Лабараторная работа №12
Тема: «Работа с формами в Access »
Цель: Научиться создавать формы ввода данных в Access .
Оборудование и материалы
ПЭВМ IBM PC AT. Операционная система Windows XP/7. Пакет Microsoft Office 2003.
Теоретическая часть
Формы
Формы используются для достижения комфорта в работе с Access и при обработке базы данных несколькими пользователями. Форма может служить средством защиты базы от действий неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.
В Access существует несколько способов создания форм:
Автоформа — автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм — создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.
Конструктор — создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм.
Мастер диаграмм — создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Мастер сводных таблиц — создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access .
Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.
Д
ля
обработки готовых форм предназначен
конструктор форм. Чтобы создать форму,
необходимо на вкладке Формы окна
базы данных нажать кнопку Создать.
На экране появится диалоговое окно
Новая форма, в котором программа
предлагает пользователю выбрать способ
создания формы.
Прежде чем выбрать в списке способ построения формы, надлежит в поле, находящемся в нижней части окна Новая форма, указываю таблицу или запрос, на основе которых она создается. (В нашем примере выбрана таблица Студенты.)
Существуют различные виды форм. Выбираю в списке элемент Автоформа: в столбец и нажимаю кнопку ОК. Через некоторое время на экране появится готовая форма. Если вы попытаетесь закрыть ее. Access напомнит, что данная форма не сохранена, и предложит сохранить ее под именем Студенты, которое вы вправе изменить.
Мастер форм
Если вы не знаете, как создаются формы, воспользуйтесь помощью мастера форм, который выполняет поэтапное руководство процессом создания формы.
При создании формы на основе стандартного шаблона должно быть открыто окно базы данных. Средства построения форм доступны независимо от того, в каком режиме находится система: в режиме конструктора или в режиме таблицы. Более того, таблица, для которой создается форма, может быть закрыта.
Построение стандартной формы осуществляется следующим образом:
Открываю вкладку Формы окна базы данных и нажимаю кнопку Создать.
В появившемся окне Новая форма задаю создание формы с помощью мастера и нажимаю кнопку ОК.
В первом диалоговом окне мастера форм выбираю в списке Таблицы/запросы таблицу Студенты, а в списке Доступные поля — поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки с двойной стрелкой переношу все поля в список выбранные поля и, нажав кнопку Далее, перехожу в следующее окно мастера форм.
В
о
втором окне мастера форм активизирую
переключатель в один столбец и нажимаю
кнопку Далее.В третьем окне мастера задаю стиль оформления Обычный, после чего нажимаю кнопку Далее.
В последнем окне мастера ввожу заголовок формы Студенты и нажимаю кнопку Готово.
Просмотр записей
в форме осуществляется с помощью кнопок
со стрелками, расположенных в нижней
части окна формы, а также посредством
клавиш [PageUp] и [PageDown].
Переход из поля в поле выполняется с
помощью клавиши [Tab] или
клавиш управления курсором. Содержимое
активизированного поля маркируется.
Режим редактирования, в котором можно
изменять содержимое полей формы,
устанавливается в результате нажатия
клавиши [F2]. При изменении
содержимого поля в колонке маркировки
о
кна
формы появляется изображение карандаша.
В форму можно вводить новые записи. Для этой цели предназначена команда Ввод данных из меню Записи. В результате ее активизации появляется пустая запись, которая может быть заполнена новой информацией. Вернуться к просмотру всех записей позволяет команда Удалить фильтр из меню Записи.
Удаление записей из формы производится с помощью клавиши [Delete]. Удаляемую запись необходимо маркировать. Для этого достаточно щелкнуть в столбце маркировки. Выделение записи отменяется при выполнении щелчка вне столбца маркировки.
Маркированные записи могут быть вставлены в буфер обмена посредством команд Вырезать и Копировать из меню Правка. В формах возможно выполнение операций поиска и замены.
Фильтрация данных в форме
Фильтры можно использовать в тех же целях, что и запросы на выборку данных, однако фильтры уступают запросам по функциональным возможностям: при фильтрации нельзя подавить отображение отдельных полей и выполнить вычисления и, наконец, фильтр позволяет только отобрать и отсортировать нужные записи.
Существует три способа фильтрации данных в форме:
Обычный фильтр — отбор записей по содержимому нескольких полей (критерий отбора формируется с помощью логического оператора Или).
Фильтр по выделенному фрагменту — фильтрация путем выделения данных.
Расширенный фильтр — построение расширенного фильтра.
Рассмотрим все три способа фильтрации и на примере базы данных адресов создаю фильтр для отбора записей, содержащих адреса клиентов, которые проживают в определенных населенных пунктах.