30. Організаційне підготування переговорів.

Згідно з бізнесовим етикетом, перш ніж розпочати переговорний процес його треба детально опрацювати, щоб виключити по можливості стихійність, різного роду несподіванки. Фахівці вважають, що організаційна підготовка складає: формування групи для переговорів визначення місця і дати зустрічі розроблення програми перебування делегації гостей, порядку денного кожної зустрічі узгодження всіх питань із зацікавленими організаціями чи відділами підприємства, культурну програму, відпочинок тощо. Коли переговори вже заплановані, визначення їх учасники і т.ін слід вже на початку суворо дотримуватися загальних правил поведінки на переговорах. Ігнорування їх, може негативно позначитись на іміджі, завдати шкоди самому процесові переговорів, іноді інша сторона може навіть відмовитись від проведення зустрічі.

Якщо зустріч призначена у вашому офісі, а ви затримуєтесь, то простежте за тим, щоб перед тими, хто зібрався, обов’язково вибачились від вашого імені, запропонували випити кави або чаю, переглянути матеріал про діяльність фірми, свіжі газети та журнали. За затримку на зустріч необхідно ще раз особисто вибачитися перед членами делегації, які на вас чекали.

Не рекомендується приймати ваших колег до переговорного процесу сидячи за столом. Правила етикету вимагають вийти з-за столу, зробивши декілька кроків назустріч гостям, або принаймні зустріти їх при вході до кабінету чи кімнати для переговорів.

Об'єднання в ділових переговорах процесів міжособистісного спілкування та обміну інформацією пред'являє високі вимоги до комунікативних та професійним здібностям учасників переговорів. Команда підбирається таким чином, що б хтось вмів ставити необхідні питання або перевести розмову в іншу площину, хтось міг зняти емоційну напругу. Не менш важливим є вміння максимально, точно і лаконічно викласти суть питання, головні ідеї, пропозиції, умови і т.д.

Комунікативна діяльність на переговорах передбачає також забезпечення розуміння обговорюваних проблем, використання неформальних каналів циркулювання інформації.

Завершує організаційну підготовку підготовчого періоду переговорів розробка сценарію майбутніх переговорів, який повинен передбачити різноманітні варіанти поведінки учасників, відповідні превентивні дії, спрямовані на забезпечення результату.