1. Понятие информации и данных. Роль информации в управлении.

Информация – это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования его деятельности и пополнения знаний. Это совокупность различных сообще­ний об изменениях в системе управления и окружающей ее среды.

В теории управления (кибернетике), предметом исследования которой являются основные законы управления, то есть развития систем управления, информацией называются сообщения, получаемые системой из внешнего мира при адаптивном управлении (приспособлении, самосохранении системы управления).

Данные - это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации, получаемой в результате обработки данных.

Управление —- целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей, позволяет стабилизировать их в соответствии с особенностями конкретных организаций и целей управления, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организованно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой.

2. Общая классификация видов информации. Документированная и бездокументная информация.

в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

Информацию можно разделить на виды по разным критериям:

по истинности: истинная, ложная

по способу восприятия

Визуальная — воспринимаемая органами зрения.

Аудиальная — воспринимаемая органами слуха.

Тактильная — воспринимаемая тактильными рецепторами.

Обонятельная — воспринимаемая обонятельными рецепторами.

Вкусовая — воспринимаемая вкусовыми рецепторами.

по форме представления

Текстовая — передаваемая в виде символов, предназначенных обозначать лексемы языка.

Числовая — в виде цифр и знаков, обозначающих математические действия.

Графическая — в виде изображений, предметов, графиков.

Звуковая — устная или в виде записи передача лексем языка аудиальным путём.

по назначению

Массовая — содержит тривиальные сведения и оперирует набором понятий, понятным большей части социума.

Специальная — содержит специфический набор понятий, при использовании происходит передача сведений, которые могут быть не понятны основной массе социума, но необходимы и понятны в рамках узкой социальной группы, где используется данная информация.

Секретная — передаваемая узкому кругу лиц и по закрытым (защищённым) каналам.

Личная (приватная) — набор сведений о какой-либо личности, определяющий социальное положение и типы социальных взаимодействий внутри популяции.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель.

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает³⁵.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. “relevant”- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя³⁶.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

3. Информационная деятельность и информационные отношения. Источникик и потребители информации.

Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации — это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используются в рамках следующих систем:

транзакционных, предназначенных для операционной работы;

внутрифирменного электронного документооборота;

электронных хранилищ информации и документов;

бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);

клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);

информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);

конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);

органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информационная деятельность - деятельность, обеспечивающая сбор, обработку, хранение, поиск и распространение информации, а также формирование организационного ресурса и организацию доступа к нему.

информационные отношения - отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, сборе, обработке, накоплении, хранении, распространении и (или) предоставлении информации, пользовании информацией, защите информации, а также при применении информационных технологий;

4. Информационные процессы. Сбор, обработка, хранение и поиск информации. Информационный поиск.

Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными процессами.

Теперь остановимся на основных информационных процессах.

1. Поиск.  Поиск информации - это извлечение хранимой информации.  Методы поиска информации:

 непосредственное наблюдение;

 общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

 чтение соответствующей литературы;

 просмотр видео, телепрограмм;

 прослушивание радиопередач, аудиокассет;

 работа в библиотеках и архивах;

 запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных;

 другие методы.

Понять, что искать, столкнувшись с той или иной жизненной ситуацией, осуществить процесс поиска - вот умения, которые становятся решающими на пороге третьего тысячелетия.

2. Сбор и хранение.  Сбор информации не является самоцелью. Чтобы полученная информация могла использоваться, причем многократно, необходимо ее хранить.  Хранение информации - это способ распространения информации в пространстве и времени.  Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга- библиотека, картина- музей, фотография- альбом).  ЭВМ предназначен для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к ней.  Обработка информации - преобразование информации из одного вида в другой, осуществляемое по строгим формальным правилам. Обработка информации по принципу "черного ящика" - процесс, в котором пользователю важна и необходима лишь входная и выходная информация, но правила, по которым происходит преобразование, его не интересуют и не принимаются во внимание.

"Черный ящик" - это система, в которой внешнему наблюдателю доступны лишь информация на входе и на выходе этой системы, а строение и внутренние процессы неизвестны.

Информацио́нный по́иск (англ. Information retrieval) — процесс поиска неструктурированной документальной информации и наука об этом поиске.