Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ № 8 Имени дважды Героя Советского Союза И.Ф. Павлова (ГБОУ ПК № 8 им. И.Ф. Павлова) |
ДЕПАРТАМЕНТ
ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
Методическая разработка
по дисциплине: “Документационное обеспечение управления”
для специальности 080110
Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Среднего профессионального образования (базовый уровень)
Практическая работа №6
на тему: “Составление и оформление письма”
Разработал: преподаватель
Неумывако И.С.
Москва 2011 год
Общие положения
Письмо – основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.
Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.
Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.
При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема;
наименование организации;
справочные данные;
код ОКПО;
переменные реквизиты бланка письма:
дата;
регистрационный номер;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
заголовок;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
отметка об исполнителе.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема;
наименование организации;
справочные данные;
код ОКПО;
переменные реквизиты бланка письма:
дата;
регистрационный номер;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
заголовок;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
отметка об исполнителе.
Заголовок сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:
“О материалах конференции” или “Об отзыве на статью”
Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:
Направляем Вам...,
Возвращаем Вам...,
Высылаем Вам....
Допускается начинать текст письма фразами типа
В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...
Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.
Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:
Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема;
наименование организации;
справочные данные;
код ОКПО;
переменные реквизиты бланка письма:
дата;
регистрационный номер;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
заголовок;
текст;
отметка о наличии приложения;
подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
печать;
отметка об исполнителе.
Заголовок гарантийного письма отвечает на вопрос “о чем?”. Например:
“Об аренде автомобиля” или “Об обучении сотрудника” или “О размещении рекламы”
Текст письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.... Далее по смыслу – “оказать услугу” (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов “оказать услугу” в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:
Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.
В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные или нет.
Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:
Оплату гарантируем с р/с...
или
Оплату гарантируем. Наш р/с...
или
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты ...
Отметка о наличии приложения оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.
Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.