Информационная технология автоматизации офиса

Любая организация (в том числе и в социальной сфере деятельности) имеет один или несколько офисов для работы своих служащих. По мере развития персональных компьютеров и средств телекоммуникаций появилась возможность автоматизации офисных операций. Вскоре данное направление стало одним из самых популярных в информатике.

Определение

Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и обработки информации.

Основные компоненты технологии.

База данных концентрирует данные о рабочих процессах организации. Информация из базы данных поступает на вход всех программных приложений.

Текстовый процессор предназначен для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта основана на сетевом использовании компьютеров и дает возможность пользователям получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Табличный процессор позволяет выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь позволяет составлять расписание работы, следить за его выполнением, автоматически предупреждать о необходимых делах, встречах и других мероприятиях, согласовывать даты и время встреч нескольких сотрудников и т.д.

Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы (коллектива), решающей общую проблему.

Схема информационной технологии автоматизации офиса

И нформация из внешней среды

Подсистема интерфейса База данных (БД)

Компьютерные офисные Некомпьютерные офисные

информационные технологии информационные технологии

Текстовый процессор Word Конференции

Электронная почта (E-mail) Аудио, видео

Табличный процессор Excel Факс

Система управления БД Access Копировальная аппаратура

Телеконференции Прочая оргтехника

Электронный календарь

Управленческие программы

Информация для сотрудников, принимающих решения,

и для передачи внешним пользователям

6. Основные понятия технологии баз данных

Современные информационные технологии и реализующие их информационные системы (ИС) оперируют с очень большими объемами хранимых данных. Для обеспечения эффективной работы с ними создаются базы данных.

Понятие базы данных

К понятию базы данных (БД) пользователи компьютеров начинают обращаться, когда для решения, стоящих перед ними задач, требуется использование одной и той же (типовой) информации. Например, работники деканата каждую сессию вынуждены собирать сведения об успеваемости студентов. Для этого они используют:

• списки студентов по группам;

• данные о сдаче студентами зачетов;

• данные о сдаче студентами экзаменов и т.п.

Если эти данные ввести в компьютер, организовав их соответствующим образом, то эти данные составят базу данных о студенческих группах факультета и результатах сдачи ими сессии.

Если теперь создать специальные прикладные программы, работающие с этой базой данных, то станет возможным получать ответы на различные запросы об успеваемости студентов на факультете.

С учетом сказанного можно дать следующее определение базы данных.

База данных (БД) – это размещенная в компьютере совокупность данных, организованных по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы их описания, хранения и манипулирования ими.

БД является информационной моделью предметной области (ПрО), к которой она относится. В БД отражается какая-то часть реального мира. Например, это могут результаты сложного социального исследования, расписание движения поездов или вылетов самолетов, сведения о регистрации заказов покупателей и данные о выполнении заказов, телефонный справочник.