1.3. Создание запросов и форм
Создание запросов можно выполнить в режиме конструктора или мастера. Например, в режиме конструктора выполните операции:
Выберите режим Конструктор до появления окон Запрос на выборку и Добавление таблицы; выберите требуемое название таблицы (например изделие) левой кнопкой мыши, а затем Добавить
Наберите в схему требуемый комплекс таблиц с операциями добавьте и закройте окно Добавление таблиц.
Убедитесь в наличии связанной схемы данных таблиц и заполните позиции нижней части окна: Поле; Имя таблицы; Вывод на экран; Условия отбора.
Закройте окно схемы и сохраните структуру объекта под именем Запрос сведения
Выполните операции по п.п. 1-4 для создания других запросов. В результате окно запросов будет выглядеть примерно как указанно на рис 4.
Рисунок 4. Общий вид окна запросов базы данных
Для создания форм в режиме мастера выполните операции:
Выберите режим Создания форм с помощью мастера до появления окна Создания форм
В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект
В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «») требуемых полей в список Выбранных поля
Выполните Далее и выберите из появившегося списка внешний вид форм (например Ленточный).
Выполните Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль (например международный)
Выполните Далее и установите имя формы.
Выполните Готово и убедитесь в наличии готовой формы.
Выполните операции по созданию необходимых форм в соответствии требований п.п. 1-6 как примерно показано на рис. 5.
Рисунок 5. Общий вид окна форм базы данных
1.4. Создание отчетов и главной кнопочной формы
Для создания отчетов в режиме мастера выполните операции:
Выберите режим Создания отчетов с помощью мастера до появления окна Создания отчетов;
В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект;
В списке доступных полей выполните перевод клавишей «»требуемых полей в список Выбранные поля;
Выполните Далее и установите уровни группировки;
Выполните Далее и задайте требуемый порядок сортировки;
Выполните Далее и выберите вид макета для отчета (например Табличный);
Выполните Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль (Например Обычный);
Выберите Далее и установите имя отчета;
Выполните операции по созданию необходимым форм в соответствии требований п.п. 1-6 как примерно показано на рис 6.
Выполните Готово и убедитесь в наличии готового отчета.
Рисунок 6. Общий вид окна отчетов базы данных
Чтобы созданная база данных выглядела на виде отдельной программы примените метод создания главной кнопочной формы. Для того чтобы создать Главную кнопочную форму в начале откройте базу данных а затем выполните операции:
В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.
Если выводиться запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку Да.
Нажмите кнопку Создать
Введите имя новой кнопочной фомы и нажмите кнопку Ок
Имя новой кнопочной формы добавляется в поле Страницы кнопочной формы.
Выберите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить
Нажмите кнопку Создать
В поле Текст введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле Команда.
Примечание Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выберите в поле Команда команду Перейти к кнопочной форме, а затем укажите кнопочную форму, к которой надо прейти.
Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например если на шаге 8 была выбрана команда Открыть форму для изменения, выберите в поле Форма имя нужной формы, например Заказы и нажмите кнопку Ок
Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных кнопок кнопочной формы как это приведено на рис 7.
Примечание Чтобы изменить или удалить какую либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками Вверх или Вниз.
Закончив создание кнопочной формы нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы кнопочная форма открывалась при открытие базы данных выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку По умолчанию.
Рисунок 7 Схема главной кнопочной формы базы данных
При создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создаться таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.
Для изменений в кнопочную форму выполните операции:
Откройте базу данных в меню Сервис выберите команду Служебные программы а затем Диспетчер кнопочных форм
В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму которую надо изменить и нажмите кнопку Изменить
Выберите элемент кнопочной формы, которой нужно изменить и выполнить одно из следующих действий.
Чтобы изменить текст надписи кнопки команду, выполняемую при нажатие кнопки или объект который открываться или запускается при нажатие кнопки нажмите команду Изменить
Чтобы добавить кнопку, нажмите кнопку Создать видите текст подписи кнопки и выберите команду в поле со списком Команда. В зависимости от выбранной команды Microsoft Access может вывести еще одно со списком под полем Команда. При необходимости, выберите элемент в этом поле. Например, если в поле Команда была выбрана одна из команд для работы с формой, выберите в нижнем поле имя формы, которую нужно открыть.
Для удаления кнопки нажмите Удалить.
Чтобы изменить порядок используйте кнопки Вверх и Вниз. Нажмите кнопку Закрыть.
Заключение
Цель курсовой работы достигнута по средствам выполнения поставленных задач.
Важнейшим фактором прогресса является совершенствование форм и методов управления на основе вычислительной техники и средств связи, представляющих собой материально-техническую базу автоматизированной информационной системы изделие. Она служит связывающим звеном между объектами и субъектами управления и выполняет следующие функции: воспринимает вводимые пользователями исходные данные и запросы, обрабатывает введенные и хранимые системе данные в соответствии с определенными алгоритмами и формирует требуемую выходную информацию.
На предприятиях любой формы собственности создается автоматизированная информационная система, которая состоит из взаимосвязанных функциональных подсистем, обеспечивающих управленческий аппарат необходимой информации. Основные функциональные подсистемы обеспечивают решение задач технической подготовки производства, оперативного управления и прогнозирования развития производства, оперативного управления материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами, бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности.
В офисных приложениях наибольшее примечание получила СУБД Access реляционного типа. Интегрируемый пакет программы продуктов MS Office предусматривает не только автоматизацию в создании и ведении пользовательских баз данных средствами приложения MS Access, но и возможность организации простейших баз данных с проведением операций импорта/экспорта в приложениях MS Access MS Word.