5.2. Збір інформації. Основні джерела інформації

Основними джерелами інформації, які використовують під час проведення аудиту у сфері праці є: закони і інструкції, трудові показники, анкетування, опитування і інтерв’ю працівників.

Існує велика кількість законів і інструкцій, що регламентують управління працею. Передбачається, що підприємства (організації) відповідно до них розробляють власні програми і методики Вище керівництво підприємства може в результаті аудиторської перевірки ще раз уточнити, наскільки управляючі різних рівнів дотримуються законів і інструкцій. Рівні можливості зайнятості, техніка безпеки і охорона здоров’я, пенсійні програми — основні макроекономічні проблеми, реалізація яких на мікрорівні може бути перевірена в процесі аудиту у сфері праці. Оцінку стану цієї роботи на підприємстві можна дати не тільки на основі перевірки документації та звітності, але й на підставі аналізу анкет, опитувальних листів, у результаті бесід із працівниками.

Керівники підприємств повинні активно працювати над відповідністю діяльності організації законам і інструкціям, причому важливо не тільки розробити ефективні правила і методики, але й переконатись, що підлеглі їх повністю розуміють: Дуже часто приймається як належне той факт, що працівники знають всі інструкції щодо їхніх прав і обов’язків. Проте досвідчені аудитори переконані, що перевірка знання працівниками своїх посадових інструкцій, трудового законодавства так само необхідна, як і перевірка знань техніки безпеки і охорони праці.

Специфічна ціль аудиторської перевірки полягає в тому, що вона не тільки визначає наскільки дотримуються на підприємстві закони, правила і інструкції, а й водночас в ході індивідуальних і трупових бесід та зустрічей із працівниками, аналізу матеріалів анкет і опитувальних листів дає можливість виявити застарілі інструкції і вимоги, що не булі вчасно обновлені або скасовані. Вихід із законотворчою ініціативою у вищі органи і подальше усунення таких обмежень може стати джерелом зростання продуктивності праці чи, принаймні, полегшить і спростить роботу менеджерів і персоналу.

Розглядаючи аналіз трудових показників підприємства, як елемент аудиторської перевірки, варто здійснити науково обґрунтовану вибірку із загального масиву показників найбільш репрезентативні з точки зору їх впливу на ефективність і прибутковість підприємства. Аналіз показників може бути технічно спрощений і змістовно збагачений, якщо спочатку структуризувати їх за великими блоками типу: робоча сила, робочий час, якість праці, продуктивність праці, заробітна плата тощо. Усередині кожного блоку доцільно акцентувати увагу на двох типах складових результативності праці — кількісної (екстенсивної) і якісної (інтенсивної). Наприклад, якщо вести мову про показники робочої сили, то до екстенсивних належать такі, як зміна загальної чисельності промислово-виробничого персоналу, зміна чисельності в окремих функціональних групах, зміна кваліфікаційного складу кадрів тощо, а до інтенсивних — коефіцієнт змінності, коефіцієнт виконання норм, коефіцієнт зайнятості на непрестижних роботах, коефіцієнт зайнятості активною роботою тощо.

На західних фірмах роботодавці ведуть реєстрацію даних за програмами розвитку трудових ресурсів у спеціальних формах для перевірок ревізорів з федеральних чи муніципальних органів. Крім того, багато підприємців навчилися тримати під рукою якомога більше поточної інформації про свою діяльність, щоб уникнути тимчасової кризи в терміновому зборі даних. Перевірки проводяться там досить часто, причому іноді ініціаторами їх стають незалежні громадські організації, що захищають інтереси трудящих.

Джерелом внутрішньої інформації служать документація і звітність, у тому числі баланс трудових ресурсів підприємства, опис видів робіт і специфікацій, дані про витрати на наймання і звільнення, навчання і перепідготовку кадрів, анкети і тести для претендентів на роботу, рівень професійної захворюваності й виробничого травматизму тощо. Статистичні показники стають більш доступними, якщо для їхнього збору, зберігання і обробки використовується електронно-обчислювальна техніка. Комп’ютерні програми дозволяють технічно спростити і зробити більш змістовним аналіз даних.

Загальновизнано, що вплив ставлення до роботи і її оцінки на трудову поведінку працівника дуже великий. Оцінюючи задоволеність зайнятих роботою, підприємець звичайно цікавиться їхнім ставленням до робочого процесу, керівництва, взаємин у колективі і специфіки організації праці. На основі такої інформації можна робити організаційні зміни, що підвищать у зайнятих рівень задоволеності працею.

Одним із об’єктивних і економічних підходів щодо одержання даних для проведення організаційних^;змін є проведення опитувань про ставлення зайнятих до роботи. Такі опитування, як правило, проводяться загалом по підприємству (організації). При цьому респондент самостійно заповнює запитальники чи анкети. Фахівці з управління персоналом впевнені, що опитування зайнятих з приводу їхнього ставлення до роботи особливо результативне для оцінки взаємовідносин у колективі, мотивації до праці, ефективності діяльності керівництва і системи винагород та компенсацій.

Робота із проведення опитувань складається з таких етапів:

1. планування опитування,

2. розробка запитальника і безпосереднє його використання,

3. аналіз даних і формулювання рекомендацій з удосконалення організації праці, соціально-трудових відносин на підприємстві,

4. планування і розробка заходів для реалізації рекомендацій.

До розробки запитальників доцільно залучити психологів і соціологів. Психологи допоможуть сформулювати запитання так, щоб відповіді на них по можливості розкривали і підсвідомі оцінки працівників, а соціологи — включити взаємодоповнюючі та взаємоконтролюючі тези, щоб непрямим чином верифікувати вірогідність інформації.

Щоб отримати максимум інформації з відповідей запитальника, необхідно ретельно проаналізувати результати, причому варто мати на увазі, що дані загального складу зайнятих, ймовірно, розкриють ті системи управління трудовими ресурсами, які треба поліпшувати. Однак, проблеми дрібних критичних груп зайнятих можуть бути загублені в загальній масі, коли оцінки всіх зайнятих узагальнюються і усереджуються. Оцінки тих, хто дуже незадоволений, будуть нейтралізовані оцінками тих, хто надзвичайно вдоволений. Щоб одержати більш чітку і об’ємну картину, потрібний груповий аналіз, причому принципом виділення груп можуть бути соціально-демографічні характеристики працівників, їхній стаж, професії, посади або кваліфікація. Така диференціація підсилить адресність напрацьованих рекомендацій.

Інший спосіб дізнатися думку працівників — це інтерв’ю. Необхідно уважно вислухати співбесідника і спонукувати його говорити вільно. Надзвичайно важливо вести запис проблем, що вимагають втручання, давати конкретну і негайну інформацію зайнятим про те, які заходи вживаються. Фахівці стверджують, що якщо система інтерв’ю призводить до реальних змін в організації праці, то всі витрати на організацію таких інтерв’ю окуповуються у вигляді скорочення втрат робочого часу і плинності кадрів, зменшення втрат від браку, поліпшення показників безпеки, зростання продуктивності праці та прибутку підприємства.