Руководство организацией как социальной системой

Организация — это социальная категория. Она представ­ляет собой сложную систему взаимодействующих друг с дру­гом людей, стремящихся достичь общей цели. Эти люди объединены в группы определенным образом. Группы, со­зданные по воле руководителя для организации производ­ственного процесса, называются формальными. Характер взаимодействия различных формальных групп отражен в структуре организации. Но помимо формальных групп в любой организации существуют неформальные группы (и неформальные взаимоотношения). Чем лучше руководи­тель понимает, что представляет собой группа, как она вли­яет на поведение отдельной личности, каковы факторы ее эффективности, тем лучше он будет управлять группой и строить взаимоотношения со своими подчиненными, обес­печивая эффективность деятельности организации.

Рассмотрим важнейшие проблемы, связанные со взаи­моотношениями людей — членов группы, руководством неформальными группами, и созвучные с ними проблемы власти, влияния, стиля поведения руководителя, а также проблемы конфликтов и стрессов.

6.1. Неформальные группы и управление ими

Что же такое группа в социально-психологическом аспекте?

Группой считается не любое соединение людей, а совокупность индивидов, взаимодействующих друг с другом для достижения общих целей и осознающих свою принадлеж­ность к данной совокупности. Когда люди проводят вместе достаточно много времени, они начинают психологически осознавать существование друг друга, и их поведение в дан­ной группе зависит от поведения других членов группы. Люди в группе влияют на других и одновременно находят­ся под их влиянием.

Каждый из нас одновременно является членом множе­ства различных групп: семьи, учебной группы, группы род­ственников, друзей, спортивной команды и др.

Назовем два основных типа формальных групп в любой организации:

• группа руководителя;

• рабочая (производственная) группа.

Формальную группу руководителя составляет руководитель и его подчиненные, находящиеся в зоне его контроля.

Например, директор завода и его заместители или замести­тель директора по производству и начальники производ­ственных цехов.

Рабочую (производственную) группу составляют лица, (работающие над одним и тем же заданием. Хотя у таких групп есть руководители, они обладают самостоятельнос­тью в планировании и осуществлении своего труда.

Все группы должны эффективно работать как слаженный коллектив.

Взаимодействуя в процессе производственной деятель­ности, работая над выполнением заданий, люди общаются друг с другом. Эти социальные взаимоотношения выходят за рамки чисто производственных задач: люди общаются во время перерыва, после работы, на собраниях. В процессе этого происходит объединение людей в группы, которые являются неформальными, ибо образуются спонтанно, а не по воле руководства. Таким образом, внутри формальной организации существует сеть неформальных групп, состав­ляющих неформальную организацию. В неформальной организации можно наблюдать иерархию, лидеров, нормы поведения своих членов; у них есть свои задачи. По этим характеристикам формальные и неформальные организации сходны.

Возникновение и существование неформальных групп обусловлено существованием определенных потребностей. Какие потребности стремятся удовлетворить люди, стано­вясь членом неформальной группы? Это социальные (вто­ричные) потребности:

• в принадлежности;

• в общении;

• во взаимопомощи;

• в защите.

По своей природе человек склонен к социальным кон­тактам. Как правило, такие контакты работники находят в неформальных организациях. Желание удовлетворить чув­ство принадлежности к другим побуждает людей вступать в неформальное взаимодействие. К тому же люди всегда хо­тят знать, что происходит вокруг них, особенно если это затрагивает их работу. Информацию можно получить как по официальным каналам, так и по неофициальным. Если в формальной организации система внутренних контактов слабая, то принадлежность личности к неформальной орга­низации дает ей доступ к нужной информации. Часто люди присоединяются к неформальным группам, просто чтобы быть ближе к симпатичным им людям. Установлено, что симпатия нередко возникает между людьми, выполняющи­ми аналогичную работу.

Вхождению работника в неформальную группу способ­ствует и потребность в помощи. Для выполнения работы требуется знание не только своих профессиональных задач и тонкостей технологического процесса, но и множества про­цедурных вопросов, которые специфичны в каждой орга­низации. Имеются в виду неписаные правила. Не каждый работник, особенно новый в организации человек, по всем этим вопросам будет обращаться к своему начальнику. Ско­рее он предпочтет получить информацию от своих коллег, проконсультироваться у них по поводу выполнения той или иной производственной операции либо по так называемым «протокольным» вопросам: как начальник относится к шут­кам, есть ли небольшие паузы в работе помимо основного перерыва и т.д. Это приводит людей в уже сформирован­ную социальную группу. Тот работник, который оказывает помощь, также удовлетворяет определенные социальные потребности (самоуважение, престиж).

В производственных условиях нередки случаи, когда тре­буется и защита, например, от вредных условий производ­ства, снижения заработной платы или увольнения. Эту за­щиту люди часто находят в неформальной группе.

Менеджер должен понимать, что существование нефор­мальной организации в рамках формальной — процесс объективный. Более того, неформальные организации вза­имодействуют с формальными, влияют на качество выпол­нения работы и на отношение людей к труду и руководству. Поэтому нужно признать неформальную организацию и работать с ней, учитывая ее характеристики.

Характерными чертами неформальных организаций яв­ляются:

• контроль со стороны неформальной организации за своими членами. Чтобы быть принятым в неформаль­ную группу и сохранять в ней свое положение, лич­ность должна соблюдать нормы поведения, принятые в данной группе;

• распространение слухов. Слухами называют любую информацию, полученную по неофициальным кана­лам;

• сопротивление переменам.

Одна из самых сложных задач, которые приходится ре­шать менеджеру в своей работе, — мотивация перемен. Пе­ремены в организации неизбежны, и процесс изменения по­стоянен. Происходящие перемены различны по своему зна­чению. К переменам, имеющим первостепенное значение, относятся:

• изменение системы оплаты труда или премирования;

• внедрение нового оборудования;

• принципиальные изменения в технологическом про­цессе;

• введение нормирования труда.

Перемены, имеющие второстепенное значение:

• перевод подчиненного с одной работы на другую;

• изменение времени обеденного перерыва;

• небольшие изменения методов работы;

• изменение цен в столовой и др.

Исследования показывают, что люди сопротивляются не переменам как таковым, а необходимости подстраиваться под изменяющуюся ситуацию, а также из-за боязни:

• потерять работу;

• не справиться с изменением;

• потерять квалификацию;

• потерять заработок;

• потерять статус;

• потерять коллег (например, из-за структурной реор­ганизации);

• лишиться привычного окружения.

Для того чтобы преодолевать сопротивление переменам со стороны неформальных групп, менеджеру следует пра­вильно вводить перемены. На практике это означает, что перемены нужно планировать, принимая во внимание, кого они затрагивают. Также следует объяснять необходимость перемен, проводить инструктивные совещания по нисходя­щей субординации. Помимо этого, важно проводить кон­сультации с теми, кого касаются перемены. Эти консульта­ции дают людям возможность понять, что учитываются все мнения; дают возможность менеджеру понять, что трево­жит людей, и принять эти проблемы к сведению. В процессе консультации могут обнаружиться ранее упущенные из внимания факторы.

Руководители должны вовремя сообщать о переменах и о том, как они повлияют на людей, подкреплять при необходимости устную информацию письменными инструкциями.

С проблемой слухов руководство может справиться без особых сложностей, если будет регулярно и оперативно предоставлять необходимую информацию по официальным каналам.

Что касается групповых норм, то они оказывают силь­ное влияние на поведение отдельной личности и на рабо­чую группу. Нормы могут иметь положительный и отри­цательный характер. Положительные нормы поощряют усердие работников, их преданность организации, рост ква­лификации и производительности труда и т.п. Это нор­мы, которые способствуют достижению целей формаль­ной организации. Отрицательные нормы мешают дости­жению целей: низкий уровень производительности труда и качества работы, неконструктивная критика компании, прогулы и т.п.

Нередко бывает так, что положительные нормы нефор­мальной группы даже превосходят официально установлен­ные групповые нормы. Тогда организация извлекает потен­циальные выгоды, проявляющиеся в более высокой произ­водительности труда, высоком духе коллективизма и пре­данности работников своей организации.

Для того, чтобы овладеть выгодами, которые может при­нести неформальная организация, руководство должно:

• признать неформальную организацию и осуществлять с ней сотрудничество;

• прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы;

• принятие решений по возможности осуществлять с неформальной группой.