Применение слияния для создания и печати писем и других документов
Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.
Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.
Настройка основного документа Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
Подключение документа к источнику данных Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.
Уточнение списка получателей или элементов Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.
Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.
Совет. Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.
Настройка основного документа
Запустите приложение Word.
По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.
На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.
Щелкните тип документа, который нужно создать.
Можно, например, создать следующие типы документов.
Комплект конвертов Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.
Комплект наклеек с адресами На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.
Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.
Каталог или папка Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.
Возобновление слияния
Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.
При готовности возобновить слияние откройте документ.
Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.
Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Если открывался документ, о подключении которого к источнику данных было неизвестно, то, чтобы предотвратить потенциально опасный доступ к данным, нажмите кнопку Нет.
Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.
Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.
Подключение документа к источнику данных
Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных. Если файла данных еще не существует, его можно создать в процессе слияния.
Выбор файла данных
На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.
Выполните одно из следующих действий.
Если нужно использовать список «Контакты» приложения Outlook, выберите пункт Контакты Outlook.
Советы
по работе со списком «Контакты» приложения
Microsoft Outlook
Подключение к папке «Контакты» в Outlook обычно не составляет трудностей, но время от времени могут возникать неполадки. Далее предлагается решение некоторых общих проблем, с которыми можно столкнуться:
Не удается найти в Outlook папку «Контакты», чтобы к ней подключиться.
Отображаются сообщения об ошибках в работе почтовых приложений и в таблицах.
Не удается подключиться в Outlook к папке «Контакты» в «Общие папки».
Имеется потребность использовать адресную книгу приложения Outlook Express в качестве папки «Контакты», но к ней не удается подключиться.
Не удается найти в Outlook папку «Контакты»
Возможно, необходимо включить свойство Показать эту папку как адресную книгу приложения Outlook, а возможно, изменить профиль пользователя Outlook.
Включение свойства «Показать эту папку как адресную книгу»
В меню Переход приложения Microsoft Office Outlook выберите пункт Контакты.
Правой кнопкой мыши щелкните папку Контакты, содержащую сведения, которые нужно использовать для слияния, а затем выберите пункт Свойства.
Убедитесь, что на вкладке Адресная книга Outlook установлен флажок Показать эту папку как адресную книгу, и нажмите кнопку ОК.
Изменение профиля пользователя приложения Outlook
Профиль пользователя приложения Outlook — это группа учетных записей электронной почты и адресных книг. Обычно необходим только один профиль — однако, если данным компьютером пользуется несколько человек или, если для разных целей предназначены различные адресные книги, можно использовать дополнительные профили. Если при слиянии используется профиль, не включающий требуемую папку «Контакты», она окажется недоступной.
Чтобы переключиться на другой профиль пользователя, следует перезапустить приложение Outlook. Следуя подсказке, выберите тот профиль, который включает в себя именно ту папку «Контакты», которую нужно использовать при слиянии.
Если подсказка о выборе профиля не отображается, но точно известно, что профилей более одного, можно настроить приложение Outlook так, чтобы она отображалась. Для этого сделайте следующее.
Завершите работу приложения Outlook.
В панели управления переключитесь на классический вид и щелкните Почта.
Выберите команду Показать конфигурации.
Чтобы получать напоминание о необходимости выбора профиля каждый раз, когда запускается приложение Outlook, выберите пункт запрашивать конфигурацию и нажмите кнопку ОК.
Отображаются сообщения об ошибках в работе почтовых приложений и в таблицах
Если при попытке подключиться к папке «Контакты» во время процедуры слияния в приложении Word обнаруживается, что приложение Outlook не указано в настройках приложения Windows Internet Explorer в качестве почтового клиента по умолчанию, на экране будет отображаться сообщение об ошибке:
«Не выбран почтовый клиент по умолчанию, или текущий клиент не может выполнить запрос. Запустите Microsoft Outlook и установите клиента по умолчанию».
Чтобы избежать появления такого сообщения во время слияния, выполните следующие действия.
Выйдите из приложения Word.
В меню Сервис приложения Internet Explorer выберите пункт Свойства обозревателя и перейдите на вкладку Программы.
В группе Электронная почта выберите пункт Microsoft Office Outlook и нажмите кнопку ОК.
Снова запустите Word, откройте документ, в котором производится слияние, и подключитесь к необходимой папке «Контакты Outlook».
Не удается подключиться к папке «Контакты» приложения Outlook через «Общие папки»
Если начать слияние в приложении Word и попытаться подключиться к папке «Контакты» приложения Outlook через Общие папки, на экране появится сообщение об ошибке:
«Не удается завершить операцию из-за ошибки окна диалога или обработчика базы данных. Повторите попытку позже.»
Попытка повторения этих действий снова приведет к получению этого же сообщения об ошибке.
Чтобы использовать папку «Контакты» через «Общие папки» в качестве файла данных для слияния, необходимо начинать слияние из Outlook.
К советам Outlook
Использование адресной книги приложения Outlook Express в качестве папки «Контакты»
Не удается во время слияния напрямую подключиться к этому типу адресной книги. Чтобы этого избежать, нужно адресную книгу приложения Outlook Express экспортировать в текстовый файл типа CSV и подключиться уже к нему.