Обычный фильтр

• В меню Записи активизирую команду Фильтр, а в открывшемся подменю — команду Изменить фильтр. Можно также выполнить щелчок на соответствующей кнопке панели инструментов Режим формы.

• На вкладке Найти окна Фильтр выбираю значение Б-7 в списке Группа, а на вкладке Или — значение АСК-2 в таком же списке.

• Щелкаю на кнопке Применение фильтра на панели инструментов Фильтр или выбираю команду Применить фильтр в меню Фильтр.

• В результате фильтрации и сортировки полученных данных в форме будут отображаться только те данные, которые в поле Группа содержат значение Б-7 или АСК-2.

Фильтр по выделенному фрагменту

• Выделяю данные, которые будут использоваться в качестве критерия фильтрации (в нашем примере выделяю в первой записи поле Группа со значением Б-7).

• Активизирую команду Фильтр из меню Записи и выбираю в открывшемся подменю команду Фильтр по выделенному. Можно также щелкнуть на одноименной кнопке в панели инструментов.

В результате будут отобраны записи, которые в поле адреса содержат значение Б-7. Информация о количестве отфильтрованных записей (в нашем случае — 2 (Фильтр)) появляется в нижней части окна формы.

Расширенный фильтр

Е сли ни один из описанных способов вам не понравился, прибегните к третьему способу.

• В меню Записи активизирую команду Фильтр, а в открывшемся подменю — команду Расширенный фильтр. В результате появится окно, которое напоминает окно конструктора запросов.

• Перетащу с помощью мыши имя поля Название группы в QBE-область и устанавлю в строке Сортировка значение по возрастанию.

• В строке Условие отбора ввожу значение Б-7, а в строке или — АСК-2.

• Щелкну на кнопке Применение фильтра в панели инструментов Фильтр или выбераю команду Применить фильтр в меню Фильтр.

Для удаления фильтров предназначены кнопка Удалить фильтр панели инструментов Режим формы и команда Удалить фильтр из меню Записи.

Форма ленточного типа

Выбрав форму ленточного типа, пользователь получает в свое распоряжение логическую структуру, определяющую столбцы и строки формы, которая очень близка к исходной таблице, а при выборе табличной формы — структуру, идентичную таблице. Преимуществом форм этих типов является возможность одновременного отображения на экране нескольких записей. Для каждой записи в форме отводится по одной строке.

Если форма содержит небольшое количество полей, все они, как правило, видны на экране. Чтобы отобразить невидимую область формы, следует использовать полосу прокрутки. Форма ленточного типа подходит для отображения информации из таблиц с большим числом записей.

Создание диаграммы

Access позволяет представлять в виде диаграммы сведения, содержащиеся в форме. При этом диаграмму не обязательно строить на основе всех данных. Ее можно создать на основе данных, удовлетворяющих заданным условиям, например на основе сведений, полученных в результате фильтрации.

Перед построением диаграммы следует указать программе, содержимое каких полей таблицы или формы использовать. По умолчанию значения столбца образуют на диаграмме ряд данных, а значения строки — категорию. Диаграмма может состоять из нескольких рядов и категорий.

Для отображения числовых значений на диаграмме служат маркеры данных — линии, полосы, секторы и т.д. Иногда маркеры данных снабжают метками, которые представляют собой числовые или текстовые значения элементов ряда. Оси используются для отображения шкалы — диапазона значений рядов данных, представленных на диаграмме.

Диаграмму часто сопровождают легендой — поясняющим текстом и сводом условных знаков.

В Access существует несколько способов построения диаграмм. Самый простой — создание стандартных диаграмм с помощью мастера. Более эффектные диаграммы создаются посредством программы Microsoft Graph, входящей в состав пакета Microsoft Office .

Для создания диаграмм с помощью мастера выполните следующую последовательность действий:

• Нажимаю кнопку Создать на вкладке Формы окна базы данных и выбираю таблицу Студенты в списке таблиц и запросов диалогового окна Новая форма.

• Запускаю мастер диаграмм.

• В первом окне мастера указываю, какую таблицу или запрос необходимо использовать при построении диаграммы.

• В о втором окне мастера скопирую поле Код студента из списка Доступные поля в список Поля диаграммы, щелкнув на кнопке с двумя стрелками.

• Т ретье окно мастера служит для выбора типа диаграммы. Access позволяет создавать диаграммы 15-ти типов. Выбираю тип диаграммы, предлагаемый программой по умолчанию, — столбиковую диаграмму.

• В следующем диалоговом окне мастера диаграмм изменяю способ представления данных на диаграмме (в случае необходимости). Вы можете в любой момент увидеть результат построения диаграммы, нажав кнопку Образец.

• В последнем окне мастера ввожу название диаграммы и нажимаю кнопку Готово. На экране появится готовая диаграмма.