Лекционный материал к теме «Учет расчетов» по вопросам 7.6-7.8

7.6.Учёт расчётов с подотчётными лицами

Учёт расчётов регулируется ТК РФ, Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749, Постановлением Правительства РФ № 729 от 2 октября 2002 года и №812 от 26.12.05 (о возмещении командировочных расходов сотрудников, финансируемых за счет средств федерального бюджета),.

Расчёты с подотчётными лицами ведутся на А-П счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которых может меняться, т.е. Д или К, в зависимости от соотношения оборотов по Д и К.

Подотчётные лица – это лица, которым выдаются под отчёт авансы (на мелкие хозяйственные расходы, на командировочные расходы и представительские расходы).

Денежные средства на представительские и хозяйственные расходы выдаются исходя из сметы расходов составленных на эти цели, на командировочные расходы – исходя из установленных организацией норм на питание (суточных), продолжительности командировки и места командировки.

В соответствии с ТК сотруднику, направленному в командировку, должны возмещаться следующие расходы: на проезд, по найму жилого помещения, расходы на питание (суточные), иные расходы с ведома работодателя (сборы за услуги аэропортов, проезд к аэропортам, и вокзалам, провоз багажа, услуги связи, оформление загранпаспортов, получение виз, расходы по обмену валюты и др.).

Порядок и размер суточных и других расходов на командировку, возмещаемых сотруднику, определяется организацией самостоятельно в коллективном договоре или ином нормативном документе организации.

Эти нормы не могут быть меньше норм установленных для бюджетных учреждений Постановлением Правительства № 729. которые составляют:

-проживание <= 550 руб/сут;

- суточные (на питание) – 100 руб/сут (при направлении в командировку на территории РФ); от 37 до 95 долларов США в день ( в зависимости от страны, в которую направляется работник в заграничную командировку);

-проезд – по факту

Выдача денег подотчётному лицу осуществляется из кассы или по корпоративной карте. Выдача денег из кассы отражается по Дт 71 Кт 50 на основании заявления сотрудника с визой руководителя. По кассе оформляется расходный кассовый ордер. По возвращению из командировки, выполнения хозяйственных расходов подотчётное лицо должно в течение трёх дней отчитаться и составить авансовый отчёт о произведённых расходах, приложив к нему оправдательные первичные документы (проездные билеты, счета-квитанции гостинец, операционный чек, товарный счёт и т. д.).

После утверждения авансового отчёта руководителем и проверки его бухгалтером (отчёт сдаётся в бухгалтерию), расходы списываются с подотчетного лица на расходы организации или счета материальных ценностей, которые были приобретены подотчётным лицом без НДС.

Дебетуем счета затрат 20, 23, 25, 26, 29, 44, 08 или счета материальных ценностей 10, 58 и т. д. Кт 71

Если в первичных документах был выделен НДС, то сумма НДС учитывается на счёте 19, при списании с подотчётного лица и в расходы организации не включается. Дт 19 Кт 71

По хозяйственным расходам при приобретение материальных ценностей в розничной торговле НДС не выделяется, поэтому включается в стоимость приобретенных активов вся сумма списанная с подотчётного лица. Если по командировочным и другим расходам был выдан излишек денежных средств, тогда излишек должен быть возвращён в кассу организации: Дт 50 Кт 71 и сдан в банк как сверхлимитный остаток Д51 К50(по кассе оформляется расходный кассовый ордер на основании квитанции к объявлению на взнос наличными).

Если был осуществлён перерасход средств, т. е. расход превысил выданную под отчёт сумму – организация возмещает перерасход из кассы. Получены денежные средства в кассу Дт 50 Кт 51 по денежному чеку ( по кассе оформляется ПКО ) Возмещен перерасход Дт 71 Кт 50, по кассе оформляется РКО

Если подотчётное лицо не возвращает излишек денежных средств в течении трёх дней – организация отражает эту недостачу по Дт 73 Кт 71 и далее эта сумма на основании заявления сотрудника взыскивается из з/п сотрудника Дт 70 Кт 73 или она вносится сотрудником самостоятельно в кассу по Дт 50 Кт 73

Суточные по командировочным расходам не облагаются НДФЛ в пределах норм установленных законодательством РФ (23гл. НК РФ). С 01.01.08 установлены нормы суточных для целей НДФЛ, в пределах которых НДФЛ не взимается: по командировкам внутри страны не более 700 руб., по загранкомандировкам –2500руб.

Расходы на проживание и проезд принимаются по факту и поэтому налогами не облагаются. Для цели налогообложения прибыли, проезд и проживание принимается по факту, подтвержденному первичными документами, а суточные с 01.01.2009г. принимаются в пределах нормы, установленной организацией.