1. Сбор информации

Сбор информации – это процесс целенаправленного извлечения и анализа информации о предметной области, в роли которой может выступать тот или иной процесс, объект и т.д. Данная операция включает два последовательных этапа: наблюдение за объектом и регистрация полученной информации.

При выполнении первого этапа выполняется преобразование информации, полученной в ходе наблюдения за реальным объектом или процессом, в формализованный вид путем выделения качественных и количественных характеристик источника информации, наиболее существенных для решения задач её потребителя. Совокупность этих характеристик создает образ источника, который находится, как правило, в голове наблюдателя, т.е. имеет биологический носитель. Помощь наблюдателю в корректном проведении первичного восприятия крайне ограниченна: единственное решение – в обучении, специализации и профориентации наблюдателей.

При регистрации собранная информация фиксируется на каком-либо материальном носителе. Это может быть бумага, машинный носитель (например, магнитный диск) и т.д. Только после регистрации информации образуется сигнал - данные. Таким образом, регистрация – это запись сформированного наблюдателем образа источника информации на носитель, отличный от биологического, в виде данных. Это позволяет долгое время сохранять информацию и обеспечивать ее коллективное использование.

В случае регистрации на бумажный носитель осуществляется визуальный контроль – это зрительный просмотр документа в целях проверки полноты, актуальности, наличия подписей ответственных лиц и т.д. Используются следующие виды бумажных носителей:

1. содержащие произвольный текст, т.е. текст или иллюстрации произвольного вида и содержания (примером такого носителя является конспект, который студент ведет на лекциях);

2. стилизованные, ориентированные на использование информации автоматом, например, индекс на почтовом конверте, налоговая декларация и т.п.

В случае электронного носителя при записи применяется некоторый машинный код (построенный, например, на базе ASCII-кода), который может выполнять дополнительные функции эффективного, криптографического или помехозащитного характера.

Часто бумажный носитель используют как промежуточное звено для последующего переноса данных на электронный носитель. В этом случае для уменьшения числа возможных ошибок при переносе данных применяют следующие приемы:

1. разрабатывают правила составления документа на бумажном носителе (это связано с унификацией и стандартизацией форм документов);

2. обеспечивают совместимость форматов исходного бумажного и электронного документов.

При регистрации данных на электронный носитель используется экран монитора, который позволяет применять следующие приемы, облегчающие оператору проводить регистрацию и обрабатывать ошибки ввода:

1. начало зоны ввода данных указывается курсором;

2. на экране содержится описание значения, которое должно быть помещено в рабочую зону (своеобразная подсказка оператору);

3. используются средства визуализации для показа ошибок;

4. используются редактирующие функции, такие как дублирование символов, пропуск нескольких позиций, стирание символов, вставка символов, дополнение нулями или удаление незначащих нулей, автозамена;

5. автоматически добавляются данные, например, дата, номера страниц, время и т.д.

После того, как данные записаны на электронный носитель, можно организовать дополнительный контроль правильности данных. Для этого используются следующие приемы:

1. контроль формата данного (типа и числа символов);

2. контроль идентичности: введенное данное сравнивается с имеющимся в системе;

3. проверка допустимости данного: может выполняться для всего набора записанных данных или для отдельного данного путем вычислительных операций и сравнения с некоторой суммой;

4. контроль по граничным значениям (диапазон);

5. контроль сопоставлением, когда дважды вводится одно и то же данное.