4. Облік грошових коштів.

Основою налагодження діяльності будь-якого підприємства незалежно від форми власності є договірні і розрахункові відносини. В процесі таких відносин одне підприємство виступає по відношенню до іншого постачальником матеріальних цінностей, робіт чи послуг, а в іншого підприємства виникають зобов’язання по їх оплаті.

У відповідності до форм проведення розрахунків вони поділяються на готівкові та безготівкові.

Розрахунки готівкою підприємств між собою, з підприємцями та фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних в банку, так і за рахунок готівкової виручки тільки через касу підприємства з веденням касової книги встановленої форми.Сума готівкового розрахунку одного підприємства з іншим не повинна перевищувати 10 тисяч гривень протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами.

Платежі понад встановлену межу проводиться виключно в безготівковому порядку. Вказане обмеження не поширюється на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, готівку, вилучену органами державної податкової служби, на розрахунки за спожиту електроенергію, а також у разі використання коштів, виданих на відрядження.

Касові операції оформлюють документами, типові форми яких затверджені наказом Мінстату України № 51 від 15.02,96 р.

Надходження і видачу грошей з каси підприємства на «Ватрі» оформлюють прибутковими й видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія, за формами № КО-1(Додаток 13) і № КО-2(Додаток14). Касові ордери передаються до виконання касирові підприємства безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що одержує або вносить гроші.

Касир, що одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, який посвідчує особу одержувача. Таким документом є паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення за наявності на ньому фотокартки Ти особистого підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко й зрозуміло, без будь-яких підчисток, помарок або виправлень. Прибуткові й видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації касових ордерів, де їм надаються порядкові номери. Касир усі надходження і видачі готівки за прибутковими і видатковими касовими ордерами обліковує у Касовій книзі (Додаток 15).

Для забезпечення надійного зберігання готівки і цінностей каса на «Ватрі» ізольована від інших допоміжних приміщень,має сейф та спеціальне віконце для проведення операцій з клієнтами і працівниками. Також каса на підприємстві обладнана охоронно-пожежною сигналізацією, що відповідає вимогам діючого Положення.

Усі факти надходження і вибуття готівки відображаються в касовій книзі. Касова книга – це обліковий реєстр, призначений для обліку касових операцій.Касова книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та скріплена печаткою установи або організації. Кількість аркушів у касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга. Записи у касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору, кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира Виправлення в касовій книзі не допускаються, але якщо вони зроблені, то потрібно їх засвідчити підписами касира, а також головного бухгалтера. Записи в касовій книзі здійснюються касиром відразу після отримання або видачі грошей за кожним касовим ордером. У кінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш касової книги (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами й видатковими документами під підпис у касовій книзі. Звіт касира – це документ, який передається касиром до бухгалтерії і являє собою відривний листок касової книги з доданими до нього прибутковими і видатковими касовими документами. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обгрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу. Касові документи після складання касиром звіту та його обробки у бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36-ти місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов’язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Ліміт каси встановлюється підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють операції з готівкою. Такі підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку на кінець дня в межах затвердженого ліміту каси. Порядок установлення підприємствам ліміту каси, порядку і строків здавання готівкової виручки регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України (далі — Інструкція). Відповідальність за неподання заявок-розрахунків у визначені строки та несвоєчасне одержання встановленого ліміту каси згідно з умовами договору на розрахунково-касове обслуговування покладена на підприємства.На даний момент на ТОВ „Ватра-Укр” існує ліміт каси в розмірі 10 тис.грн. Надлімітне зберігання коштів в касі не допускається, крім днів виплати зарплати (протягом 3-х днів, враховуючи день отримання готівки в банку).

Безготівкові розрахунки виникають, в основному, між юридичними особами, а в окремих випадках – між підприємствами і фізичними особами.

Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні у національній валюті, затверджена постановою Правління НБУ від 29.03.2001 р. № 135 наводить перелік безготівкових форм розрахунків:

• платіжні доручення (Додаток16)

• гарантійне доручення;

• платіжні вимоги-доручення;

• чеки;

• акредитиви;

• векселі;

• платіжні вимоги;

• інкасові доручення (розпорядження);

• банківські платіжні картки.

Згідно п.1.31 ЗУ “Про платіжні системи та переказ грошей в Україні” від 05.04.2001 р. № 2346-ІІІ платіжне доручення – це розрахунковий документ, який містить доручення платника банку або іншій установі - члену платіжної системи, що його обслуговує, здійснити переказ визначеної в ньому суми грошей зі свого рахунку на рахунок отримувача.

Щоб перерахувати кошти із свого рахунку на рахунок одержувача платіжним дорученням, платнику необхідно оформити це доручення і подати до банку, в якому відкрито рахунок платника, з якого здійснюватиметься платіж.

При заповненні бланка платіжного доручення не допускаються жодні підчищення і виправлення.

Платіжне доручення виписується мінімум у 2-х примірниках, а якщо зазначені в ньому платник і одержувач обслуговуються в одному банку, то у 3-х примірниках. Всі примірники (крім, звичайно, першого) заповнюються під копірку, а якщо її використання неможливе, то на кожному тотожному примірнику в правому верхньому куті слід зазначити послідовні порядкові номери.

На першому примірнику платіжного доручення повинні бути підписи осіб, які мають право розпоряджатися рахунком, а також відбитки печатки, зразки яких (підписів і печатки) подано банку при відкритті рахунку. Відбитка печатки може не бути в разі, якщо платником є фізична особа – СПД, що не має печатки, а також фізична особа, яка не є СПД.

Платіжні доручення приймаються банком протягом десяти календарних днів з дня виписування. День заповнення доручення не враховується.

На ТОВ «Ватра-Укр» виписку банку (Додаток17) з поточного рахунка (ко­пія записів на цьому рахунку) з доданням відповідних первинних документів (об'ява на внесок готівки, чек, платіжне доручення, розрахунковий чек тощо) щоденно або в інші узгоджені з підприємством строки (залежно від частоти операцій по розрахунковому рахунку), пере­дають уповноваженому представникові підприємства або особам, які мають право підпису грошових документів. Виправлення у виписці банку підтверджуються підписом головного бухгалтера установи банку та відбитком круг­лої печатки. Виправлення в первинних грошових доку­ментах не допускаються. Якщо у виписці знайдено суми, зараховані на поточний рахунок помилково, або в ній не відображено сум здійснених операцій, власник рахунка має негайно повідомити про це банк, який в наступних виписках робить виправлення через зарахування (спи­сання) відповідних претензійних сум. Періодично і на 1 січня письмово підтверджується залишок коштів на ра­хунку згідно з даними банку. Виписка банку є реєстром аналітичного обліку і під­ставою для бухгалтерських записів. Одержану з банку виписку в бухгалтерії перевіряють і обробляють: додають первинні документи, вказують коди рахунків, що корес­пондують з синтетичним рахунком первинного порядку 31 «Рахунки в банках» (субрахунки 311, 314). На дебеті рахунка 31 «Рахунки в банках» відображають надход­ження коштів, на кредиті — їх використання. Форми банківських виписок можуть бути різними, але з обов'язковим зазначенням: вхідного залишку кош­тів на поточному рахунку на початок дня, надходжень і перерахувань коштів протягом дня окремо за кожним фактом платежу, вихідного залишку на поточному ра­хунку на кінець дня. По кожному факту платежу вказу­ють , на підставі якого номера документа його було зроб­лено, реквізити банку і номер рахунка власника. Під час обробки банківських виписок слід брати до уваги, що з точки зору банку всі кошти підприємств (внески) є бор­говими зобов'язаннями банку, тому залишки коштів та їх надходження на поточний рахунок підприємства ві­дображають на кредиті, а видачу або перерахування кош­тів — на дебеті рахунка. Бухгалтер записує ці операції на рахунка 31 «Рахунки в банках» у зворотному поряд­ку: надходження — на дебеті, а видачу або перерахуван­ня коштів — на кредиті. На дебеті виписки банк відображає погашення своєї заборгованості перед власником рахунка, а в журналі-ордері № 1 за рахунком 31 «Рахунки в банках» бухгалтер проводить ці операції на кредиті рахунка 31 як списан­ня коштів з поточного рахунка. У виписці з кредиту банк відображає збільшення за­боргованості перед своїм клієнтом, а у відомості № 1.2 за рахунком 31 «Рахунки в банках» бухгалтер проводить ці операції на дебеті рахунка 31 як надходження коштів на поточний рахунок.

Таким чином, виписка — основний документ, згідно з яким бухгалтер складає кореспонденцію рахунків про рух коштів; вона є реєстром аналітичного обліку та під­ставою для бухгалтерських записів. Подання до банку первинних документів і прийняття їх банком не є підста­вою для обліку операцій доти, поки вони не будуть відоб­ражені у виписці.

Виписка банку замінює регістр аналітичного обліку по рахунку, а тому обов’язково має містити дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів по дебету і кредиту, а також залишки коштів на початок і кінець періоду.

Виписка банку є основою для записів у Журналі-ордері №1 і відомості 1.2.