Тема № 6. Переговоры с зарубежными партнерами, деловая переписка и деловой протокол.

1. Инициатива экспортера по заключению сделки

Во внешнеэкономические отношения партнеры вступают, имея, как правило, различные цели, позиции по основным вопросам будущей сдел­ки, разный опыт и различные законодательства в области предпринима­тельства. Поэтому процесс заключения сделки фактически состоит из двух стадий: во-первых, изложение собственной позиции и пожеланий партне­ру, а также изучение его предложений и условий и, во-вторых, поиск взаи­моприемлемого компромисса и оформление его в тексте соглашения.

Стороны во внешнеторговой сделке могут вступать друг с другом в контакт различными способами. Однако наиболее общепринятым явля­ется следующий порядок взаимодействия партнеров:

— предварительное изложение предложений и пожеланий, которое осуществляется обычно в письменной форме;

— уточнение и согласование отдельных позиций сделки, что может осуществляться более быстрым способом связи, в частности с использо­ванием телефона;

— окончательное урегулирование всех условий сделки в процессе личной встречи сторон.

Каждый из этих этапов фактически представляет собой переговоры особого рода: переговоры по переписке, переговоры по телефону и лич­ные переговоры. Для каждого из этих способов переговоров существуют свои общепринятые правила и особенности.

В принципе в зависимости от ситуации партнеры могут провести пе­реговоры от начала до конца, используя только один из вышеназванных способов, современные способы связи и коммуникации вполне позволя­ют это.

Переговоры могут быть начаты как продавцом, так и покупателем пу­тем рассылки соответствующих коммерческих документов.

Если инициатива начала переговоров принадлежит продавцу, то он заявляет о желании заключить договор купли-продажи на определенны* условиях путем рассылки инициативных предложений. Такое письмен­ное предложение продавца в коммерческой практике называют офертой, а лицо, пославшее оферту, — оферентом.

Коммерческое предложение может быть сделано различными спосо­бами в зависимости от предмета сделки, степени знакомства сторон и других факторов.

Во-первых, оферту можно оформить в виде делового письма. Этот способ подготовки оферт широко используется во внешнеторговой прак­тике и является наиболее универсальным. Деловое письмо может быть направлено как уже известному партнеру, так и фирме, с которой дело­вых отношений еще не было.

Во-вторых, оферта может быть подготовлена в виде комплекта доку­ментов, состоящих из коммерческих и технических условий предполага­емой сделки. Такие оферты чаше используются для передачи предложе­ний на сложные товары, требующие подробного технического описания. При этом технические условия являются приложением к коммерческой части оферты, которая оформляется как обычное деловое письмо.

В-третьих, оферту можно подготовить в форме проекта контракта, подписанного со стороны экспортера и содержащего все основные усло­вия сделки. Такой способ используется, конечно, только с постоянными партнерами, которые уже знакомы с обычными условиями сделки дан­ного продавца и с которыми уже предварительно обговаривались пози­ции будущей сделки в устной беседе или по телефону. Естественно, та­кой способ передачи предложений существенно ускоряет заключение сделки, но эффективен только при хорошем знании потребностей другой стороны.

Коммерческое предложение может быть также подготовлено как ти­повая оферта данного продавца, в которой указаны обычные условия его продажи. Типовые оферты широко используют фирмы, известные на ми­ровом рынке и заключающие большое количество внешнеторговых сде­лок. Обычно на бланке типовой оферты уже внесены все общие условия будущего контракта (так называемые общие условия продажи), и прода­вец заполняет лишь те разделы, в которых речь идет об индивидуальных условиях данной сделки (количество, цена, срок поставки и др.). Эффе­ктивность типовых оферт возрастает, когда они направляются уже из­вестным партнерам.

В определенных обстоятельствах оферта может быть сделана устно при личных встречах или по телефону с последующим подтверждением в письменной форме одним из вышеперечисленных способов.

Составление предложения требует особого внимания. Продавец дол­жен заинтересовать покупателя, показать выгоду своего предложения. Умело составленное предложение имеет больше шансов привести к ско­рейшему заключению договора.

При составлении текста оферты следует учитывать ряд правил. Во-первых, текст должен быть кратким, но в то же время четким и ясным. Нале избегать возможности различного толкования тех или иных усло­вий предложения, что в дальнейшем может привести к большим недора­зумениям между контрагентами. Кроме того, неясности в оферте могут вести к появлению новых встречных запросов от контрагента, что неиз­бежно ведет к потере времени, замедлению всей внешнеторговой работы и, следовательно, снижению ее эффективности. В связи с этим следует хорошо продумывать аргументы, которые предполагается изложить в тексте.

Содержание оферт на один и тот же товар может видоизменяться в зависимости от контрагента, особенностей его потребности и степени знакомства с ним. В любом случае объективные данные о выгодности использования предмета оферты (цифровые данные об экономичности, производительности, качестве) более убедительны, чем голословное вос­хваление. Каждый клиент имеет свой особый интерес к предлагаемому объекту. И если продавец сможет своевременно и правильно определить и развить этот интерес, то у него будет больше шансов на успешное за­вершение сделки.

Обычно в оферте указываются все коммерческие условия сделки: на­именование товара, количественные и качественные характеристики, ба­зисные условия поставки и цена, срок поставки, условия платежа, поря­док сдачи-приемки товара, характер тары и упаковки, гарантии и санк­ции. Оферта обязательно также содержит юридический адрес и подписи со стороны продавца.

В то же время не всегда оферта должна содержать все перечисленные условия. В тех случаях, когда между сторонами ранее уже был заключен договор или когда стороны применяют типовые условия поставки, офер­та может содержать лишь индивидуальные условия данной сделки (пред­мет соглашения, количество, качество, цена, срок поставки), а в отноше­нии остальных условий делается ссылка на предыдущий контракт или типовые условия, известные другой стороне.

Особого внимания требует вопрос об указании цены в оферте. Уста­новление такой цены является сложным и ответственным делом. С од­ной стороны, каждый экспортер стремится получить наиболее высокую прибыль и заинтересован в указании максимальной цены, но с учетом ситуации на рынке. С другой стороны, основные условия поставки, ука­занные в оферте, должны примерно соответствовать обычным рыночным условиям, так как товар, предложенный по завышенной цене, не вызо­вет у покупателя интерес, а на товар, однажды проданный по сравни­тельно низкой цене, трудно будет в дальнейшем повысить цены, если конъюнктура рынка в это время будет оставаться стабильной.

Для успеха оферты в ней чаше всего указывают твердую, вполне оп­ределенную иену товара, например, на условиях "ФОБ или СИФ опре­деленный порт" (в случае морской перевозки) или "франко-перевозчик" (сухопутные перевозки), так как именно такие базисные условия явля­ются наиболее распространенными и удобными для покупателя и про­давца. Твердое фиксирование цены и указание базиса поставки позволят покупателю определить свои полные затраты на приобретение товара у данного оферента и сравнить их с другими предложениями.

Ситуация, в которой экспортер готовит свое предложение, может быть различной. Во-первых, экспортер может подготовить и направить потенциальному покупателю оферту по собственной инициативе. И во-вторых, оферта может готовиться в ответ на запрос покупателя. В пос­леднем случае оферент по многим условиям связан условиями запроса покупателя и, следовательно, его действия и варианты предложений or- , раниченны. В этом случае главная задача экспортера заключается в том, чтобы в кратчайший срок направить оферту¹ покупателю и чтобы она наилучшим образом отвечала условиям его запроса.

Когда же инициатива предложения исходит от экспортера, то ему приходится самостоятельно решать все вопросы, связанные с выбором всех условий. И прежде всего продавец должен решить вопрос о том, ка­кую оферту послать — твердую или свободную.

Твердая оферта представляет собой предложение, которое отправля­ется только одному возможному покупателю на данную партию товара с указанием срока, в течение которого продавец является связанным сво­им предложением и не может сделать аналогичное предложение другому покупателю. В том случае, если покупатель согласен со всеми условиями оферты, он посылает продавцу письменное подтверждение, содержащее его безоговорочный акцепт, и его получение продавцом считается мо­ментом вступления сторон в договорные обязательства.

Неполучение ответа от покупателя в течение установленного в офер­те срока равносильно отказу покупателя от заключения сделки на пред­ложенных условиях и освобождает продавца от сделанного им предложе­ния. Однако следует отметить, что к практике "молчаливого отказа" при­бегают крупные, известные международной торговле фирмы.

Начина­ющие покупатели, а также небольшие фирмы обычно присылают вежли­вый письменный отказ. Письменная форма отказа считается более соот­ветствующей хорошим деловым отношениям, и она позволяет и той и другой стороне надеяться на возобновление отношений в другой ситуа­ции.

Если покупатель не согласен с одним или несколькими условиями оферты, то он посылает продавцу встречное предложение с указанием своих условий и срока для ответа, которые называются контрофертой. Если продавец не согласен с условиями контроферты, он либо считает себя свободным от своих обязательств по оферте, о чем письменно изве­щает покупателя, либо посылает ему новую оферту с учетом предложен­ных покупателем условия или на новых условиях, отличных как от сво­ей первой оферты, так и от условий контроферты покупателя.

Если продавец имеет монопольного посредника в стране экспорта, то первое предложение делается обязательно ему и лишь в случае его отка­за продавец может сделать предложения другим покупателям на тех же условиях. При изменении условий оферты он вновь обязан послать но­вое предложение своему посреднику.

Свободная оферта делается одновременно на одну и ту же партию то­вара нескольким возможным покупателям. Она не устанавливает срок для ответа и поэтому не связывает оферента. Согласие покупателя с ус­ловиями свободной оферты подтверждается твердой контрофертой. Пос­ле подтверждения продавцом (акцепта) контроферты покупателя сделка считается заключенной.

Продавец подтверждает контроферту того покупателя, которую он раньше получил, или покупателя, с которым он предпочел заключить сдел­ку. Покупатель не вправе предъявлять какие-либо претензии продавцу, в случае если продавец заключит сделку не с ним, а с другим контрагентом. В случае получения свободной оферты покупатели чаше всего поль­зуются формой молчаливого отказа, поскольку сама по себе свободная оферта предполагает обращение к нескольким партнерам и молчание од­ного из них не расценивается как неуважение.

На первый взгляд может показаться, что экспортеру выгоднее поль­зоваться свободными офертами, но в действительности это не всегда целесообразно. В настоящее время по большинству товаров позиции у продавцов бывают слабее, чем у покупателей. В этих условиях покупа­тели мало считаются со свободными офертами, так как не имеют уве­ренности в том, что, приняв их, они могут стать собственниками това­ра; время же для выгодной покупки такого товара в другом месте мо­жет быть упущено. Поэтому сейчас экспортеры предпочитают направ­лять твердые оферты, у которых больше шансов заинтересовать воз­можного покупателя.

Свободными офертами экспортеры, однако, пользуются иногда для предварительного ознакомления с неизвестным для них рынком или при выходе на рынок с новым товаром, по которому у них еще нет конку­рентов.

Экспортеру при подготовке оферты следует обратить внимание на различные нюансы в оформлении предложения. В частности, если контрагент незнаком с экспортером, то оферта должна носить как де­ловой, так отчасти и рекламный характер. В этом случае допускается включение в текст оферты краткой информации о деятельности экс­портера.

Рассылка подготовленных предложений также является не столь про­стой, чисто технической операцией, какой она кажется на первый взгляд. К этому этапу надо подходить столь же тщательно и продуманно, как и ко всем другим вопросам, связанным с подготовкой внешнеторговой сделки. Прежде всего необходимо решить, куда, кому и когда целесооб­разно разослать оферты. При этом нередко можно встретиться с мнени­ем, что, чем больше послано оферт, тем быстрее и больше будет заклю­чено сделок. Однако это не всегда правильно. Если предложения посла-

ны нескольким покупателям в пределах одной страны, без учета сущест­вующих связей между различными фирмами в рамках тех или иных сою­зов и объединений, то в силу взаимной информации такие предложения могут привести к преувеличенному представлению о количествах пред­лагаемых товаров или об особой заинтересованности экспортера в сроч­ной продаже. В этом случае эффект может быть даже обратным: покупа­тели могут выжидать и не откликаться на предложение, рассчитывая на снижение иен.

Говоря об офертах, особенно на машины и оборудование, нужно упо­мянуть так называемые стандартные предложения — заранее разработан­ные условия продажи на различные виды изделий. Подготовка таких предложений на сырьевые и продовольственные товары, как правило, не вызывает затруднений. Разработка же стандартных оферт на изделия ма­шиностроения, учитывая их большое разнообразие, сложность и различ­ное назначение, представляет значительные трудности. Однако, будучи разработанными, они намного ускоряют возможности посылки предло­жений клиенту и облегчают деятельность экспортеров.

Особенно хорошо зарекомендовали себя стандартные предложения на международных ярмарках и выставках, где фактор времени играет большую роль и где поэтому очень важно иметь возможность быстро вручить посетителям, проявившим интерес к тому или иному товару, со­ответствующие предложения.