Уфимский государственный нефтяной технический университет

Основы работы в Excel

(Лекции)

Стерлитамак

Введение

Программа Microsoft Excel 97 предназначена для работы с электронными таблицами, позволяющими собирать, анализировать, перерабатывать и представлять количественную информацию. Excel ориентирована на расчетные задачи в следующих областях:

- бухгалтерский учет;

- планирование и распределение ресурсов;

- инженерно-технические расчеты;

- обработка больших массивов информации и т.д.

Многообразие возможностей позволяет использовать Excel в экономике, в учебной, научной, административной и хозяйственной деятельности, решать множество других повседневных задач просто и быстро.

Файл, создаваемый и сохраняемый в Excel, называется рабочей книгой. Она состоит из рабочих листов, очень похожих на листы бухгалтерской книги. Программа Excel автоматизирует все вычисления. При изменении исходных данных, результаты вычислений по формулам в таблицах всегда автоматически пересчитываются. Одним из достоинств Excel является простота представления данных таблиц в виде графиков и диаграмм.

Ввод команд в Excel

Создание таблиц и работа с книгами требует ввода самых разнообразных команд. Команды в Excel можно вводить с помощью Главного меню, контекстных меню, кнопок панелей инструментов или клавиш клавиатуры. Формирование многих команд сопровождается открытием диалоговых окон, содержащих различные вкладки. Кнопки управления вкладками располагаются под заголовком окна. Выбором пунктов в полях различных меню, установкой или снятием флажков в полях, вводом данных в поля на вкладках диалоговых окон уточняются различные параметры необходимые для выполнения команды. Часто заголовок окна содержит кнопку - , с помощью которой можно получить справку о различных элементах окна диалога. Работа в окне диалога обычно завершается нажатием кнопки .

Многие объекты в Excel имеют контекстное меню. Контекстное меню содержит набор наиболее употребительных команд для работы с выделенными в данный момент объектами: ячейками, строками, столбцами, кнопками, полями, панелями инструментов, ярлычками, вкладками и т.д. Вызывается контекстное меню щелчком правой кнопки по объекту или комбинацией клавиш SHIFT+F10.

В данной работе показаны рисунки пунктов команд Главного меню, как например, в команде для открытия файла. На многих рисунках имеются значки кнопок панелей инструментов и указаны комбинации клавиш для прямого доступа к данной команде.

Запуск Excel и открытие документа

Запуск Excel производится из Главного меню командой , , . Если на Рабочем столе присутствует панель инструментов Microsoft Office , для запуска Excel достаточно щелкнуть по кнопке . После входа в Excel для открытия ранее созданного и сохраненного на диске документа, нужно ввести команду , . После ввода этой команды открывается диалоговое окно Открытие документа.

Отыскав и выделив нужный файл в этом окне, нужно щелкнуть по кнопке .

Запустить Excel и открыть ранее созданный документ можно дважды щелкнув по значку документа или из пункта Документы Главного меню Windows, если его имя содержится в списке последних документов, к которым было обращение.

Для создания нового документа нужно выполнить команду Главного меню , . Одновременно может быть открыто несколько книг с документами.