Навчальні питання лекції:

1. Напрями використання ПЕОМ у документальному за­безпеченні управління. Документування та організація роботи з документами.

2. Програми для складання та редагування службових до­кументі.

3. Системи автоматизації діловодного процесу.

4. Основні завдання підсистеми “Управління документообігом”.

Навчальна мета лекції: знати визначення основних термінів а саме, управлінське рішення, методологічні основи розробки управлінських рішень, методи розробки управлінських рішень, призначення класифікації управлінських рішень, види управлінських рішень та їх застосування в практичній діяльності.

Виховна мета лекції: вміти чітко розрізняти види управлінських рішень, знати сферу їх застосування а уявляти проблеми розробки та шляхи вдосконалення розробки управлінських рішень, вимоги , що ставляться до управлінських рішень.

Розвивальна мета лекції: особливу увагу слід звернути з’ясуванню термінів та основних понять, що були розглянуті в темі.

Ключові слова: документообіг, управління, діловодство, програми, складання, редагування, ПЕОМ.

1. Напрямки використання пеом у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами.

Впроваджуючи нові технології роботи з документами, не­обхідно зважати на такі моменти:

• доцільність застосування тих чи інших технічних за­собів;

• можливість придбання технічних засобів у певні стро­ки;

• наявність придатних приміщень;

• можливість підготовки чи залучення спеціалістів для обслуговування техніки, її ремонту.

При цьому бажано забезпечити:

• розробку і впровадження уніфікованих і трафаретних форм документів;

• приймання, реєстрацію (облік), розподіл документів і доставку їх виконавцям;

• організацію, облік і аналіз документообігу;

• контроль за виконанням документів;

• стенографування, машинописне виготовлення, копіювання і розмноження документів;

• оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;

• формування справ канцелярії та передачу їх у встанов­лені строки до архіву установи;

• зберігання та забезпечення умов використання доку­ментів у процесі діловодства;

• організаційне і методичне керівництво, контроль за ро­ботою з документами у структурних підрозділах і підвідомчих установах;

• складання зведених номенклатур та опису справ уста­нови, нагляд за правильним формуванням справ у структурних підрозділах;

• підвищення кваліфікації співробітників установи і підвідомчої системи з питань документального забезпе­чення;

• вивчення принципів технології роботи з документами на базі технічних засобів, складу і форми подання інформації, складу користувачів.

Вирішення завдань документального забезпечення уп­равління організацією на сучасному етапі передбачає застосу­вання АРМ різних категорій фахівців та керівників, а також допоміжного персоналу на базі використання ПЕОМ та їх ло­кальних і глобальних ( або регіональних ) мереж.

Використання комп’ютерної техніки у діловодстві перед­бачає певні положення:

1. Саме документування, тобто складання, редагування, друкування, тиражування і розповсюдження (адресацію) до­кументів. Сюди ж як сервісні функції відносяться автоматизо­ваний переклад з мови на мову (або на декілька іноземних мов), перевірка орфографії, використання тлумачних слов­ників та словників синонімів, використання довідкової інфор­мації з відповідних файлів бази даних конкретного укладача документа (заповнення параметрів документів з довідників), застосування шаблонів форм документів (листів, факсів то­що), створення шаблону загального бланка документа.

2. Організацію роботи з документами; а саме: використан­ня систем управління документами, збереження їх у базі да­них, створення архівів, підготовку до розсилки та розсилку за допомогою електронної пошти або просто обміном файлами в локальні мережі ПЕОМ; організацію підшивки документів (тобто комплектування документів однієї тематики, форми чи дати, або за іншими ознаками), організацію спільного доступу до документів у локальній комп’ютерній мережі, розмежуван­ня доступу користувачів до документів (санкціонування, об­меження паролями та ідентифікаційними кодами користу­вачів), підтримку зв’язку між документами за допомогою по­силань.