2 Автоматизация ввода даты заключения договора, срока оплаты по нему и формирования номера договора

2.1 Дата заключения договора

В ячейку С5 вводяться следующие данные:

функция СЕГОДНЯ, автоматически возвращающая текущую дату, если предполагается, что договор будет подписываться в день его формирования на компьютере; ничего не введено, то есть дата затем записывается от руки при подписании договора; дата произвольная, известен срок подписания договора, и она вводится в ячейку С5 с клавиатуры.

Рассмотрим два первых случая. Для формирования текущей даты в ячейку С5 введите формулу:

=ЕСЛИ(B5;СЕГОДНЯ();0)

которая при значении ИСТИНА в ячейке В5 возвращает в ячейке С5 текущую дату. При значении ячейки В5 равном нулю (ничего не введено) или ЛОЖЬ возвращает значение 0.

Для ввода другой даты, ее необходимо ввести с клавиатуры, следовательно, удалив формулу, находящуюся в ячейке С5.

2.2 Определение номера договор и сроков оплаты по нему

При создании договора в Excel могут быть следующие версии:

1. Номер договора и дата оплаты указывается в момент формирования на компьютере (создания);

2. Номер договора не указан, а дата оплаты указывается в момент создания;

3. Номер договора указывается в момент создания на компьютере, а дата оплаты в момент подписания;

4. Не указаны ни номер договора, ни дата оплаты.

Исходя из этого и созданы формулы в ячейках С3 и С7, которые в зависимости от значения от 1 до 4, введенных в ячейку В3, формируют одно из значений.

2.3 Формирование текста срока оплаты по договору

Срок оплаты покупателем, согласно условий договора, вводится (или формируется) в ячейку С7 и может быть:

• введена какая-либо дата оплаты с клавиатуры;

• дата не указана.

Для автоматизации определения даты оплаты введите в ячейку С7 формулу:

=ЕСЛИ(ИЛИ(B3=3;B3=4);"";ЕСЛИ(C5=0;"";C5+14))

которая в первом аргументе функции ЕСЛИ проверяет содержимое ячейки В3 на значение 3 или 4. При любом из двух этих значений логическая функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА и тогда в ячейке С7 ничего не указано (во втором аргументе функции ЕСЛИ находится ""). В противном случае при введенной дате в ячейку С5 (дата заключения договора) формула прибавляет к введенной дате значение 14 (оплатить в течение двух недель). Вместо значения 14 (дней) можно ввести ссылку на какую-либо ячейку, в которую будет вводиться это значение.

2.4 Генерация текста номера договора

Номер, присваиваемый создаваемому договору, можно вводить в ячейку С3 и с клавиатуры, а можно задать алгоритм, по которому этот номер будет формироваться самостоятельно. Рассмотрим формулу, которая находится в ячейке С3:

=ЕСЛИ(И(B3<>2;B3<>4);ЕСЛИ(C5=0;"________";АА3);"б/н")

В первом аргументе первой функции ЕСЛИ находится функция И, которая возвращает значение ЛОЖЬ, если в ячейке В3 находятся значения 2 или 4. Тогда формула возвращает текст б/н, введенный в третий аргумент первой функции ЕСЛИ.

Если же формула переходит к вычислению второй функции ЕСЛИ, то тогда при отсутствии в ячейке С5 введенной даты заключения договора, второй аргумент второй функции ЕСЛИ возвращается значение: ____________ (прочерк).

При введенной в ячейку С5 дате заключения договора, вторая функция ЕСЛИ переходит к своему третьему аргументу, который содержит ссылку на ячейку АА3.

Формула в ячейке АА3:

=СЦЕПИТЬ(ПРАВСИМВ(ГОД(C5);2);СЦЕПИТЬ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(C5)<9;"0";"");МЕСЯЦ(C5));СЦЕПИТЬ(ЕСЛИ(ДЕНЬ(C5)<9;"0";"");ДЕНЬ(C5));"/";МАКС(Архив!A2:A1000)+1)

содержит алгоритм формирования номера заключаемого договора, который заключается в следующем.

Допустим, номер создаваемого договора состоит из двух частей: даты заключения договора и порядкового номера, соединенных через символ "/".

Дата, в свою очередь, состоит из шести символов расположенных последовательно: двух последних цифр номера текущего года, двух цифр текущего номера месяца и двух цифр номера дня заключения договора в этом месяце. Порядковый номер определяется, как увеличенный на единицу максимальный порядковый номер договора, которые содержатся в базе данных регистрации номеров.

Формула с помощью функции СЦЕПИТЬ объединяет следующие элементы:

• два правых символа номера года даты, введенной в ячейку С5, которые выделяются с помощью функции ПРАВСИМВ;

• два символа номера месяца, причем если номер месяца имеет только дну цифру, то перед этой цифрой добавляется значение 0;

• аналогично происходит формирование символов номера дня в месяце;

• разделительный знак "/";

• порядковый номер в базе регистрации договоров, который определяется с помощью функции МАКС, к которому суммируется значение 1.