Лекція 7.

1. Поняття про доступ до архівних документів та довідковий апарат архівів.

Доступ до архівних документів - санкціонований повноважною посадовою особою дозвіл на ознайомлення користувача з потрібними йому документами архіву.

Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів - особою або архівними підрозділами об'єднань громадян, релігійними організаціями, а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватній формі власності.

Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ.

Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в архіві, через читальний зал.

Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня - довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях.

Довідковий апарат архіву

Довідковий апарат архіву - сукупність архівних описань у вигляді взаємопов'язаних архівних довідників, у тому числі електронних та інших баз даних, призначених для пошуку документів і архівної інформації.

Основні вимоги до створення довідкового апарату:

• Довідковий апарат архіву формується на єдиних науково- методичних засадах через одноразове створення вторинної документної інформації без повторного звернення до документів.

• Структура довідкового апарату має забезпечувати багатоаспектний пошук інформації на всіх рівнях організації документів НАФ.

• У довідковому апараті архіву реалізується наступність обліково- пошукового апарату, створеного у діловодстві фондоутворювачів, довідкового апарату їх архівних підрозділів та довідкового апарату архіву.

Наступність довідкового апарату архівних підрозділів та довідкового апарату архіву базується на єдності вимог і принципів їх побудови, зокрема, необхідності складання у діловодстві та архівних підрозділах описів з відповідним довідковим апаратом.

Після надходження документів на постійне зберігання описи долучають до складу довідкового апарату архіву.

Під час створення довідкового апарату застосовується диференційований підхід до вибору методики складання довідників, визначення елементів описання, складу та наповнення довідкового апарату, встановлення черговості робіт залежно від інформаційної важливості, характеру документів, інтенсивності і перспектив використання їх інформації, а також стану та складу наявного довідкового апарату до них.

Першочерговому описуванню з укладанням розгорнутого довідкового апарата підлягають фонди першої категорії. До описів цих фондів складаються покажчики різних видів, у тому числі покажчики до справ та документів, можливе також створення оглядів.

Під час каталогізації застосовується, як правило, подокументний спосіб описування. Для путівників складаються індивідуальні характеристики фондів.

До фондів другої категорії довідковий апарат може бути простішим за структурою та змістом: передмова має більший ступінь узагальнення, до опису може складатися лише один покажчик (предметний); основним способом описування під час каталогізації є неодиничний у поєднанні з подокументним, у путівнику описання фонду може бути долучено до групової характеристики.

До фондів третьої категорії складається довідковий апарат, що має тільки обов'язкові елементи описання: до описів покажчики не укладаються, для каталогу може складатися одна картка на фонд чи групу фондів; у путівнику відомості про фонд можуть долучатися до списку неанотованих фондів.

До більш інформаційно значущих структурних частин фонду, що мають окремі описи, може укладатися більш розгорнутий довідковий апарат.