V.Информационное обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их

исполнения необходима ин­формация.

Информация — это совокупность различных сообще­ний об изменениях в

системе управления и окружающей ее среды.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между

субъектом управления, уп­равляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента пред­ставляет собой совокупность

сведений о состоянии и ди­намике объекта управления, необходимых для принятия

и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в процессе управления торговлей, может быть

классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую,

нормативную, организацион­ную, социальную и научно-техническую.

Торгово-оперативная информация характеризует вы­полнение основных

хозяйственных функций торговой ор­ганизацией (закупку товаров, состояние

товарных запа­сов, объем продажи товаров и т. п.).

Бюджетно-статистическая информация отражает све­дения о потреблении

определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация

представля­ет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на

макроуровне.

Нормативная информация включает научно обосно­ванные нормы и нормативы,

отражающие различные про­цессы, происходящие в торговле.

Организационная информация необходима для ор­ганизации управления

товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического

про­цесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления

торговой организации. К этой ин­формации можно отнести графики завоза товаров и

представления заявок, схемы размещения товаров и движения покупательских

потоков, графики ремон­та торговых помещений, планы проведения совещаний и т.

п.

Социальная информация образуется в процессе со­циологических

исследований, а также в оперативной кад­ровой работе. Она включает данные,

содержащие соци­альную характеристику трудового коллектива торговой

ор­ганизации.

Научно-техническая информация представляет собой совокупность

данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы,

чертежи и технические характеристики торгового оборудова­ния,

планировки торговых залов и складских площадей и т. п.

По месту образования и направлению информационных потоков принято различать

входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в торговую

организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую

организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления,

законодательные акты.

Исходящая информация —это информация, поступающая от торговой

организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

Внутренняя информация образуется в данной торговой организации и

используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы

регистрации, карточки учета товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производная информация — это информация, полу­ченная путем переработки

первичной информации.

По времени хранения информацию подразделя­ют на хранящуюся определенный срок

и хранящуюся по­стоянно.

По степени использования выделяют ин­формацию однократного и многократного

использо­вания.

Основным носителем информации является доку­мент, т. е.

материальный объект, содержащий информа­цию в зафиксированном виде, оформленный

в установ­ленном порядке и имеющий в соответствии с действую­щим

законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания

или получения до исполнения или отправки, называется документообо­ротом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по

различным признакам.

В зависимости от авторства различают слу­жебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени раз­личных предприятий,

организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть

заявки и письма торговых организаций предприятиям промышлен­ности. Авторами

личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода

документам можно от­нести заявление о приеме на работу, расписку, доверен­ность

и т. п.

По сложности различают простые и сложные доку­менты.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные

содержат вопросы, касающиеся раз­личных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по опреде­ленной схеме (например,

договоры, уставы, протоколы и т. п.).

Индивидуальные документы составляют по произ­вольной форме, они отражают

исключительные ситуации (или явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии

(дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обра­ботке документов охватывает

делопроизводство — спе­циальный раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществля­ется обычно по определенной

схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специ­альных журналах или на

карточках. Часть почты не реги­стрируют, а направляют в соответствующие

подразделе­ния организации.

Наиболее важные документы представляют для озна­комления руководителю

организации или его заместите­лям, которым делегированы полномочия,

необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях,

которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При

этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в

резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в

соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или

внутреннего доку­мента.

Для особо важных документов по указанию руководи­теля вводится особый учет и

контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или

канцелярией в специальных картотеках (на особых кар­точках).

Оборот исходящей информации осуществляется! обычно по следующей схеме.

Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют,

подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить

отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата

и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи

руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых

документов долж­ны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность под­писи.

Подписанные и оформленные соответствующим обра­зом исходящие документы

передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с

курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секрета­риате (или

в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения

документов формиру­ются по определенной системе, которая зависит от

со­держания документов, сроков их хранения и объема доку­ментооборота.

Выводы

Центральное место в процессе управления при­надлежит управленческому решению,

Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это ре­зультат

управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает

эффективность функцио­нирования предприятия. Решения, принимаемые в процессе

управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления;

масштабу воздейст­вия; содержанию; характеру; форме подготовки и при­нятия;

частоте повторяемости и в зависимости от пол­ноты и достоверности информации.

К управленческим решениям предъявляется ряд общих требований, важнейшими из

которых являются минимум корректировок, сбалансированность прав и

обязанностей менеджера, принимающего решение, единство распорядительства,

согласованность, обо­снованность, конкретность, полномочность,

своевре­менности

Процесс подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческих решений

подразделяется на три фазы, каждая из которых в свою очередь включа­ет

определенные этапы. Так, фаза подготовки управ­ленческого решения состоит из

следующих этапов: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, по­становка

задачи, разработка, вариантов решения. Фаза принятия управленческого решения

подразуме­вает два этапа: анализ предлагаемых вариантов и выбор

оптимального " варианта. Заключительная

фаза — организация выполнения управленческих решений охватывает такие

элементы, как доведение за­даний до исполнителей, формирование и исполнение

организационного плана, контроль исполнения.

В целях оптимизации управленческих решений ис­пользуются методы

математического моделирования, метод экспертных оценок, мозгового штурма

(мозго­вая атака), теория игр.

Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений требуют

информационного обеспечения. Информация — это совокупность сооб­щений об

изменениях в системе управления и ок­ружающей ее среде. Информация,

используемая в процессе управления торговлей, классифицируется по различным

признакам. В частности, различают инфор­мацию: торгово-оперативную; входящую,

исходящую и внутреннюю; первичную и производную; хранящуюся определенный срок

и хранящуюся постоянно; одно­кратного и многократного использования,

Основным носителем информации является доку­мент. Все виды работ по

оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводст­во —

специальный раздел управления.

Список используемой литературы:

1. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. – М.: Ассоциация авторов

и издателей. ТАНДЕМ. Издательство ЭКМОС, 1998. – 416с.

2. Бланк И.А. Торговый менеджмент. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.:

Эльга, Ника-Центр,2004. – 784с.

3. Лукашевич В.В. Основы менеджмента в торговле: Учеб. для сред. спец.

учеб. Зав. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ОАО «Издательство «Экономика»,

1998. – 238с.

4. Сорокина М.В. Менеджмент торгового предприятия. – СПб.: Питер, 2003. –