ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ № 8 Имени дважды Героя Советского Союза И.Ф. Павлова (ГБОУ ПК № 8 им. И.Ф. Павлова)

Методическая разработка

по дисциплине: “Документационное обеспечение управления”

для специальности 080110

Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

Среднего профессионального образования (базовый уровень)

Практическая работа №10

на тему: “Составление и оформление номенклатуры”

Разработал: преподаватель

Неумывако И.С.

Москва 2011 год

Номенклатура дел – это системный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении.

Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов.

Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатуру дел используют вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет.

Составляя описи для дел постоянного и долговременного срока хранения, также используют номенклатуру дел.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.

Для составления и оформления номенклатуры дел пользуются нормативно-методической документацией. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:

• номинальному;

• предметно-вопросному;

• авторскому;

• корреспондентскому;

• хронологическому.

Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.

Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.

Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.

Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.

Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения), примерные и типовые.

Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности организаций.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы, лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах:

• первый – хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;

• второй – в государственном архиве;

• третий – в ведомственном архиве;

• четвертый – рабочий экземпляр.

Сводная номенклатура дел составляется для крупных фирм и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделений.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения.

Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела – краткость, четкость, предельная точность. Начинается заголовок с указания вида документа (приказ, протокол и т.д.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторе, вопросе и т.д. (Приказы по личному составу за 1999 год).

В номенклатуре дел не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например: “Переписка по общим вопросам”, “Руководящие материалы” и т.д.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы постоянного и временного срока хранения не могут быть сгруппированы в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по Перечням документальных материалов с указанием сроков хранения, и уточняются экспертной комиссией фирмы.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, с учетом степени важности документов и их взаимосвязанности. Рекомендуется первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией фирмы в целом (уставы, положения). Далее названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения и т.д.). Затем идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, квартальные и месячные) и переписка.

Для примера предлагаются выдержки заголовков дел из номенклатуры дел бухгалтерии:

02-01 – Приказы и инструктивные письма Комитета труда и занятости Правительства Москвы по вопросам бухгалтерского учета и отчетности

02-02 – Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии

02-03 – Приказы директора центра по производственным вопросам. Копии

02-04 – Приказы директора центра по личному составу. Копии

02-05 – Штатное расписание

02-06 – Бухгалтерские отчеты центра. Годовые

02-07 – Бухгалтерские отчеты центра. Квартальные

02-08 – Бухгалтерские отчеты центра. Месячные

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре дел закрепляется индексацией дел. В небольших фирмах в качестве разделов могут быть использованы должности руководителей и специалистов. Например:

• 01 – генеральный директор;

• 02 – зам. директора;

• 03 – коммерческий директор и т.д.

Индексация подразделений постоянна и повторяется из года в год.

Формирование дела определяется как “отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела”.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа “На исполнение”, “Срочно”, “Для коллегии”, “На отправку”, “На согласование”, “На подпись” и т.п. На каждой папке указывается фамилия исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в небольших фирмах у секретаря руководителя.

В подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения или фирмы.

Документы включаются в дело только в одном экз.

В дело можно подшить не более 200-250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома.

В дело формируются документы одного календарного года.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке. Вопросно-логический вариант предусматривает размещение документов в последовательности решения вопроса.

В нумерационном порядке группируются квитанции, накладные и т.д.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения) формируются по видам документов и хронологии.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом.

Дела формируются в подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, на внутренней стенке которого прикрепляется номенклатура дел.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются точно в соответствии с расположением их в номенклатуре дел.

Для личных дел, дел содержащих особо ценные документы может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику фирмы или учреждения. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возврата документа.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего хранения и использования.

В подразделениях документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового года.

Для определения целесообразности дальнейшего хранения документов систематически проводится экспертиза ценности документов.

Экспертиза проводится экспертной комиссией действующей постоянно. ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, секретаря-референта, заведующего архивом и главного бухгалтера. Возглавляет комиссию руководитель фирмы. Заседания ЭК протоколируется, так как она является коллегиальными органом.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

• Документация, наиболее полно отражающая деятельность фирмы (положения, приказы, планы, отчеты, переписка с органами власти и т.д.). Эти документы подлежат постоянному хранению.

• Документация, содержащая необходимые для текущей практической деятельности сведения (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, административно-хозяйственным вопросам). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения.

• Документы по л/составу. Эта документация имеет длительный срок хранения.

Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, срок хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начнет исчисляться с 1 января 2000 года.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

• постоянного хранения;

• длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет);

• подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.

Заканчивается формирование дела после завершения делопроизводственного года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению, т.е. хранятся в том виде, в котором были сформированы в течение года. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Формирование дела включает в себя следующие работы:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов;

• составление заверительной надписи дела;

• составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);

• оформление всех реквизитов обложки дела.

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется.

В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. В момент заведения дела на обложку были вынесены следующие сведения по номенклатуре:

• наименование учреждения и его подчиненность;

• наименование структурного подразделения;

• делопроизводственный индекс дела;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются.

Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения или фирмы. Архивный шифр дела оформляется в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи – это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Описи дел постоянного хранения составляют в четырех экземплярах, а долговременного хранения – в двух экземплярах.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по л/с описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

Внутри подразделений дела располагают, как и в номенклатуре дел, в соответствии со структурой учреждения.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись самостоятельно. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем подразделения.

Составляется опись подразделения в 2-3 экз. (зависит от наличия ЭК в подразделении):

• один - в дело подразделения;

• второй - в ведомственный архив;

• третий – подшивается к протоколу ЭК.

На основе описей дел подразделений архив составляет годовые разделы сводной описи дел фирмы и по ней передает дела на постоянное хранение в государственный архив.

В организациях или фирмах, не имеющих структуры, составляют единые описи на все дела учреждения или фирмы независимо от того, в какой структурной части они отложились.

Сдача дел из подразделений в архив проводится по графику, составляемому архивом и утвержденному руководителем учреждения ежегодно.

Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел по усмотрению руководства.

Описи составляются на бумаге высшего качества и обязательно должны быть отпечатаны на пишущей машине или на компьютере.

Дела принимаются работником архива в присутствии работника подразделения. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, номера отсутствующих дел. Один экземпляр возвращается в подразделение, остальные передаются в ведомственный архив с делами.