтаксичних струк­тур сприяють якнайточнішому вираженню змісту ділових паперів та передаванню різноманітних логічних відношень.

Для зв’язку компонентів думки у складних реченнях найчастіше з-поміж різних типів синтаксичних одиниць обирають займенникові зв’язки (цей, такий, той тощо)-

Поширеними синтаксичними конструкціями у ділових паперах є складносурядні речення зі сполучниками а, але, |

Білет 24

1. Документ – основний вид ділового мовлення. Національний стандарт України. Склад реквізитів документів.

Націона́льні станда́рти — державні стандарти України, прийняті центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації та доступні для широкого кола користувачів. Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб;

2 - емблема організації;

3 - зображення нагород;

4 - код організації;

5 - код документа;

6 - назва міністерства чи відомства;

7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 - назва структурного підрозділу; ,

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс (вихідний номер документа);

13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - відбиток печатки;

27 - позначка про завірення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 - позначка про надходження.

Білет 25

1. Класифікація документів.

Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.

Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи поділяють за такими основними ознаками:

¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;

¨ за походженням - службові та особисті;

¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

¨ за напрямком - вхідні та вихідні;

¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;

¨ за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,

фото- та кінодокументи;

¨ за стадіями створення - оригінали та копії;

¨ за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;

¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:

¨ організаційна – положення, правила, статути, інструкції;

¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;

¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;

¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;

¨ офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.

Білет 26

1. Правила оформлення сторінки документа.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері А4 та А5. Можна використовувати папір формату А3 – для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 – для резолюцій. Документи повинні мати такі поля:

30 мм ліве;

10 мм праве;

20 мм верхнє та нижнє.

При цьому міжрядковий інтервал – 1,5 см.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють – міжрядковими інтервалами. Назву документа друкують великими літерами. На бланку друкується лише перша частина документа. Всі інші – на чистих аркушах паперу. Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої сторінки. Рубрикація тексту – поділ тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї від іншої. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Вимоги до тексту документа. Документація ведеться лише українською мовою. Текст – головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживань слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Якщо текст має кілька рішень, різні смислові аспекти, його треба ділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.

Білет 27

1. Реквізити документів та вимоги до їх написання. Вимоги до бланків документів.

1. Код підприємства, установи, організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), ведення якого здійснює Державний комітет статистики України - у верхньому правому кутку

після реквізиту “довідкові відомості про організацію”

2. Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010-99 Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД) - Вище реквізиту “назва виду документа”

3. Найменування організації вищого рівня зазначають скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю - У верхньому лівому кутку або посередині рядка

4. Довідкові відомості про установу - Містять: індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти.

Розміщують нижче найменування установи або структурного підрозділу у верхньому лівому кутку

5. Дата документа - це дата його підписання; для документа, що затверджує колегіальний орган, - дата його затвердження; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Датою видання наказу, розпорядження, прийняття рішення і набуття ними чинності вважають дату їх підписання першою посадовою особою установи або дату прийняття документа колегіально, якщо в документі не вказано інший термін набуття ним чинності.

Обов’язково датуються і підписуються всі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи) - Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом. Елементи дати записують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Цифровий – 25.01.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться “0”.

6. Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання - У верхній частині сторінки ліворуч. Містить три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Посилання на індекс і дату вхідного документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

7. Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту “довідкові відомості про установу” - Розташовують на рівні або нижче реквізитів “дата документа” та “індекс документа” посередині рядка .У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

8. Гриф затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб - У верхній правій частині документа.

Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ; дата затвердження; слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено.

Білет 28

1. Назвіть документи з кадрово-контрактних питань, подайте їх визначення.

Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення , переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

Автобіографія — це документ, в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності.

Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

В автобіографії обов'язково вказуються:

Прізвище, ім'я та по батькові (Я, Петренко Сергій Миколайович).

Дата народження (народився 9 серпня 1977 р.).

Місце народження (місто, село, район, станція, селище, область).

Короткі відомості про сім'ю, в якій народився (батько, мати, рік народження, їх місце проживання, місце роботи).

Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися і протягом якого часу).

Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад).

Відомості про громадську роботу (усі її види).

Короткі відомості про сім'ю (чоловік, дружина, діти, місце роботи, посада, місце навчання, вік).

Дата і підпис автора.

Заява — документ, який містить прохання або пропозицію однієї, кількох осіб чи організації, адресовану установі або посадовій особі. Розрізняють офіційні заяви, заяви з кадрово-контрактових питань, заяви-зобов'язання та позовні заяви.

Заяви мають такі реквізити:

— Адреса (назва організації або службової особи).

— Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса, у деяких випадках займана посада).

— Назва виду документа .

— Текст (у заяві про прийняття на роботу подається лише сам висновок).

— Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

• Підпис автора і дата укладання заяви.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. У кожній характеристиці повинні бути чотири частини, що логічно пов'язані між собою. Перша — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду (вчений ступінь і звання), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик. Друга — дані про трудову діяльність (факс, тривалість роботи, рівень професійної майстерності та інше). Третя — власне характеристика, ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, відносини у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення. Четверта — висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України «Про підприємство», «Про власність», які свідчать: «Громадянинові належить виняткове право розпоряджатися своїми здібностями до виробничої і творчої праці, він здійснює це право незалежно або на основі договору». Розрізняють контракти на управління підприємством, контракти на організацію ведення бухгалтерського обліку у товаристві та контракти на виконання обов'язків (трудові договори).

Контракти повинні мати такі реквізити:

— Загальні положення .

— Функції та обов'язки .

— Компенсація та права .

— Формування й умови діяльності .

— Оплата праці й соціально-побутове забезпечення .

— Відповідальність сторін, розв'язання суперечок .

— Умови праці та відпочинку .

— Зміна та розірвання контракту .

— Термін дії та інші умови контракту .

• Адреси сторін та інші відомості .

Трудові угоди — це документи, що укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

Трудова угода повинна мати такі реквізити:

— Назва документа (трудова угода).

— Дата і місце складання.

— Перелік сторін, що уклали угоду.

— Зміст угоди із зазначенням обовў язків виконавця і замовника.

— Юридичні адреси сторін.

— Печатка підприємства або організації.

Білет 29

1. Назвіть довідково-інформаційні документи. Подайте їх визначення та коротку характеристику.

Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Проект текстового звіту готує секретар-референт.

Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

Білет 30

1. Назвіть види службових листів, позначте вимоги до офіційного листування та етикет ділового листування.

Основним засобом обміну інформацією між державни­ми органами, установами, службовими та приватними особами є ділова кореспонденція.

Ділова кореспонденція (лат. соггеsропсdеrе — відправляю, пові­домляю) — листування між особами чи установами; сукупність поштових відправлень (листи, телеграми і т. д.) або окреме поштове відправлення (лист, листівка тощо); замітка, допис, повідомлення, надіслані кореспондентом до редакції часопису.

Є два види ділової кореспонденції: офіційне листування (міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці), ділове (комерційне) листування (має напівофіційний характер, використовується для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо). Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

До ділової кореспонденції відносять службовий лист, телеграму, телефонограму, радіограму, факс.

Службовий лист — різновид інформаційних документів, який використовують для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організації та її структурних підрозділів.

Загальноприйнятий принцип формування змісту листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання усіх цих компонентів зумовлюється типом окремого листа.

За функціональними ознаками листи поділяють на два типи:

1. які потребують відповіді: листи — запити, прохання, пропозиції, звертання, вимоги;

2. які не потребують відповіді: листи — відповіді, попе­редження, розпорядження, відмови, нагадування, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні, інформаційні.

За кількістю адресатів листи бувають звичайні, цирку­лярні та колективні. Звичайні та колективні надсилають на одну адресу, від імені одного чи кількох організацій чи осіб. Циркулярний лист завжди надсилає ке­рівна установа до своїх структурних підрозділів.

Реквізити листа: назва міністерства (для державних структур), назва і адреса адресанта (ліворуч або посередині), номер і дата листа, посилання на дату і номер вхідного листа (у листах-відповідях), назва й адреса установи адре­сата, його посада, прізвище (праворуч), заголовок листа (про...), гриф обмеження доступу, текст, перелік додатків із зазначенням кількості сторінок, підпис (посада, звання, ранг, статус адресанта, підпис, прізвище, ініціали), печат­ка, резолюції, гриф погодження, візи, позначки про вико­навця, виконання, наявність документа в електронній формі, про надходження.

Якщо лист надсилається до іншої держави, готується двомовний бланк листа.

Білет 31

1. Довідково-інформаційні документи.

Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Проект текстового звіту готує секретар-референт.

Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

Білет 32

1. Обліково-фінансові документи. Визначення, правила оформлення на отримання матеріальних цінностей.

Обліково-фінансові документи. Обов’язковою умовою здійснення фінансово-розрахун­кових операцій є їх документування. Система фінансово- розрахункової документації покликана забезпечувати повну збереженість ресурсів, точне виконання фінансових, банківських операцій, вчасне відображення виробничих та інших операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Головна ознака фінансово-розрахункової документації — її сувора стандартизація.

До основних документів цієї групи належать доручен­ня, розписка, список, перелік, таблиця.

Доручення. Якщо особа чи організація не має змоги виконувати певні дії, вона може надати право здійснювати їх іншим

Зразок тексту доручення Доручення:

Я, Василько Надія Петрівна, доручаю Матвійку Вікто­ру Миколайовичу отримати належну мені стипендію за ве­ресень 2008 року у відділенні ПриватБанку.

Доручення дійсне до ЗО листопада 2008 року.

20 Вересн 2008 р. (підпис) н. П. Василько

Підпис студентки Н. П. Василько засвідчую:

Декан фізичного факультету (підпис) С. І. Бондаренко 20 вересня 2008 р.

Розписка. Особа чи установа може на певний час скористатися матеріальними чи грошовими цінностями інших осіб чи установ. Для підтвердження цих дій оформлюються розписки.

Розписка — письмове підтвердження певної дії, яку вже заверше­но: передавання й одержання документів, грошей, товарів тощо.

Розрізняють приватну (особисту) розписку, коли одна особа отримує щось від іншої особи, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності від іншої особи чи установи.

Розписка має довільну форму, складається на аркуші А4 від руки чи машинописом. Її реквізити: назва документа, текст, у якому зазначається посада, прізвище, ім’я і по батькові особи, яка видає документ, посада, прізвище, ім’я і по батькові особи,-якій видається розписка, точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів, розпорядження чи документ, на підставі якого одержано цінності, дата та підпис того, хто одержує цінності.

Якщо розписку видають на велику суму грошей або товари великої цінності, то в неї вносять додаткові відомості про адресу, паспортні дані того, хто одержує.

Зразок тексту розписки Розписка:

Я, викладач кафедри інформаційних систем і технологій Європейського університету фінансів, інформаційних систем, менеджменту і бізнесу Тарасова Марія Семенівна, одержала від заступника декана з навчальної роботи Грищенка Степана Івановича десять (10) персональних комп’ютерів IBM РС/АТ486 для встановлення в лабораторії.

Підстава: наказ ректора № 112 від 01.09.2006 р.

М. С. Тарасова

(підпис)

Засвідчення:

Список. Перелік. Таблиця. Для узагальнення облікової, статистичної звітної ін­формації, перерахування значної кількості найменувань матеріальних цінностей використовують спеціальні облі­кові документи: списки, таблиці, переліки.

Список—документ, який містить перелік осіб, предметів, об'єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстру.

Він може складатися в алфавітному або хронологічному порядку. Іноді елементи списку розміщені в послідовності від більш значущого до менш значущого.

Реквізити списку: повна назва установи, документа, номер, заголовок, текст, який може складатися з кількох частин (власне списку, розміру чи кількості товару, ціни і т. д.), підписи відповідального і,керівника підрозділу, дата і печатка.

У кінці наукової роботи, друкованої праці подається список використаної літератури, або бібліографія. Як правило, порядок розміщення джерел — за абеткою. Якщо ав­тор вважає за доцільне дотримуватися іншого порядку (систематичного, тематичного, хронологічного), то це маєбути обумовлено в роботі. Літературу іноземною мовою розміщують теж за абеткою, але після повного списку вітчизняних видань. Кожне джерело має свій порядковий номер, а весь список — єдину наскрізну нумерацію.

Перелік — документ, який містить систематизований реєстр предметів, об’єктів або робіт, укладений із метою поширення на них певних норм або вимог.

Реквізити переліку: повна назва установи, назва документа, номер, тематичний заголовок, текст, у якому зазна­чається інформація у графах і рядках, підпис керівника установи, підрозділу, укладача, дата і печатка.

Таблиця — перелік, з ведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал таблиці систематизований, узагальнений, важливу роль відіграють цифри. У таблицях не використовують дієслівні форми, прислівники, найчастіше вживають слова разом, усього, у тому числі.

Реквізити таблиці: назва документа, гриф затвердження, номер, заголовок, текст, у якому виділяють графи і рядки, примітки, якщо є, виносять за межі таблиці або окремою графою, дата і підпис.

Зразок тексту списку: