3 Функции и виды контроля

Контроль в менеджменте рассматривается в трех аспектах: контроль как деятельность аппарата управления; контроль как принцип управления, контроль как завершающая стадия процесса принятия управленческих решений.

Процесс контроля – это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.

Процесс контроля характеризуют 3 составляющие: содержательная, организационная и технологическая.

Цель контроля – обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

Осуществление контроля - это установление стандартов и показателей измерения результата в отношении этих стандартов. Другими словами, необходима система обнаружения ошибок и успеха в действиях по выполнению решения. Когда такая система работает эффективно, то проблемы в выполнении решений могут быть предотвращены до того, как они проявляются. Т.е. может потребоваться корректировка, причем степень корректировки принятых решений зависит от характера и значимости изменений в условия функционирования организации.

Для того, чтобы своевременно корректировать ранее принятые решения, необходим контроль хода их реализации. Контроль и последующая корректировка – образуют внутренние малые циклы управления.

Если период реализации принятых решений достаточно продолжителен, то возможны различные изменения в условиях их реализации.

Если выбор вариантов корректировки сложен, то для повышения эффективности принимаемых управлением решений менеджерами может исполняться ППР, аналогичное рассматриваемому.

Именно результаты контроля служат основанием для корректировки принятых решений, если отклонения в ходе реализации решений значительны.

Основная причина необходимости контроля – это неопределенность, являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присуща всем управленческим решениям, ориентирующим на будущее, когда принятие решения осуществляется на основании того или иного видения ситуации, которая всегда является неполной.

Насколько удачна модель и эффективно решение зависит от профессионализма ЛПР.

Поэтому оценивается не только ход реализации решения, но и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решений.

Кроме того, исполнители могут ошибаться, действия их могут быть не скоординированы, задание может быть недостаточно правильно понято, исполнитель может заболеть и т.д., что тоже приводит к отклонениям в реализации решений.

Отсутствие надежной системы контроля, и, как следствие, эффективности обратной связи, может привести к кризису в организации. Отсутствие эффективной обратной связи привело к краху многих крупных и мелких организаций. Ибо невозможно исправить своевременное выявление системой контроля проблемы.

Любая функция управления может эффективно действовать лишь при наличии эффективно действующей системы контроля.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностической, ориентирующей, стимулирующей, корректирующей, правоохранительной и авторского надзора.

Функция контроля всеобъемлюща, ее выполняют не только специально назначенные люди, но и все менеджеры.

Виды контроля: формальный, реальный, внутренний, внешний, государственный, ведомственный, общественный, предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий.

Предварительный осуществляется до начала работ. Контролируются правила, процедуры и линии поведения, т.е. человеческие, материальные и финансовые ресурсы, т.е. что работа пойдет в нужном направлении.

Текущий осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ в соответствии с принятыми решениями, т.е. начальник соизмеряет фактические результаты и предполагающиеся результаты.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения работ. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то результаты контроля могут быть учтены при проведении последующих работ.

Еще одной важнейшей функцией заключительного контроля является его определяющая роль при реализации функции мотивации. Мотивация осуществляется по результатам контроля.

Основные составляющие контроля: стандарты + критерии; сопоставление, корректировка.

1. Стандарты – конкретные цели, степень достижения которых может быть измерена. Для каждой такой цели должны быть определены временные рамки их выполнения и критерии, позволяющие оценить степень их достижения при выполнении работы.

Только четкие количественные показатели позволяют сопоставить конкретные результаты практических решений с запланированными.

Но не любая цель может быть выражена количественно, но исп-я аппарат обследований, опросов, экспертных оценок, вербально-числовых шкал может получить инструментарий, позволяющий »” количественно оценить степень достижения цели, не имеющей четкого количественного выражения.

Так же могут быть использованы косвенные количественные критерии.

Например, для оценки степени удовлетворенности работой может быть использован критерий: % сотрудников, уволившихся за год в организации.

2. Измеримость степени достижения цели позволяет определить выполнены ли установленные стандарты.

В другом случае важно определить норму допустимого отклонения от стандарта, которая устанавливается с учетом масштаба и может быть выражена в % или долях единицы.

Здесь принимается решение о целесообразности корректировки решения. Основная задача для контроля состоит в выявлении действительно важных отклонений, а не мелочи, которая практически, не оказывает влияния на достижение поставленных целей организации.

Естественно, затраты на осуществление контроля не должны превышать полученного в результате осуществления контрольных мероприятий эффекта

3) В зависимости от сопоставления результатов выполненной работы, если отклонения незначительны, можно ничего не предпринимать, если же отклонения превышают допустимую норму, то необходимы коррект. меры.

Однако изменившаяся ситуация принятия управленческих решений требует пересмотра принятых ранее стандартов и установленных норм.

При установлении системы контроля необходимо придерживаться следующих принципов:

1. осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками;

2. двусторонне общение с сотрудниками;

3. Отсутствие чрезмерного контроля;

4. Установление жестких, до достижимых стандартов;

5. Мотивация в достижении стандартов.

Контроль должен быть своевременным и гибким, ориентированным на выполнение поставленных задач.

Непрерывность контроля может быть обеспечена специально разработанной системой мониторинга хода реализации решения.

Полученная в ходе контроля информация необходима для осуществления корректировки действий, отслеживание и обратная связь занимают в работе руководителя много времени. Информация из первоисточника всегда лучше, чем подготовленный кем-то отчет. Т.к. замечается больше нюансов, деталей, делается более правильная оценка и восприятие потенциальных проблем и их решений. Это также показывает подчиненным интерес менеджера к выполняемому решению. Однако, излишняя трата времени на отслеживание и обратную связь так же опасна. Это устраняется с использованием компьютеров, доставляющих информацию быстро и точно. Но устраняется учет личностных факторов, а также компьютер не может заменить такие функции менеджера как мотивирование, руководство и личный контакт.