8. Охарактеризуйте порядок составления и оформления внутренних докладных записок.

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дичциплинароного взыскания и т.п.), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержаниия и целевого назначения докладные записки могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о резкльтатах командировок, проверки и т.п.).

Кроме того, докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутреннюю докладную записку на имя директора может дать, например, руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.д.): заведующий канцелярией – «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров – «об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п. Внутренние докландые записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.

• Название вида документа (докладная записка).

• Дата.

• Индекс.

• Место составления.

• Адресат.

• Заголовок к тексту.

• Текст.

• Отметка о наличии приложения.

• Подпись.

Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно.

Госгерб РБ

Установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС)	Учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД)
ДАКЛАДНАЯ ЗАПІСКА	ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
________________№________________
г.Мінск	г.Минск

Эмблема (товарный знак)

Общество с обграниченной ответственностью «Контик»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

________________№________________

г.Минск

Для составления внутренних докладных записок бланки не используются, как правило, они составляются на чистом листе бумаги. Тем не менее в левом верхнем углу должно быть указано наименование структурного подразделения, в котором работает составитель докладной записки. Ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и номера документа, а также место составления.

Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

________________№________________

г.Минск

В докладной записке, согласно определению этого вида документа, обязательно должен быть указан адресат. Докладная записка адресуется конкретному лицу – непосредственному руководителю автора докладной заипски. При этом в состав адресата входит и наименование организации.

Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей	Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
________________№________________
г.Минск

Если перед наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, то в адресате нет необходимости указывать ее полное название.

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь	Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И.
Отдел организационно-правовой, кадровой работы и международных связей
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
________________№________________
г.Минск

Возможен и такой вариант, когда наименование структурного подразделения указывается в подписи.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА	Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И.
________________№________________
г.Минск

Заголовок

Текст

Начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей

подпись

П.А.Левчик

Наиболее предпочтительными являются первые два варианта, т.к. они в большей мере соответствуют СТБ 6.38-2004 и позволяют определить в каком структурном подрзделении была пожготовлена докладная записка.

Докладная записка должна иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Формулируется он по общим правилам составления заголовоков к документам.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами, кроме заглавной, от 0 положения ТАВ. Помещается после реквизита «место составления или издания документа». Точка в конце не ставится.

Текст излагается от 1-го лица ед. ч. Состоит из двух частей: вводной и второй. Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Не следует начинать текст докладной записки со слов: «Довожу до Вашего сведения...». Лучше начинать таким образом: «По Вашему поручению мной проведена...», «Во иссполение приказа...», «В соответствии с планом...».

Во второй части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на Ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения», лучше заканчивать таким образом: «Прошу...», «Предлагаю...», «Считаю целесообразным...»

К докладной записке могут прилагаться другие документы. Например, докладная записка о наложении дисциплинарного взыскания может в качестве приложения объяснительную записку нарушителя. В этом случае в докладной записке оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».

Подписывается докладная записка составителем. Внутренняя докладная записка будет подписываться руководителм структурного подразделения, а внешняя – руководителем организации. Реквизит «подпись» будет иметь все составлные части: наимнование должности, личную подпись, расшифровку подписи.

Регистрируется докладная записка в журнале регистрации внтуренних документов, при отсутствии такового – в журнале исодящих документов. При этом проставляется реквизиты «дата» и «регистрационный индекс».

При рассмотрении руководителем организации на докладной записке проставляется резолюция.