Тема 18. Обслуживание банкетов и приёмов

18.1. Порядок обслуживания торжеств

В ресторанах осуществляют обслуживание приемов, юбилеев, свадеб и других торжеств, организуя банкеты с полным и частичным обслуживанием официантами, банкет-фуршет, банкет-коктейль, банкет-чай.

Подготовительная работа к проведению банкета состоит из приема заказа, подготовки к проведению банкета, обслуживания.

Прием заказа

Правильное оформление заказа во многом зависит от того, насколько подробно и своевременно продуманы и согласованы все условия и порядок проведения банкета между его устроителем (заказчиком) и администрацией ресторана. Практика показывает, что организация банкета проходит наиболее успешно, если заявку на его проведение принимает метрдотель, т. е. тот, кто будет непосредственно руководить обслуживанием.

Прежде чем принять заказ, метрдотель обязан ознакомить заказчика с залом, в котором будет проходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов. При этом оговаривают такие вопросы, как места почетных гостей или план размещения гостей за каждым столом в отдельности, уточняют, будет ли подан гостям аперитив, нужны ли цветы для украшения стола, музыкальное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с правилами работы предприятия, порядком обслуживания, а также с порядком возмещения возможных убытков. Администрация предприятия не имеет права устанавливать минимальную стоимость заказа, а также предлагать заказчику принудительный ассортимент блюд, напитков, кондитерских изделий и т. д.

При оформлении заказа согласовывают дату, время начала и окончания, место проведения торжества, количество участников, примерное меню и предварительную стоимость заказа. Заказ регистрируют в специальной книге учета заказов по установленной форме. Первоначально заполняют дату приёма, фамилия заказчика, дата торжества, часы начала обслуживания, количество персон, в каком зале и характер мероприятия. После предварительного согласования заказчик вносит в кассу аванс в размере не менее 50% стоимости заказа на основании выписанного бухгалтерией приходного ордера и получает квитанцию.

В дальнейшем не позднее чем за два дня до начала торжества метрдотель совместно с заказчиком оформляет заказ-счет.

Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия и передается в кассу. Кассир принимает от заказчика доплату за заказ (на основании приходного кассового ордера), заверяет заказ-счет своей подписью и ставит штамп «оплачено». Первый экземпляр заказа-счета передается заказчику, второй остается у кассира, а третий, четвертый и пятый направляются соответственно бригадиру официантов (который будет проводить обслуживание торжества), материально ответственным лицам кухни и буфета. Номер приходного ордера, дату оплаты, сумму доплаты, а также итоговую сумму вносят в книгу учета заказов.

Кассир на основании заказа-счета печатает на контрольно-кассовой машине чеки и передает их работнику, выполняющему заказ (бригадиру официантов или официанту). Бригадир официантов (официант) подтверждает получение чеков своей подписью на втором экземпляре заказа-счета. Материально ответственные лица кухни и буфета отпускают продукцию согласно чекам и заказам-счетам.

В случае уменьшения заказа на горячие блюда, напитки, кондитерские и другие изделия (по причинам, исходящим от заказчика) заказчику возвращают деньги в размере их стоимости по розничным ценам. При этом составляют расходный кассовый ордер на основании письменного заявления заказчика, утвержденного директором и бухгалтером предприятия. Метрдотель подтверждает на заявлении заказчика аннулирование некоторых блюд и продукции в заказе. По желанию заказчика ему на эту сумму может быть отпущена другая продукция, о чем делают запись в заказе-счете.

Дополнительный заказ, сделанный во время обслуживания торжества, оформляет официант по счету (используя типовые бланки счетов).

Исправления в заказе-счете не допускаются. Изменения в заказе-счете по разным причинам (отсутствие сырья для приготовления отдельных блюд, изменение цен и др.) в день обслуживания отражают в соответствующих графах (на оборотной стороне заказа-счета) и согласовывают с заказчиком (необходима его подпись).

Если предприятие приняло заказ, но по не зависящим от него причинам не может организовать обслуживание в назначенное время, то администрация обязана обеспечить возможность проведения торжества на другом ближайшем предприятии и сообщить об этом заказчику не позднее чем за 7 дней до назначенного торжества.

Ресторан осуществляет музыкальное обслуживание торжеств в установленном порядке. Однако при проведении тематических вечеров администрация предприятия должна предусматривать в договоре с концертной организацией возможность изменения программы музыкального ансамбля.