3. Централизация и децентрализация управления.
От масштабов полномочий зависит степень централизации и децентрализации управления. Делегирование полномочий является составной частью децентрализации. Уровень централизации является тем ниже, чем больше решений принимается непосредственно на рабочих местах, которые незамедлительно выполняются и носят узкий, специальный характер.
Централизация же характеризуется отсутствием передачи полномочий и известными пределами компетентности, что ведет к снижению оперативности в принятии решений. Излишняя централизация ущемляет развитие инициативы представителей нижнего управленческого звена.
Главная задача делегирования полномочий - сделать возможной децентрализацию управления организацией. Это необходимо делать, когда масштабы управления слишком велики.
К основным факторам, влияющим на уровень децентрализации относятся следующие:
размеры предприятия. На крупных предприятиях решения принимаются большим числом руководителей разного уровня, которые можно координировать. Там, где полномочия рассредоточены, решения принимаются более оперативно;
философия менеджмента. Руководители могут предпочитать авторитарную структуру управления, где все решения принимаются высшим руководством, или децентрализованную систему, где руководители всех уровней по своему усмотрению определяют сферу полномочий;
наличие подходящего руководителя. При отсутствии менеджеров требуемого уровня целесообразно сосредоточить полномочия в высших звеньях управления;
использование приемов контроля. Чем выше возможности контролирования, тем большей степени децентрализации можно достичь;
характер деятельности организации. Если осуществляемые коммерческие операции распространяются на большие географические районы, то потребуется и большая степень децентрализации;
влияние внешней среды. Имеется в виду, например, политика правительства в области ценообразования, доходов или какие-либо ограничения на использование рабочей силы. Эти причины могут уменьшить степень децентрализации управления организацией, но их четкое формулирование может содействовать решению проблемы.
К преимуществам централизованного управления можно отнести:
лучший контроль за деятельностью предприятия;
возможность приведения к единому стандарту всех операций в рамках организации;
устранение возможного дублирования тех или иных мероприятий или усилий;
более эффективное использование кадров, оборудования, производственных площадей. Централизация управления может, например, сделать целесообразным приобретение компьютерной техники и другого дорогостоящего, но эффективного оборудования.
К недостаткам централизованного управления можно отнести:
рост бюрократизма, накопление срочных для решения вопросов, увеличение документации;
задержки в принятии решений, в особенности на рабочем месте;
решения принимаются теми, кто незнаком с реальной ситуацией на конкретном рабочем месте.
4. Линейные и штабные полномочия.
Пределы, ограниченность полномочий лежат в основе их деления на линейные и аппаратные (штабные) полномочия.
Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным.
Линейные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставленных целей.
Руководитель. обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать решения и действовать в определенных вопросах без согласования своих действий с вышестоящими руководителями, в тех пределах, которые установлены организацией.
Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организацией. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом.
Поскольку полномочия распоряжаться людьми передаются обычно посредством скалярного процесса, получившаяся иерархия называется скалярной цепью или цепью команд.
Однако, существование только линейных полномочий в некоторых ситуациях не могут обеспечить потребности организации.
Для осуществления функций современной организации, необходимо наличие штата специалистов на высоких уровнях управления, в задачу которых входит научное, информационное, техническое и др. обслуживание управляющих.
Обычно такой штат специалистов называют административным аппаратом или штабом.
Функции, выполняемые административным аппаратом в современных организациях можно классифицировать по трем основным типам: консультационный аппарат, обслуживающий аппарат и личный аппарат.
Консультативный аппарат.
Когда линейное руководство сталкивается с проблемой, требующей специальной квалификации, оно может пригласить соответствующих специалистов на временной или постоянной основе и таким образом сформировать консультативный аппарат.
В обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства в областях права, новейшей или специальной технологии, обучения и повышения квалификации, работы с кадрами и т.д.
Обслуживающий аппарат.
Создается для выполнения определенных услуг в области предоставления руководству информации, необходимой для принятия решений по проблемам маркетинговых исследований, финансирования, материально-технического снабжения, кадров и так далее. (Отдел маркетинга, планирования, кадров).
Личный аппарат.
Это разновидность обслуживающего аппарата, когда руководитель нанимает секретаря или помощника.
В обязанности личного аппарата входит исполнение того, что требует руководитель. В организации, член этого аппарата не имеет никаких полномочий. Когда он действует, то это делается по поручению руководителя.
Штабные полномочия, предоставляемые перечисленным типам аппаратов имеют достаточно широкий диапазон. Штабные полномочия могут быть очень ограниченными, фактически чисто консультативными, или такими общими, что почти исчезает разница между ними и линейными полномочиями.
Рекомендательные полномочия штабного аппарата.
Когда аппаратные полномочия сводятся к рекомендательным полномочиям, предполагается, что линейное руководство будет обращаться за консультациями к консультативному аппарату, когда потребуются его знания.
Однако они могут сами решить проблему, даже не ставя аппарат в известность.
Обязательные согласования.
Иногда фирма расширяет полномочия аппарата до обязательных согласований с ним каких-либо решений.
Когда согласования обязательны, линейное руководство__ должно обсудить соответствующие ситуации со штабным аппаратом, прежде чем принять какое-либо решение. Однако линейные руководители не обязаны на самом деле следовать рекомендациям аппарата.
Параллельные полномочия.
Высшее руководство может расширить объем полномочий аппарата, давая ему право отклонять решения высшего руководства.
Целью параллельных полномочий является установление системы контроля для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок.
(Во многих компаниях применяются параллельные полномочия для контроля финансовых расходов, для чего требуется две подписи в случае всех крупных покупок).
Функциональные полномочия.
Аппарат обладающий ими может как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей компетенции.
По существу, линейные полномочия президента организации реализуются через аппарат, давая ему право действовать самостоятельно в определенных вопросах.
Таким образом, функциональные полномочия устраняют различия между линейными и штабными полномочиями для всех практических целей.
