4 Системы обработки текстовых документов

& Существующие в настоящее время системы обработки текстовых документов в зависимости от их функциональных возможностей можно классифицировать на три категории: текстовые редакторы; текстовые процессоры; настольные издательские системы.

Текстовые редакторы – это программы, обеспечивающие ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования.

Текстовые процессоры – могут быть использованы не только для набора текстов, но и для создания документов, состоящих из структурных элементов (абзацев, страниц и разделов). В них есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде.

Настольные издательские системы служат для набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов, для реализации различного рода полиграфических эффектов. Они позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты как отдельных страниц, так и всего издания.

В данном пособии пойдет речь о самой популярной программе группы текстовых процессоров – Microsoft Word. Это приложение предназначено для создания, просмотра, редактирования и печати текстовых документов. В списке поддерживаемых процессором Word наиболее распространенных форматов можно выделить следующие: .doc, .txt, .rtf, .html.

4.1 Создание и печать документа

В этом разделе вы научитесь:

• настраивать рабочую среду текстового процессора Word;

• создавать текстовые документы;

• выполнять редактирование, форматирование документов;

• создавать сноски, списки, колонтитулы;

• разрабатывать элементы автотекста и автозамены;

• создавать оглавление документа;

• готовить документ к печати и распечатывать его.

 Прежде чем начать работать с документом в текстовом редакторе, рекомендуется установить параметры страницы (для этого служит команда Файл/Параметры страницы) и установить поля страницы, ориентацию и размер страницы. Поле страницы – пустое пространство на странице за пределами области печати.

Затем рекомендуется установить параметры абзаца (выравнивание, отступы, интервалы и др.) командой Формат/Абзац.

Для удобства работы с документом в Microsoft Word предусмотрен широкий набор режимов представления обрабатываемого документа (см. табл. 4.1). Режимом называется способ представления документа и работы с ним. Установка режима работы с документом осуществляется из меню Вид.

Таблица 4.1.

Режимы работы с текстовым документом

Режим	Назначение
Обычный	Редактирование и форматирование документа.
Web-документ	Представление документа в формате, с которым удобно работать на экране. Дизайн Web-страниц
Разметка страницы	Представление документа как на бумажных страницах, работа с колонтитулами, рисунками, сносками, колонками текста.
Структура	Работа со структурными частями документа, копирование, перемещение, изменение их иерархии, просмотр структуры документа
Предварительный просмотр	Настройка параметров страницы; подгонка страниц (автоматического сжатия документа), не отображает непечатаемые знаки

Подготовка документов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов:

• ввод текста с клавиатуры;

• редактирование введенной информации;

• форматирование отдельных структурных элементов документа;

• печать документа;

• сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа.

При наборе текста рекомендуется сделать видимыми непечатаемые знаки, для этого нужно включить кнопку панели Стандартная.

Текст документа представляет собой совокупность абзацев, состоящих из предложений. Программа Word отмечает конец каждого абзаца символом абзаца (¶), видимым только в режиме включенных непечатаемых знаков.

Примечание. При наборе текста можно выявить скорость набора, определив общее время правки и количество знаков на вкладке Статистика в окне Свойства, открываемого командой Файл/Свойства.

Абзацы, помеченные маркерами (любыми символами), буквами или цифрами, называются маркированным или нумерованным списком.