- •Экономические расчеты и анализ финансового состояния предприятия лабораторная работа 1
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Лабораторная работа 2
- •Порядок работы
- •Дополнительные задания
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Выбор исходных данных
- •Лабораторная работа 3
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Лабораторная работа 4
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Тема: анализ финансового состояния предприятия на основании данных баланса в электронных таблицах
- •Порядок работы
- •Порядок работы
- •Лабораторная работа 5
- •Лабораторная работа 6
- •Лабораторная работа 7
Лабораторная работа 7
Цель. Конструирование и использование отчетов. Освоение некоторых возможностей автоматизации управлении базой данных. Создание и применение макросов. Создание пользовательского ниспадающего меню.
Задание 1. Применение отчетов для наглядного отображения данных
1. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Ведомость зарплаты на основе запроса Расчет зарплаты. Включите все поля запроса. Установите группировку по полю Должность. Подведите итоги по полям Оклад, Надбавка, Налог и На руки. Всем денежным полям назначьте формат денежный.
Составьте для БД Туризм отчет, в котором указаны фамилии сотрудников, а для каждого сотрудника — договоры, которые он заключил, сведения о клиенте, стоимости тура. Сохраните отчет с именем «Отчет по сотрудникам».
Создайте отчет «Общая стоимость договоров по странам», в котором будут использованы вычисляемые поля. Для этого следует вы полнить указанные ниже действия.
* создайте с помощью Мастера отчет для таблицы Договоры и произведите группировку по полю Код тура.
* откройте этот отчет в режиме Конструктора;
* подведите итог по каждой группе (по каждому туру). Для этого:
- добавьте область итогов по группе в отчет
Вид — Сортировка/Группировка — Примечание группы — Да;
- в появившейся области «Примечания группы Код тура» инструментом вставьте новое поле;
- в свойствах названия поля укажите подпись «Общая сумма договоров»;
- в свойствах поля Все — Данные с помощью Построить сформируйте формулу: =sum([Цена тура]*[Число туристов])
- на этой же вкладке установите Формат поля Основной.
Задайте в макете Цвет текста — яркий.
Просмотрите полученный отчет.
Измените отчет для подсчета общих итогов по всем сотрудникам.
На основе таблицы Сотрудники создайте отчет с группировкой по годам рождения сотрудников: каждое десятилетие должно образовывать группу (1950-1959, 1960-1969 и т.д.).
Для этого нужно задать группировку по полю Дата рождения и установить свойства: группировка — по годам, интервал — 10. В разделе Область данных разместить все поля и вычисляемое поле
Возраст-=Round(((Date()-[ДатаРождения])/365)).
В разделе Заголовок группы поместить:
Годы рождения с [МинГр] по [МаксГр],
где «Годы рождения с» и «по» — надписи
[МинГр] и [МаксГр] — вычисляемые поля:
[МинГр]=(Min(DatePart(«уууу»;[ДатаРождения]))/10)*10
DatePart((«уууу»;[ДатаРождения]) — возвращает год даты,
Min() — возвращает минимальный год рождения в группе.
Целочисленное деление и последующее умножение на 10 дает значение года, кратное 10.
[МаксГр] =[МинГР]+9
8. Создайте почтовые наклейки на основе таблицы Клиенты. Включите в наклейки поля Фамилия и Адрес клиента, а также произвольный текст и оформление.
Задание 2. Экспорт и импорт данных
Экспорт данных в Ехсеl
В БД Туризм выделите таблицу Сотрудники.
Экспортируйте эту таблицу в файл типа Ехсе1. Для этого в команде Файл →Экспорт в поле Тип файла выберите из предлагаемого списка «Microsoft Excel».
Запустите Excel и откройте полученный файл. При необходимости поменяйте шрифт. Обратите внимание на наличие установленного системой примечания в первой ячейке. Измените подпись рабочего листа на «Адреса».
Импорт данных в Access
Создайте в Excel на основе таблицы Адреса новую таблицу Картотека адресов, исключив из таблицы Адреса поля Код сотрудника, Должность, Размер оклада, Дата Найма. Сохраните ее в файле с именем Address.
Импортируйте ее (создайте на ее основе новую таблицу) в БД Туризм:
> откройте БД Туризм;
> Файл → Внешние данные → Импорт;
> если в файле Excel, который используется для импорта, находится несколько листов с таблицами, то необходимо указать, какую взять за основу для построения таблицы БД;
> далее Мастер импорта попросит уточнить, считать ли первую импортированную строку заголовками таблицы (на этом можно остановиться, нажав Готово);
> разрешите Мастеру импорта самому установить первичный ключ для импортируемой таблицы;
> присвойте новой таблице имя «Адреса».
Проверьте наличие новой таблицы на вкладке Таблицы. Откройте и просмотрите ее.
Закройте БД.
База данных как источник при слиянии документов в MS Word
Для всех клиентов, которые являются групповыми, нужно подготовить и разослать письмо с сообщением о новом открывающемся туре в экзотическую страну.
Откройте Word. Создайте в окне следующее письмо:
Адрес: «Адрес» Телефон: «Телефон» Получатель «Клиент» Уважаемый «Контактное лицо»! Спешим информировать Вас, что наша фирма с 1 июня 2004 года открывает новый маршрут в экзотическую страну Острова Зеленого Мыса. Вас ждут приключения и неожиданности в роскошном природном оазисе Африки. Приглашаем Вас принять участие. Менеджер отдела продаж Петров А.А. |
Выделенные и заключенные в кавычки поля должны соответствовать полям таблицы Клиенты.
Отправьте каждому групповому клиенту созданное письмо, осуществив слияние документов — текста письма и атрибутов адресата, взятых из БД. Для этого в окне Word выполните:
>• Сервис — Письма и рассылки →Мастер слияния;
>• далее нужно следовать указаниям Мастера слияния в нижней части окна;
>• Источник данных: Получить данные — Выбор получателей — выберите БД Туризм — в нем таблицу Клиенты;
>• для выбора из таблицы только групповых клиентов установите автофильтр по Признаку группы;
>• посредством кнопки Другие Элементы внесите в письмо на место названий, заключенных в кавычки, соответствующие поля из таблицы Клиенты;
>• осуществите слияние данных, используя кнопку Просмотр писем панели инструментов Слияние.
5. Просмотрите полученные результаты.
Задание 3. Макросы
Создание и редактирование макросов
В процессе работы нужно будет создать и отредактировать следующие четыре макроса. Ниже будет подробно изложена методика создания каждого.
«Autoехес» — запуск исходной заставки с кнопкой для запуска основных объектов БД.
«Завершение» — макрос для выдачи на экран сообщения типа «До свидания!» и выхода из приложения.
«Открыть и расположить» — макрос, позволяющий одновременно открыть несколько объектов базы данных и размещающий их на экране в определенном порядке.
«Поиск продавца» — открывающий форму для таблицы «Продавцы» и выполняющий поиск записи, содержащей определенную фамилию, а также копирующий информацию в Буфер обмена.
Откройте БД Туризм.
Убедитесь, что для всех основных таблиц существуют формы. При отсутствии какой-либо создайте ее любым способом.
Откройте форму, построенную на основе таблицы Договоры.
Для создания макроса Завершение:
Рис.2.1. Аргументы макрокоманды
>• Макросы - Создать
>• Макрокоманда -Сообщение;
>• Макрокоманда — Выход — Сохранить все.
5. Для создания макроса Открыть и расположить:
>• Макросы — Создать;
>• расположите окна БД и макроса без перекрытия командой Окно — Слева направо;
>• в окне БД выберите вкладку Формы. Выделите и перетащите форму в окно макроса. Разместите в первой ячейке столбца Макрокоманда. В поле появится макрокоманда Открыть Форму. В столбец Примечание той же строки введите текст: «Открытие формы»;
>• перейдите во вторую строку столбца Макрокоманда. С вкладки Таблицы перетащите таблицы Клиенты и Сотрудники в окно макроса во вторую и третью ячейки столбца Макрокоманда. Введите, если нужно, соответствующие примечания;
>• в следующей свободной ячейке столбца Макрокоманда выберите команду Выполнить Команду. В области Аргументы макрокоманды в поле Команда выберите элемент Рядом Вертикально. В макрос будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.
Запустите созданный макрос. Закройте все окна, кроме окна БД.
Отредактируйте макрос Открыть и расположить. Для этого на вкладке Макросы выберите его. Войдите в Конструктор и щелкните мышью в одном из полей первой строки (или выделите ее целиком), вызовите контекстное меню — Добавить строки. В вставленной пустой строке в поле Макрокоманда поместите команду Свернуть. Сохраните и запустите макрос.
Создайте макрос Открыть форму Договоры. Проверьте его.
Закройте все окна, кроме окна БД.
Создание группы макросов
1. Создайте группу макросов с общим именем Группа. Включите в эту группу следующие макросы (см. рис.2.2):
Рис. 2.2. Конструктор группы макросов
>• подача сигнала — макрокоманда Сигнал;
>• открытие таблиц (Открыть таблицу) Договоры, Клиенты, Страны, Сотрудники;
>• размещение открытых таблиц на экране в виде горизонтальной мозаики (Выполнить команду — Рядом Вертикально);
>• закрытие всех таблиц (Закрыть);
>• выход из Ассеss (Выход).
2. Проверьте работу каждого из макросов созданной группы.
Связывание макроса с событием
1. Для создания макроса Autoexec:
>• создайте макрос Открытие формы Договоры;
2. Создайте новую форму, включив в нее заголовок «Вас приветствует база данных Туризм», какую-либо картинку и кнопку «Открыть форму Договоры»;
>• назначьте для этой кнопки макрос «Открыть форму Договоры» (контекстное меню на кнопке — Свойства — вкладка События — Нажатие кнопки — имя макроса). Закройте созданную форму и дайте ей название Заставка;
2. Создайте новый макрос с именем Аutоехес, состоящий из следующих макрокоманд:
>• ВыполнитьКоманду — Окно Закрыть;
>• Открыть Форму;
>• Развернуть.
Выполните макрос Завершение.
Загрузите БД Туризм. Проверьте работу макросов Autoexec и Открыть форму Договоры.
Закройте БД. Запустите ее вновь с нажатой клавишей SН1FТ. При этом макрос Autoexec не выполняется.
Рис. 2.3. Форма заставка
5. Создайте и выполните макрос «Поиск договора». Для этого:
>• откройте новое окно макроса и перетащите форму Договоры в первую строку;
>• во второй строке выберите макрокоманду К элементу Управления. Для аргумента «Имя элемента» установите значение Код клиента. Так задается поле, среди значений которого будет осуществляться поиск;
>• в следующей строке макроса выберите макрокоманду НайтиЗапись. Для аргумента «Образец поиска» задайте любой код клиента. Остальные аргументы оставьте без изменения.
>• сохраните макрос под именем «Поиск договора» и запустите его. В результате программа откроет форму, выполнит поиск и пометит найденное значение. Если заданное значение не будет найдено, то маркированным останется первый элемент (первая запись) формы.
Связывание макроса с кнопкой
Создайте три макроса для открытия форм Клиенты, Сотрудники, Страны.
Откройте форму Договоры и создайте в ней несколько кнопок для открытия всех форм БД. Каждую кнопку снабдите понятным названием или изображением.
Свяжите каждую кнопку с соответствующим макросом.
Проверьте все кнопки.
Создайте кнопку на форме Договоры с изображением самолета. Свяжите ее с макросом Завершение. Снабдите кнопку всплывающей подсказкой «Завершение работы».
Выполнение макроса с условиями
Создайте макрос, который каждый раз после ввода в форму Договоры сведений о новом групповом договоре должен выводить на экран сообщение о том, что клиент является групповым. Порядок выполнения задания:
1. Создайте новый макрос и присвойте ему имя Групповой клиент:
>• если столбец Условие не отображается на экране, щелкните на кнопке Условие на панели инструментов или выполните команду Вид →Условие;
>• в первую ячейку столбца условий введите с помощью команды Построить логическое выражение [Forms]![Договор]![ Число туристов]>1;
>• в той же строке, но в столбце Макрокоманда выберите макрокоманду Сообщение и задайте значение «Групповой клиент» для аргумента «Сообщение». Именно эта фраза отобразится на экране в окне сообщения при выполнении заданного условия. Для аргумента «Тип» установите значение «Информационное». При этом в окне сообщения, кроме текста, появится значок с изображением литеры «i» (стандартный вариант в Windows при выдаче сообщений), в поле Заголовок введите — «Внимание!»;
>• сохраните созданный макрос с именем Групповой клиент.
2. Свяжите макрос с формой Договоры:
>• откройте форму Договоры в режиме Конструктора;
Рис.2.4. ФормаДоговоры в режиме Конструктора
>• откройте окно свойств формы, выполнив двойной щелчок в указанной на рисунке области;
>• найдите на вкладке События поле После обновления и выберите в списке макрос Групповой клиент;
>• закройте окно свойств формы и перейдите в режим заполнения;
>• перейдите к новой записи и заполните ее (в поле Число туристов введите любое число больше 1. СООБЩЕНИЕ ПОЯВИТСЯ ТОЛЬКО ПОСЛЕ ЗАВЕРШЕНИЯ РАБОТЫ С ЗАПИСЬЮ.
3. Закройте форму Договоры.
Комбинации клавиш для запуска макросов
Назначьте для открытия таблицы Договоры — СТRL + нуль, для открытия формы Сотрудники — СТRL+F1.
Сохраните файл.
Создание на основе макросов меню, контекстных меню и панелей инструментов
На основе группы макросов Группа создайте меню, панель инструментов и контекстное меню.
Свяжите появление меню (контекстного меню или панели инструментов) с активизацией формы Договоры («Строка меню» («Панель инструментов», «Контекстные меню» в Свойствах) — Группа).
Рис.2.5. Свойства формы Договоры
Откройте форму Договоры и проверьте все кнопки из группы макросов.
Сохраните файл. Сдайте работу преподавателю.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Понятие отчет и чем отличается от формы?
Способы создания отчетов и их особенности.
Для чего нужны макросы?
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
Основная литература
Анализ требований к автоматизированным информационным системам: Учебное пособие / Ю.А.Маглинец – М.: Интернет-Университет Информационных технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008.) – 200 с; ил.,табл. – (Серия «Основы информационных технологий).
Компьютерные технологии в экономике: учебноепособие / П.П.Мельников.- М.: КНОРУС, 2009.- 224 с.
Карлберг К. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel, 2-е исправленное издание.: Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2007.- 464с.
Уокенбах Д. Подробное руководство по созданию формул в Excel 2002. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2002.
Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебное пособие. – СПб.: КОРОНА принт, 2002.
Экономическая информатика / Под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. – СПб.: Питер, 2000.
Михеева Е.В. Практикум по информационным технология в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера: Учебное пособие / Е.В.Михеева, О.И. Титова.- М.: Издательский дом «Академия», 2005. – 224 с.
Лабораторный практикум по информатике: Учебное пособие для вузов /В.С.Микшина, Г.А.Еремеева, Н.Б.Назинаи др.; Под ред. В.А.Острейковского. – М.: Высш. Шк., 2003. – 376 с.
Дополнительная литература
Богомолов О.Д. Компьютерные технологии в коммерческой деятельности: Методические указания по выполнению контрольной работы №2 для студентов IV курса специальности «Коммерция» заочного факультета / изд. Хабар, гос. тех. унта, 2002.
Бекаревич Ю., Пушкина Н. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: BHV, 2000.
Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. - М: Издательский дом «Вильяме», 2000.
Рычков В. Excel 2000: Краткий курс. – СПб.: Питер, 2000.
Тельнов Ю.Ф. Интеллектуальные информационные системы в экономике: Учебное пособие. – М.: Синтег, 1998