1.1. Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации

Организация документов на первом этапе, то есть в пределах Архивного фонда РФ, предполагает их распределение по сети государственных хранилищ. Сеть государственных архивов образуют все федеральные архивы, архивы субъектов Федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту сеть должны быть включены все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Научными признаками организации документов Архивного фонда РФ являются:

1. Организация документов по формам собственности.

Архивные документы могут находиться в государственной (федеральной или субъекта Федерации), муниципальной или частной собственности. Документы, отнесенные к феде­ральной собственности, хранятся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Документы, относящиеся к собственности субъекта РФ, хранятся в государственных архивах, центрах документации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации. Документы, относящиеся к муниципальной собственности, хранятся в муниципальных архивах, архивных учреждениях муниципальных органов, муниципальных музеях, библиотеках.

2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.

В соответствии с этим признаком письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных; архивах, а машиночитаемые (электронные) и аудиовизуальные документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов. Этот признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов научно-технических, кино-, фото-, фоно- и видеодокументов (Российский государственный архив научно-технической документации, Российский государственный архив кинофотодокументов, Российский государственный архив фотодокументов и др.). Создание подобных архивов вызвано необходимостью особого режима хранения и использования документов.

3. По историческим эпохам.

В современных российских государственных архивах исто­рически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г., и после 1917 г., то есть до Октябрьской революции и после. При организации окументов учреждений-фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, конфискации или реорганизации.

Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок.

4. По срокам хранения.

Временное хранение – это хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в учреждения архивной службы России осуществляют ведомственные архивы и государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут хранить документы и постоянно, и временно, до передачи в соответствующий государственный архив (это архивы с перемен­ным составом документов).

Постоянное хранение – это вечное хранение архивных документов. Его, как правило, осуществляют государственные архивы, библиотеки, музеи.

Депозитарное хранение – хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоря­жаться архивными документами.