ТЕМА «ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»
ЦЕЛИ
Формулировать определение документооборота и его объема
Определять категории организаций в зависимости от объема документооборота
Относить документы к определенным потокам
Располагать в хронологической последовательности операции с документами входящего, исходящего и внутреннего документопотоков
Определять пути и необходимые действия для реализации основных задач документооборота
ДОКУМЕНТООБОРОТ
И СТАДИИ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ
! гост |
Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создание до отправки или завершения исполнения. |
Документооборот (ДО) в учреждении осуществляется в виде трёх потоков:
|
Объём документооборота определяется количеством документов трёх потоков (внутренних, исходящих, входящих) за определённый промежуток времени, например, за год.
Документопотоки
Входящий
Все входящие документы (поступившие в организацию) |
Исходящий
Все исходящие документы (созданные в данном учреждении и отправленные адресату |
Внутренний
Все внутренние документы (созданные в данном учреждении и предназначенные для внутреннего использования) |
В зависимости от годового объёма документооборота все организации и учреждения делятся на 4 категории:
1 - свыше 100 тыс. документов;
2 - от 100 тыс. до 25 тыс. документов;
3 - от 25 тыс. до 10 тыс. документов;
4 - до 10 тыс. документов.
Увеличение объёмов и сложности задач, поставленных перед организацией, ведёт к увеличению документов, а значит увеличению времени на их исполнение, что в свою очередь тормозит работу предприятия.
Задачи документооборота:
уменьшение его объёма
рациональная организация документооборота, обеспечивающая быстроту прохождения всех инстанций с наименьшей затратой времени и труда на обработку документов.
Документооборот включает основные этапы работы с документами (см.схемы с.),
.Пути уменьшения объёма документооборота
Сокращение количества создаваемых документов
Создание унифицированных систем, устанавливающих состав документных форм и правила их использования (унификация всей системы документационного обеспечения и отдельных групп документов. Применение инструкции по делопроизводству, альбома форм документов.
Разработка хорошо отлаженных информационно-поисковых систем (нет дублирования документов, использование компьютерных сетей)
Замена письменных сообщений телефонными и личными переговорами
2. Уменьшение физического размера документа (экономия бумаги) достигается:
использованием угловых бланков (экономия 1/5 листа);
использованием бланков формата А5
уменьшением объёма текста путём его унификации, деления его на чёткие структурные части (5% экономии);
Копирование документов строго в необходимом количестве, ,для чего необходим контроль работы множительной службы
Требования к организации документооборота:
Прохождение документов должно быть оперативным (быстрым) и целенаправленным. Для этого
заранее продумывают маршруты прохождения документов в учреждении
составляют наиболее рациональные схемы прохождения документов для потоков отдельно, а также и для групп документов (схемы являются приложением к инструкции по делопроизводству).
Документооборот представляет собой движение документов между пунктами
Пункты технической обработки документов:
Машбюро Типография Экспедиция Множительная служба |
|
Пункты обработки информации:
Руководитель специалисты |
Прохождение документов должно быть оправданным (прямоточным). Главный принцип - однократное пребывание документа в одном подразделении или у одного исполнителя
надо исключить или ограничить возвратные или повторные перемещения
чёткое и правильное распределение функций, прав и ответственности между исполнителями, структурными подразделениями и руководителем).
Прохождение документов должно быть единообразным:
Использовать нормативные документы организации и схемы прохождения документов
Прохождение документов должно контролироваться (чем лучше работа контрольной службы, тем быстрее документ проходит свой путь).
Прохождение документов должно быть автоматизированным.
Необходимо использовать ЭВМ и соответствующее программное обеспечение
Существуют 3 формы организации работы с документами
Централизованная
|
Децентрализованная
|
Смешанная
|
При выборе форм учитывают:
|
Операции документопотоков
Упражнение 1
Выбрать правильное определение документооборота
Прохождение документами всех инстанций с момента создания до момента исполнения
Количество документов 3 потоков в организации
Движение документов в организации с момента их получения или создания до отправки или завершения исполнения
Этапы работы с документами с момента их создания до момента хранения
Упражнение 2
Назвать документопотоки
Название документопотоков |
|
|
|
Начальный этап работы с документами конечный |
1 Создание
Отправка |
2 Создание
Исполнение |
3 Получение
Исполнение |
Задание 3
Назвать документопоток и поставить в хронологической последовательности операции с документами
1.
Первичная обработка
Регистрация
Распределение документов для передачи на резолюцию
Прием
Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые
Исполнение
Хранение
Контроль
Передача нерегистрируемых документов по принадлежности
|
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
Изготовление проекта документа
Составление проекта документа
Регистрация
Подписание
Утверждение
Согласование
Хранение
Исполнение
Контроль
|
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
составление проекта
изготовление проекта
подписание
регистрация
согласование
утверждение
направление копии в дело
отправка документа
|
||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Упражнение 4
Вставить пропущенное
Задачи документооборота |
Пути решения задач |
Что предпринять, использовать |
1.Уменьшение объема документооборота |
|
1.
|
2.
|
||
3.
|
||
2.Уменьшение _________ ______________________
|
1. |
|
2. |
||
_______________в строго необходимом количестве |
___________________________
|
|
2. Рациональная организация документооборота (уменьшение времени и труда на обработку документов) |
_____________________
|
|
1.Составить рациональные ___________________________документов для _____отдельно и для ______________________
|
||
2. . Прохождение документов должно быть ______________________ (однократное пребывание документов у одного исполнителя |
_______________ перемещения документов
|
|
2.Распределить _____________ ___________________________ между исполнителями и руководителями (должностные инструкции, положение о структурном подразделении)
|
||
3. Прохождение документов должно быть _____________________ |
1.Использовать созданные в организации ______________________________________ документопотоков.
|
|
4. Прохождение документов должно _____________________
|
1._____________________ работу контрольной службы |
|
5.Прохожждение документов должно быть _____________________
|
|
Контрольные задания
Задание 1
Исправить определение
Документооборот это движение документов с момента их создания __________________________________________________ или завершения исполнения.
Задание 2
Дополнить
Объем документооборота = + + за
Задание 3
Установить соответствие
|
Категории учреждения |
|
Объем документооборота |
А |
1 |
1 |
до10 тыс.документов |
Б |
2 |
2 |
10 – 25 тыс.документов |
В |
3 |
3 |
25 – 100 тыс.документов |
Г |
4 |
4 |
От 100 тыс.документов |
А |
Б |
В |
Г |
|
|
|
|
Задание 4
Отнести действия к документопотокам
Регистрация
Распределение документов для передачи на резолюцию
Хранение
Составление проекта документа
Первичная обработка
Прием
Контроль
Передача на исполнение
Передача нерегистрируемых документов по принадлежности
Направление копии в дело
Отправка документа
Изготовление проекта документа
Подписание
Утверждение
Согласование
Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые
Документопотоки
|
||
|
|
|
|
|
|
Задание 5
Вставить в таблицу номера соответствующих пунктов
Задачи документооборота |
Пути решения задач |
Что предпринять, использовать |
1.Уменьшение объема документооборота |
|
|
|
||
|
||
|
|
|
|
||
|
|
|
2. Рациональная организация документооборота (уменьшение времени и труда на обработку документов) |
|
|
|
||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Прохождение документов должно контролироваться.
Распределить функции, права и ответственность между исполнителями и руководителями (должностные инструкции, положение о структурном подразделении).
Составить рациональные схемы прохождения документов для потоков отдельно и для групп документов.
Сокращение количества создаваемых документов
Усилить контроль за количеством изготовляемых копий.
Прохождение документов должно быть прямоточным (однократное пребывание документов у одного исполнителя.
Создание унифицированных систем, устанавливающих состав форм документов и правила их использования..
Прохождение документов должно быть автоматизированным.
Продумать маршруты прохождения документов.
.Уменьшение физического размера документа.
. Использовать ЭВМ и соответствующее программное обеспечение.
Копирование документов в строго необходимом количестве.
Угловые бланки, бланки А5.
Использовать созданные в организации нормативные документы и схемы операций документопотоков.
Уменьшение объема текста (унификация).
Четко организовать работу контрольной службы.
Прохождение документов должно быть быстрым и целенаправленным.
Прохождение документов должно быть единообразным.
Ограничить возвратные и повторные перемещения документов.
Отладить и использовать информационно-справочную систему.
Использовать личные и телефонные контакты.
Задание 6
Распределить документы в АО “Вымпел” по потокам
Акт приема-передачи дел
Письмо вашего партнера с предложением продолжить работу
Докладная записка начальнику отдела о выполнении работы
Справка о заработной плате вашего работника
Протокол заседания совета директоров
Приказ кадровый
Письмо-приглашение на семинар в вашей организации
Постановление Правительства РФ
Инструкция должностная
Входящий |
Исходящий |
Внутренний
|
|
|
|
Задание 7
Назввать организационные формы работы с документами
1
|
3
|
2
|
|
Понятие документооборота
Под документооборотом понимается совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Иначе говоря, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.