Менеджмент в архивах.
В современном мире, чтобы быть конкурентно способными, эффективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо знать современные методы и технологии управления и уметь ими пользоваться.
Управление в целом – это общее свойство, присущее технико-технологическим, биологическим и социальным системам:
для сохранения или поддержания существующих параметров системы;
изменения каких-либо параметров на величину (+);
изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. сведения существующих параметров к 0.
Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления, при этом существуют:
технико-технологические системы управления (неживые);
автоматизированные системы управления технологическими процессами;
биологические системы (живые);
социальные системы, где главным субъектом и объектом управления является человек.
Именно к последнему виду управления и применяется термин менеджмент.
Менеджмент – это совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования. Здесь мы будем употреблять термины менеджмент и управление в одном и том же значении. Хотя, несомненно, в обоих из них имеются нюансы, связанные со спецификой двух исследовательских традиций – западной и отечественной.
Основными функциями управления на сегодняшний день являются:
организация – предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;
прогнозирование – система и процесс определения вероятностей событий:
научно-техническое;
экономическое;
экологическое;
политическое;
планирование – система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;
координация – взаимная у4вязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;
работа с персоналом – изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др;
маркетинг – вид человеческой деятельности, связанный с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворению этого спроса;
паблик рилейшнс – связи с общественностью;
инновации – нововведения на предприятиях, в организациях.
Из перечисленных функций наиболее характерные для архивов – планирование, работа с персоналом и маркетинг. Это будет рассмотрено далее.
Система и функции учреждений Федеральной архивной службы.
В систему Федеральной архивной службы России входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Федеральной архивной службе России, а также органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и подчиненные им учреждения. Современная сеть федеральных государственных архивов соответствует административно-территориальному делению страны. Она представлена четырьмя типами архивов: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и различия. Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных источников. Негосударственные архивы включают виды: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий. Муниципальные архивы (архивные отделы) представлены архивами органов местного самоуправления, комплектующиеся документами местных учреждений, организаций, предприятий, а также документами по личному составу.
Сеть федеральных архивов и их филиалов утверждается Правительством, сеть центральных государственных архивов субъектов федерации, краев, областей, автономных округов в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований. Современная сеть была создана Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 года «О федеральных государственных архивах» и включает в себя 14 федеральных архива и один Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ):
Государственный архив Российской Федерации;
Российский государственный архив древних актов;
Российский государственный исторический архив;
Российский государственный военно-исторический архив;
Российский государственный архив экономики;
Российский государственный архив социально-политической истории;
Российский государственный архив новейшей истории;
Российский государственный военный архив;
Российский государственный архив военно-морского флота;
Российский государственный архив литературы и искусства;
Российский государственный архив научно-технической документации;
Российский государственный архив кинофотодокументов;
Российский государственный архив фонодокументов;
Российский государственный архив Дальнего Востока;
Центр хранения страхового фонда.
Функции Федеральной архивной службы России определяются Положением о Федеральной архивной службе России, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации № 1562 от 28 декабря 1998 г., органов управления архивным делом в субъектах федерации Положениями о соответствующих органах управления и Положениями об архивных учреждениях. Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся в соответствии с Законом «Об охране и использовании памятников истории и культуры» (1978 г.), Государственным сводом особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации (1994 г.) объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством, о других федеральных госархивах и центрах – Федеральной архивной службой России. Положения о территориальных государственных архивах - органами управления архивным делом этих территорий, а положения о муниципальных архивах (архивных отдела) – органами местного территориального управления.
«Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации архивах» предоставили Федеральной архивной службе России и органам управления архивным делом в субъектах Федерации широкие полномочия по регулированию архивного дела в стране. На федеральном уровне их реализация осуществляется по пяти направлениям:
подготовка законодательных и высших нормативных актов и распорядительных документов общего или предметного характера, связанных с архивным делом, либо участие в экспертизе таких актов, разработанных другими ведомствами;
руководство федеральными архивными учреждениями;
взаимодействие с федеральными государственными органами по вопросам архивного дела;
взаимодействие с государственными органами управления архивным делом субъектов Федерации в области нормативного и методического обеспечения постановки архивного дела в этих субъектах;
контакты с негосударственными организациями по вопросам постановки в них архивного дела.
Реализуя свои полномочия по первому направлению Росархив принимал участие в разработке актов высшего законодательного органа страны, актов Президента РФ, актов Правительства РФ. Их большая часть носила общий характер, а также касались организации работы федеральных государственных архивов, регулирования межведомственных отношений в организации архивного дела, решения оперативных вопросов федерального уровня.
В рамках второго направления свои полномочия Росархив осуществляет как административный орган, непосредственно руководя системой федеральных архивных учреждений. Росархив определяет статус и профиль таких учреждений, корректирует планы их работы, контролирует ход и результаты их выполнения, добивается единого методического обеспечения в решении принципиальных вопросов комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов, регулирует их финансирование, подбирает и утверждает руководящий кадровый состав.
Третье направление о взаимодействии с федеральными органами власти по вопросам, связанным с постановкой в них и в учреждениях их систем архивного дела, Росархив реализует в нескольких формах: подготовка совместных организационно-распорядительных документов, обеспечивающих наиболее действенное регулирование оперативных и перспективных вопросов организации хранения, обеспечения сохранности и использования документов, хранящихся в ведомственных архивах, и передачи их в государственные архивы; разработка, согласование и утверждение общих нормативно-методических документов которые обеспечивают необходимые, удовлетворяющие стороны параметры сохранения и обработки архивных документов и тем самым создают преемственность в их трансформации из архивных документов в исторические источники.
Четвертое направление. Процесс федерализации архивного дела России нашло свое конкретное воплощение прежде всего в разработке и принятии в субъектах Российской Федерации собственных законодательных актов, регулирующих постановку в них архивного дела. Опираясь на принципиальные нормы «Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах», эти акты имеют прямое действие, учитывают специфику политического устройства, экономического, социального положения, исторические традиции развития того или иного региона. Органы государственного управления архивным делом субъектов Федерации полномочны определять и решать самостоятельно широкий круг проблем. В их компетенцию полностью входит решение кадрового, финансового, материального обеспечения деятельности подведомственных архивов, изменение системы архивов субъектов Федерации, их профилей, текущих задач комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов. Взаимодействие с ними Росархива осуществляется в следующих формах. Информирование о важных решениях, принятых на федеральном уровне и косвенно или определенно затрагивающих кадровые, финансовые, материальные, чисто профессиональные вопросы архивного дела, с рекомендациями о возможных действиях на уровне субъектов Федерации позволяет органам управления архивным делом определить тактику и стратегию своих действий и механизмы их эффективной реализации. Поддержка Росархивом разумных инициатив субъектов Федерации перед их законодательными и исполнительными структурами придает им больший авторитет и способствует оперативному решению актуальных вопросов. Ежегодные встречи с руководством архивным делом субъектов Федерации на расширенной коллегии Росархива, дают возможность обсудить широкий круг насущных проблем, аккумулировать положительный опыт и сделать его известным.
Пятое направление. Взаимоотношения государственных архивных учреждений с негосударственными архивами в настоящее время характеризуется высокой степенью неопределенности, объясняемой целой совокупностью причин. Во-первых имеет место непроработанность правовой основы этих взаимоотношений, характера ответственности сторон в решении задач сохранения, пополнения и использования национального архивного достояния. Во-вторых отсутствует удовлетворяющий всех механизм реализации этих взаимоотношений, обеспечивающий, с одной стороны, выполнение государственными архивными учреждениями своих полномочий в отношении негосударственной части национального архивного достояния и не ущемляющий права юридических и физических лиц, владеющих и распоряжающихся негосударственными архивами, - с другой стороны.
На основании Указа Президента Российской Федерации №314 от 09 марта 2004 года Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство с подчиненностью Министерству культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290 было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве , которым определены полномочия и организация деятельности. Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. Правительство возложило на архивное агентство:
оказание государственных услуг в сфере архивного дела;
- государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
В соответствии с Положением Федеральное архивное агентство ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, что подразумевает продолжение работы архивных органов и учреждений субъектов Российской Федерации по организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации с последующей передачей данных в агентство для централизованного государственного учета. Сохраняется существующий порядок представления отчетно-плановой документации архивных учреждений.
В соответствии с Положением Федеральное архивное агентство, как и прежде, продолжает осуществлять координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, включая участие представителей агентства в их ежегодных заседаниях.
Федеральное архивное агентство имеет право давать в пределах своей компетенции разъяснения по вопросам, отнесенным к его сфере деятельности, а также оказывать методическую помощь архивным органам и учреждениям субъектов Российской Федерации в организации их работы с документами Архивного фонда Российской Федерации, что позволяет сохранить практику рабочих командировок работников агентства на места с целью ознакомления с постановкой этой работы и выработки рекомендаций по ее совершенствованию.
Федеральное архивное агентство остается государственным заказчиком подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)», реализация которой в 2005 году будет продолжена.
В соответствии с Положением Федеральное архивное агентство не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.
В Республике Татарстан руководство архивами осуществляет Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан – орган управления архивным делом, на основании Устава утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан № 123 от 14 марта 2002 года. В систему Главного архивного управления при КМ РТ входят: