Тема 8

ПЛАНУВАННЯ ОСОБИСТОЇ ДІЛОВОЇ ЗАЙНЯТОСТІ

• Планування особистої ділової зайнятості менеджера

• Ефективне використання робочого часу

• Організація виступів і презентацій

• Організація нарад і ведення ділових бесід

• Особливості ведення ділових переговорів

8.1. Планування особистої ділової зайнятості менеджера

Важливою умовою раціонального використання робочого часу менеджера є персональне планування особистої ділової зайнятості. У особистому плані роботи менеджер визначає:

• завдання, що стоять перед організацією;

• питання, які потребують вирішення;

• посадові особи, які готують необхідні інформаційні мате­ріали;

• терміни виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати менеджер персонально, порядок їх виконання, координація зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне по­лягає у правильному виборі форми своєї участі у рішенні зав­дань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв´язків з іншими суб’єктами зовнішнього середовища.

План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими та ін. Розробка плану створює ефективний ритм роботи апарату управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, самопідвищення кваліфікації. Це дозволяє менеджеру компетентно і завчасно займатись постанов­кою і рішенням стратегічних питань, працювати продуктивно.

Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то у ко­лективі виникає нервове напруження, що призво­дить до неякісного рішення завдань, підвищення психологічного напруження і зниження результативності праці.

Особистий план роботи менеджера складається на різні терміни:

• довгострокові — рік, квартал;

• середньострокові — місяць;

• короткострокові — тиждень, день.

У плані зазначається термін виконання роботи і час, необхідний для цього. Роботи, що менеджер виконує особисто поділяються на періодичні, такі що повторюються і вини­кають раптово.

Періодичні роботи повторюються щоденно, щотижнево, щомісячно у визначеному ритмі. Це такі види робіт:

• робота з документами;

• наради;

• приймання спеціалістів і працівників організації;

• приймання відвідувачів;

• робота у підрозділах.

Час на виконання періодичних робіт повинен визначатись точ­но.

Роботи, що повторюються — це службові відрядження, нав­чання, наради і відвідування інших організацій. Витрати часу на їх виконання також плануються точно.

Роботи, що виникають раптово, у плані передбачити немож­ливо. Для цього необхідно передбачати у плані резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то необхідно буде зменшити ліміт часу на заплановані роботи, перенести їх виконання на інший час, або доручити їх виконання іншому працівнику.

Планування особистої роботи треба розглядати не тільки як складання переліку робіт. Тут важливим є визначення тривалості їх виконання, термінів їх початку і закінчення. При цьому необхідно враховувати всі майбутні види робіт, порівнювати необхідний для роботи час із плановим фондом часу у загальному бюджеті робочого часу.

Після складання плану необхідно проявити уміння і наполег­ливість у його виконанні, забезпечити необхідний контроль за виконанням планів іншими управлінськими ланками.

Контроль виконання особистого плану роботи і завдань ви­конавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисцип­лінує самого менеджера і його підлеглих, сприяє ефективності використання робочого часу, підвищенню якості управління організацією.

Оперативне планування особистої роботи менеджера здійснюється щотижня. Це план "на сьогодні" і "на завтра". Такий план містить "тематичний" перелік справ, які треба вирі­шувати оперативно у визначений строк.

Для полегшення оперативного планування менеджер роз­робляє графіки робіт, де встановлюється чіткий розпоря­док робочого часу дня, тижня.

Робочі плани і графіки менеджера повинні бути скоордино­ваними з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чер­гу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих.