Литература:

Главный документ – Конституция в делопроизводстве – Стандарт РБ 6.38 – 2004, Унифицированные системы документации РБ, Система организационно-распорядительной документации, Требования к оформлению документов.

Второй документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ (утверждена постановлением министерства юстиции РБ от 19.01.2009 №4).

Третий источник: Методические рекомендации по делопроизводству.

Тема: Документационное обеспечение управленческой деятельности

В процессе деятельности любого государственного органа, организации возникают документы. Документ является обязательной и неотъемлемой составной частью процесса управления.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке (Стандарт РБ) называется официальным управленческим документом. Процесс создания документа называется документированием. Документирование – это составление и оформление документа по установленным правилам. Организация работы с документами – это прием документов, их регистрация, учет, рассмотрение документов и их исполнение, контроль за исполнением, списание документов в дело, формирование дела и хранение. Делопроизводство – это документирование и организация работы с документами (две составляющие).

Каждый документ состоит из ряда реквизитов: текст, наименование организации, дата, регистрационный индекс, подпись, печать. Реквизит – информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое и в пространстве, и во времени.

Основным реквизитом любого документа является его текст – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документы классифицируются по различным признакам:

1. По времени возникновения. Документы каждого исторического периода делятся по происхождению на внутренние и внешние; официальные и личные;

2. Документы делятся по сложности содержания на простые и сложные; по воспроизведению – на оригиналы и копии документов;

3. Документы разделяются по видам и разновидностям. Виды: устав, декрет, распоряжение, приказ. Разновидность детализирует понятие «вид» (докладная, пояснительная, объяснительная записка);

Документы используются во всех отраслях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной реальности и мыслительной деятельности человека. Информация в документе может быть зафиксирована:

1. Письменно

2. В виде чертежа

3. Звукозаписи

4. Рисунка

5. Фотографии

Функции документа:

1. Социальная функция – информация о процессах, происходящих в обществе. Суть этой функции состоит в запечатлении, сохранении и передачи социальной информации. Социально значимым является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью. Информация не только об обществе, но и о конкретной личности общества, месте и роли данного человека в обществе.

2. Коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию это функция организации и поддержания информационной связи в обществе между определенными элементами общественной структуры. В этой функции есть две подфункции: а) документы, ориентированные в определенном направлении (сверху вниз – от руководителя подчиненным); б) документы, направляемые снизу вверх (от исполнителя руководителю).

3. Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых отношений. Исполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы правоотношения или прекращают их действие.

4. Функция учета – функция дает не качественную, а количественную характеристику документов. Регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с управленческой деятельностью.

5. Контрольная (управленческая) функция – это функция реализации возложенных на управленческий аппарат задач и обязанностей.

6. Культурная функция – выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.

7. Историческая функция – выступает с момента возникновения документа. Сохраняется на протяжении всего времени существования данного документа.

Унификация и стандартизация документа

Унификацией и стандартизацией занимается государственный стандарт РБ во всех сферах деятельности, в том числе и в области делопроизводства. Госстандарт занимается унификацией и стандартизацией документов, разрабатывает и утверждает унифицированные системы документации. В 1991 г был утвержден свод положений и правил «Государственная система документационного обеспечения управления». В этом ГСДОУ были утверждены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях. Создание ГСДОУ было вызвано потребностями совершенствования управленческого труда и работы с документами. ГСДОУ представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив. В ГСДОУ основным направлением является унификация и стандартизация документов. Под унификацией понимается оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Унификация – установление единообразия форм и состава управленческих документов. Стандартизация – форма юридического закрепления, проведенной унификации. Процесс установления и применения правил, с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон. Основная цель унификации и стандартизации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект и будет способствовать росту творческих элементов в управлении.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Задачи при унификации: целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.

Стандартизация выступает как правовое закрепление проведенной унификации. Один отдельный документ – единичный акт документирования. Одной из главных унифицированных систем документации является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Характерной чертой УСОРД является то, что с ее помощью документируются действия государственных органов и организации при выполнении любой управленческой функции. УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

Унифицированный документ – созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу. Унифицированная форма – совокупность реквизитов, установленная в соответствии с решаемыми задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации. Инструкция по делопроизводству – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, конкретной организации с учетом условий и специфики его деятельности.

УСОРД является самой массовой из систем документации, применяемых в каждом государственном органе и организации при оформлении организационной, распорядительной и справочно-информационной документации. Подразделяется на 3 группы:

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

3. Справочно-информационные документы.

Тема: Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках документов. Утверждено два вида бланков:

- общий бланк – на них пишут все организационно-распорядительные документы соответствующим названием вида документа, т.е. бланк устава (положения), приказа (распоряжения), постановления;

- бланк письма – единый для каждой конкретной организации.

Требования для бланков:

Бланки документов, как и другие ОРД, имеют поля. Лист бумаги для ОРД должен иметь поля. Размеры страницы – формат А4 (210 х 297 мм), формат А5 (210 х 148 мм). Формат А3 используется в бухгалтерии для схем и таблиц, но никакой документ на нем не может быть оформлен.

Левое поле бланка документов 3 см, верхнее и нижнее – по 2 см, правое – не менее 0,8 см (на PC 1 см). Всего стандартом предусмотрено и установлено 32 реквизита (условных обозначений элементов документов). Эти реквизиты помещают на бланки документа на двух языках: русский и белорусский.

Реквизиты:

1. Государственный герб РБ. Помещается на 3 мм от края листа нерабочего поля. Изображение государственного герба должно иметь размер 17 мм. Изображение герба могут помещать на бланк документа только государственные органы и организации. Изображение герба помещают в цветном или черно-белом изображении.

2. Эмблема организации или товарный знак. В негосударственных организациях эмблема заменяет изображение государственного герба. Ее помещают на бланках документов только после регистрации в установленном порядке. Она помещается на месте изображения государственного герба.

3. Код организации – код по общегосударственному классификатору РБ, органы государственной власти и управления (для государственных органов). Код по общегосударственному классификатору для юридических лиц. Состоит из 6 цифр.

4. Код документа – код по общегосударственному классификатору, который называется «унифицированные документы». Код документа помещают только на общих бланках, также представляет собой набор цифр – каждый набор цифр соответствует определенному виду документа.

5. Наименование вышестоящей организации. Помещается в левом верхнем углу под первым или вторым реквизитом. Оно помещается в том случае, если есть прямое или административное подчинение.

6. Наименование организации. Использование реквизита на бланках документов должно соответствовать названию учредительных документов данной организации.

7. Наименование структурного подразделения. Его помещают на бланках документов после разрешения руководителя организации.

8. Почтовый адрес отправителя. Порядок оформления должен соответствовать современным почтовым правилам: в начале пишется улица, затем город. Реквизит оформляется только на бланке письма.

9. Коммуникационные и коммерческие данные. Коммуникационные данные – это номер телефона (указывается с использованием международного номера) канцелярии, секретариата; номер факса (для оперативной доставки информации в другую организацию); адрес электронной почты. Коммерческие данные – свидетельства о регистрации собственника документа; данные банка. Помещают только на бланках письма.

10. Название вида документа. Должно соответствовать видам документов, используемых в унифицированной системе ОРД. Помещают только на общем бланке. Название вида документа пишут только заглавными буквами.

11. Дата. Помещают в левом верхнем углу от левого рабочего поля. 09.04.2009 – цифровой способ написания даты (в 90% случаев). Второй способ – словесно-цифровой (5 марта 2010 г.). этот способ используется в финансовой документации и НПА РБ.

12. Регистрационный индекс документа. Помещается в одной строке с датой (в правом верхнем углу). Придает документу юридическую силу. Документы подлежат регистрации. Регистрация подразделяется на входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие – документ, который получает организация. Исходящие – документы, которые отправляет организация. Внутренние – внутри организации. Самая простая регистрация документа – когда присваивается очередной порядковый номер с января по декабрь календарного года.

13. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. Помещают под 11 и 12. Помещается только на бланке письма.

14. Место составления или издания документа. Данный реквизит размещается в соответствии с административно-территориальным устройством РБ по месту составления документа. Помещается только на общем бланке. Помещают под 11 и 12 реквизитами.

15. Гриф ограничения доступа к документу. Помещают в правом верхнем углу документа. Существуют грифы: Совершенно секретно, Секретно, Для служебного пользования. Ставится для того, чтобы ограничить круг доступа к документам.

16. Адресат – место, куда отправляется документ. Допускается указывать на бланке документа не более четырех адресов. Слово «копия» после 2,3,4 адреса не пишется. В случае оформления более 4 адресов, составляется обобщенный адрес по принципу административно-территориального устройства (по региону, городу, району) или другим признакам (высшее учебное заведение г. Минска).

17. Гриф утверждения. Состоит из двух форм оформления: а) когда утверждает должностное лицо; б) когда утверждается распорядительным документом. Придает юридическую силу. Размещается в правом верхнем углу документа. «УТВЕРЖДАЮ Такой-то». Требует проставления печати. Или «УТВЕРЖДЕНО Название документа», дата, регистрационный индекс постановления.

18. Резолюция – помещается перед текстом на первом листе документа. Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом или руководителем, содержащая решение. Резолюция состоит из фамилии и инициалов исполнителя, текста резолюции, срок исполнения, подпись руководителя, дата написания резолюции.

19. Заголовок текста. Размещают от левого рабочего поля (3 см). Отвечает на вопрос о ком? о чем? будет говориться в документе. Заголовок – это краткое содержание документа. Отвечает также на вопрос кого? чего?

20. Контроль. Его помещают на поле. Представляет собой отметку о контроле штампом или ручкой в том случае, если документ имеет срок исполнения.

21. Текст. Как правило, состоит из трех статей: введение, обоснование и заключение. Главным в тексте является заключение – вывод и предложение. Текст документа не должен противоречить законодательству РБ.

22. Отметка о наличии предложения. Помещают после текста от левого рабочего поля. Способ: «Приложение: на двух л. в 1 экз.» пишут, когда в тексте главное предложение не названо.

23. Подпись. Придает документу юридическую силу. Наименование должности, роспись, расшифровка росписи – фамилия и инициалы.

24. Гриф «приложение». В правом верхнем углу документа. Состоит из приложения, порядкового номера, названия вида документа, даты.

25. Гриф «согласование». Внешнее согласование документа.

26. Визы. Согласование документа внутри организации. «Визировали Фамилии Инициалы».

27. Печать. Проставляется на все документы, направляемые в государственные органы и организации. Ставится на наименование должности и роспись.

28. Отметка об исполнителе. На последнем листе документа (письма) в левом нижнем левом углу пишется Фамилия и номер телефона 9 шрифтом.

29. Отметка о заверении копии документа. Не имеет юридической силы. После текста или подписи под текстом пишется «Верно, наименование должности, роспись, расшифровка, дата и печать».

30. Отметка об исполнении документа и направление его в дело. Помещается внизу на нижнем поле с левой стороны. Пишут «В дело», номер дела, роспись, расшифровка, дата.

31. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Помещают на первом листе.

32. Отметка о переносе данных на машинный носитель – информация перенесена на электронный носитель, должность, подпись, дата.