Перевірка наявності документів, що містять комерційну таємницю

Наявність документів, що містять комерційну таємницю, щорічно переглядає комісія, спеціально призначена наказом керівника підприємства. До складу комісії входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретного підрозділу підприємства.

В архівах і бібліотеках, де зберігається значна кількість документів із грифом обмеженого доступу, перевірка їх наявності може проводитися один раз на п'ять років.

Результати перевірок завжди оформляють протоколом. Виявивши у ході перевірки втрату документів з грифом «КТ» або розголошення відомостей, що містять комерційну таємницю, про це терміново доповідають керівництву підприємства, керівникам режимно-секретного відділу і служби діловодства, а також службі безпеки підприємства, якщо така на підприємстві є.

Для розслідування факту втрати документів або розголошення інформації, що міститься в них, наказом керівника підприємства призначається комісія, висновок якої, незалежно від результатів, затверджує керівник підприємства.

Інформація, що не може бути визначена підприємством комерційною таємницею

Не становлять комерційної таємниці:

• установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою діяльністю та її окремими видами;

• інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

• дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов’язкових платежів;

• відомості про чисельність і склад працівників, їхню заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних місць;

• документи про сплату обов’язкових платежів і податків;

• інформація про забруднення навколишнього зовнішнього середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров’ю, а також про інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

• документи про платоспроможність;

• відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках та інших організаціях і об’єднаннях, які займаються підприємницькою діяльністю;

• відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню. До такої інформації може бути віднесена, зокрема, інформація про випуск акцій підприємством, що пропонуються для відкритого продажу, яка згідно зі статтею 23 Закону України «Про цінні папери і фондову біржу» від 18 червня 1991 р. № 1201-ХІІ підлягає обов’язковому опублікуванню.

Підприємства, відповідно до чинного законодавства, зобов’язані надавати перелічені в цій постанові відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам на їхню вимогу.

Доступ до переліченої інформації здійснюється без обмеження, в тому числі контролюючими органами в межах їхніх повноважень.

Встановлення порядку роботи з документами

Важливий елемент механізму захисту комерційної таємниці — встановлення порядку роботи з матеріальними носіями такої інформації: кресленнями, дискетами, магнітними стрічками тощо. Вибираючи зручні форми обліку конфіденційної інформації, необхідно враховувати, що:

• по-перше, відмітні знаки (грифи) на документах не повинні збігатися з грифами, що використовуються в сфері захисту державних таємниць;

• по-друге, вони повинні бути зрозумілі тільки співробітникам даного підприємства і не привертати до себе уваги сторонніх осіб;

• по-третє, кількість грифів повинна бути чітко визначеною;

• по-четверте, роботу підлеглих доцільно організувати за принципом «чистих столів». Суть його полягає в тому, що співробітник за своєї відсутності не повинен залишати жодного документа на своєму робочому місці. Вся інформація має надійно зберігатися у сейфі, металевій шафі або у шухляді столу.

У Переліку також бажано вказати конкретний строк, на який та чи інша інформація набуває статусу комерційної таємниці.

Структурні підрозділи та співвиконавці повинні бути ознайомлені з Переліком у частині, що їх стосується, керуватися ним у своїй роботі й приводити у відповідність до нього грифи документів.

Виконавець і керівник, перш ніж підписати будь-який документ, оцінюють його на наявність інформації, що є комерційною таємницею підприємства.

За наявності таких відомостей на першому, титульному аркуші в правому верхньому куті потрібно поставити гриф. Наприклад, «КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ».

Зняття з інформації статусу комерційної таємниці підприємства здійснюється після закінчення контрольного строку або внаслідок настання певних обставин (поява нового зразка, витік інформації до конкурента тощо).

Це рішення приймають ті самі особи, що затвердили Перелік.

В основі такої системи роботи повинна лежати зацікавленість виконавців як у виявленні нових об’єктів захисту, так і у визначенні оптимального моменту зняття обмежень на поширення інформації.

При опублікуванні інформації, що раніше була закритою, рекомендується приділяти більше уваги її практичній цінності та ексклюзивності, щоб зацікавити в її використанні потенційних споживачів як у межах країни, так і за кордоном. Разом з тим обсяг опублікованих даних не повинен бути достатнім для самостійного впровадження їх без додаткової інформації розроблювача.

Перед тим як взяти з працівників підписку про нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю, керівництву підприємства необхідно здійснити певні процедури:

• видати наказ по підприємству про встановлення комерційної таємниці (Додаток).

• затвердити перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю (Додаток 1 до наказу).

• затвердити форму зобов’язання (договору) про нерозголошення інформації, що є комерційною таємницею (Додаток 2 до наказу).

Незалежно від обраного підприємством шляху захисту комерційної таємниці працівник, приступаючи до виконання своїх обов’язків, має бути поінформований:

• про порядок і процедуру набуття матеріалами, документами та виробами статусу комерційної таємниці підприємця;

• про правила, пов’язані з доступом до інформації, що є комерційною таємницею;

• про обов’язки й обмеження, що покладаються на виконавців, допущених до відомостей конфіденційного характеру (наприклад, діловодство, облік, збереження, розмноження, обробка інформації тощо);

• про порядок прийому представників інших суб’єктів підприємницької діяльності та передачі їм інформації;

• про відповідальність за розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, або за порушення встановленого порядку роботи з ними.

Додаток

(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)

НАКАЗ

«__» _____ 200___ р. Місто_______ №___

Про комерційну таємницю

Для ефективної роботи підприємства (назва підприємства) з метою забезпечення надійного і всебічного збереження комерційної таємниці, конфіденційної інформації підприємства про обслуговуючі організації, підприємства, фірми, банки та ін.

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити з «__» ___________ 200___ р. перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства (Додаток 1 до наказу).

2. Затвердити з «__» ___________ 200___ р. зобов’язання про нерозголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства (Додаток 2 до наказу).

3. Ознайомити з даним наказом всіх працівників підприємства, які мають доступ до інформації, що становить комерційну таємницю під розпис:

Відповідальний _____________ строк _________________ .

4. За невиконання вимог щодо забезпечення збереження комерційної таємниці працівники несуть перед підприємством дисциплінарну, матеріальну та кримінальну відповідальність.

Директор Підпис Ініціали, прізвище

З наказом ознайомлені: Підпис Ініціали, прізвище Дата

Підпис Ініціали, прізвище Дата

Підпис Ініціали, прізвище Дата

Додаток 1 до наказу

ПЕРЕЛІК

відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства і обслуговуючих організацій

Управління:

— відомості про перспективні методи управління виробництвом.

Виробництво:

— організаційна структура підприємства;

— характер виробництва;

— організація праці на підприємстві;

Плани:

— плани розвитку підприємства;

— відомості про плани підприємства з розширення виробництва;

— інвестиційні програми, техніко-економічні обґрунтування, плани інвестицій;

Фінанси:

— відомості, що розкривають планові та фактичні показники фінансового плану;

— майновий стан;

— вартість основних засобів і товарних запасів;

— бюджет;

— обороти;

— банківські операції;

Партнери:

— характеристика клієнтури;

— дані представників, посередників, дилерів і партнерів;

— дані про покупців та споживачів (оптових і роздрібних);

— дані про постачальників;

— відомості про склад торгових та інших клієнтів, представників і посередників;

— місця закупки товарів;

Контракти:

— умови за контрактами, угодами — як укладеними, так і тими, що плануються (строки, обсяги, номенклатура, умови поставки);

— особливі умови контрактів (знижки, доплати, розстрочення платежів, опціони);

— умови платежів за контрактами (ціни, знижки, доплати, розстрочення платежів, опціони);

— особливі угоди й умови компенсаційних угод;

— відомості про виконання контрактів;

— відомості про номенклатуру та кількість товарів за взаємними зобов’язаннями, передбаченими угодами, протоколами, а також про товарообіг;

— відомості про авторські договори.

Оплата праці:

— умови укладень контрактів між адміністрацією підприємства і працівниками;

— відомості про оплату праці, преміальні, доплати і компенсації;

— відомості про авторські винагороди і гонорари.

Директор Підпис Ініціали, прізвище

Додаток 2 до наказу

ЗОБОВ’ЯЗАННЯ

співробітника (назва підприємства)

зі збереження комерційної таємниці

Я, ________________, як співробітник (назва підприємства) у період трудових відносин з фірмою і протягом трьох років після їх закінчення зобов’язуюсь:

1. Не розголошувати відомості, що становлять комерційну таємницю підприємства, які мені можуть бути довірені або стануть відомі по роботі.

2. Не передавати третім особам і не розкривати публічно відомості, що становлять комерційну таємницю підприємства, без згоди дирекції підприємства.

3. Виконувати вимоги наказів, інструкцій і додатків, що стосуються мене, із забезпечення збереження комерційної таємниці підприємства.

4. У випадку спроби сторонніх осіб одержати від мене відомості про комерційну таємницю підприємства негайно сповістити про це дирекцію фірми.

5. Зберігати комерційну таємницю тих підприємств, організацій, банків, з якими встановлено ділові стосунки.

6. Не використовувати комерційні таємниці підприємства для зайняття будь-якою діяльністю, що може завдати шкоду підприємству.

7. У випадку мого звільнення всі носії інформації, що є комерційною таємницею підприємства (рукописи, чернетки, креслення, магнітні стрічки, фотокартки, перфострічки, диски, дискети, роздруківки на принтері, кіно-, фотонегативи і позитиви, моделі, матеріали, вироби та ін.), що знаходилися у моєму розпорядженні у зв’язку з виконанням мною службових обов’язків під час роботи на підприємстві, передати дирекції підприємства.

8. Про втрату або нестачу перелічених вище носіїв комерційної таємниці, документів, посвідчень, пропусків, ключів від режимних приміщень, сховищ, сейфів (металевих шаф), особистих печаток та про інші факти, що можуть призвести до розголошення комерційної таємниці підприємства, а також про причини та умови можливого витоку відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, негайно повідомити дирекцію підприємства.

Я попереджений, що у випадку невиконання якого-небудь із зазначених пунктів зобов’язання можу бути звільнений з підприємства. До мого відома також доведені з роз’ясненнями відповідні положення із забезпечення збереження комерційної таємниці.

Мені відомо, що порушення цих положень може спричинити адміністративну, цивільно-правову відповідальність відповідно до законодавства України у вигляді:

— позбавлення волі;

— грошового штрафу;

— зобов’язання з відшкодування збитку підприємству (збитків упущеної вигоди і моральної шкоди);

— інших покарань.

Працівник Підпис Ініціали, прізвище

«__» ___________ 200___ р.

Адміністрація (назва підприємства) підтверджує, що дані Вами зобов’язання не обмежують Ваших прав на інтелектуальну власність.

Про закінчення строку дії зобов’язання адміністрація повідомить Вас завчасно у письмовій формі.

Директор Підпис Ініціали, прізвище

8