Глава 6. Отчеты

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании каких-либо таблиц и/или запросов. В отчете выводятся данные множества записей. В отчете может быть выполнена аналитическая обработка с использованием статистических функций всех и/или группы записей. В результате аналитической обработки в отчете появляются итоговые данные по группе записей или по всем записям. Всего может быть 10 уровней итогов по группам записей.

Виды отчетов

Основные виды отчетов:

• отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса;

• многоколонный отчет - создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок (колонки газетного типа);

• табличный отчет - данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);

• отчет с группировкой данных и подведением итогов - создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;

• перекрестный отчет – создается на основе перекрестного запроса;

• составной отчет – содержит главный отчет и один или несколько подчиненных отчетов;

• отчет, полученный путем слияния с документом Word (составной документ);

• почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов на почтовых конвертах.

Структура отчета

Вид одного из отчетов в режиме конструктора представлен на рис 6.1, а соответствующий ему отчет, выведенный на принтер, - на рис. 6.2.

Рис. 6.1 Вид отчета в режиме конструктора

Отчет может содержать следующие основные разделы:

• заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

• верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

• заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

• область данных – печатается каждая запись из источника данных;

• примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

• нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

• примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.

Рис. 6.2. Вид отчета в режиме предварительного просмотра перед выводом на принтер.

Конструирование отчета

Отчеты можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Можно использовать и оба способа. Мастера позволяют укорить процесс создания отчета, затем его можно доработать в режиме конструктора. Мастера отчетов позволяют создать отчеты трех видов: отчет в столбец (простой), отчет с группировкой данных и подведением итогов и почтовые наклейки.

Создание простых отчетов

Для создания простого одноколонного отчета необходимо:

1. Находясь на вкладке «Отчеты» нажать кнопку «Создать».

2. В окне «Новый отчет»:

• выбрать инструмент «Автоотчет в столбец»;

• выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;

• нажать ОК.

Для создания многоколонного отчета следует:

1. Создать простой одноколонный отчет.

2. Выполнить команду ФАЙЛ/Параметры страницы. В диалоговом окне «Параметры страницы» выбрать вкладку «Столбцы» и задать:

• в группе «Параметры сетки» число столбцов, которые должны выводиться на каждой странице (поле «Число столбцов»), ширину межстрочного интервала (поле «Интервал»), расстояние между столбцами (поле «Столбцов»);

• в группе «Размер столбца» ширину столбца (поле «Ширина») и высоту строки (поле «Высота»);

• в группе «Макет столбца» параметры, определяющие порядок печати записей: «Сверху вниз» или «Слева направо».

3. На вкладке «Страница» выбрать ориентацию страницы.

При печати многоколонного отчета заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы выводятся на полную ширину отчета, поэтому размещать в режиме конструктора элементы управления в этих разделах можно в произвольных местах. Заголовки и примечания групп, а также область данных группы выводятся на ширину одного столбца.