Форма делового письма
Письмо внешне должно быть опрятным и отпечатанным четким (не бледным) шрифтом. Что касается машинописной ленты, то в деловой переписке принято печатать на черной ленте. Желательно, чтобы деловое письмо умещалось на одной странице. Если же текст не умещается на одной странице, следует его перенести на вторую, но ни в коем случае не надо стремиться уплотнять первую страницу до нижнего края (за счет интервала и поля). Шапка фирменного бланка не повторяется на последующих листах. Обычно первая страница письма печатается на фирменном бланке, а последующие на простых листах такого же формата. Вторые экземпляры делового письма (копии) подшиваются. Удобочитаемость (legibility) и привлекательность письма обеспечиваются за счет полей каждой страницы. Обычно сверху страницы и слева делаются заметные отступления (поля несколько шире, чем внизу и составляют примерно 4 см. Отступления справа и внизу - не менее 2,5 см). В коротком письме поля могут быть немного шире, но при этом соблюдаются те же пропорции. Длина строки также зависит от длины письма. Так, в письме объемом 100 слов и менее будет предпочтительным для внешнего вида письма, если в строке будет содержаться около 40 знаков (включая и пробелы), в письме от 100 до 150 - 50 и в письме объемом более 150 слов - 60 знаков, свыше 200 слов - 70 знаков.
Важно учитывать не только расположение печатного текста по горизонтали, но и по вертикали. Если письмо короткое, то делаются пробелы между словами в несколько интервалов.
Есть несколько стилей-типов оформления письма. В настоящее время наиболее употребительными в деловой переписке Запада являются следующие типы: блок, полный блок и полублок. Есть еще и упрощенная форма, которая довольно часто используется.
Стиль-блок. Особенность его состоит в том, что все составные элементы письма - внутренний адрес, обращение, текст и инициалы исполнителя (машинистки) печатаются слева на одной линии вдоль поля, а дата - справа (в упор к правому полю) или же по центру, под шапкой фирменного бланка. Заключение и подпись печатаются немного вправо от середины. Пунктуация стандартная. Инициалы исполнителя включаются.
Полный блок. Все компоненты письма начинаются от края левого поля. Инициалы исполнителя не включаются, но приводятся инициалы машинистки.
Полублок. Форма такая же, как и "стиля-блок". Но каждый абзац начинается с красной строки путем отступления вправо на пять или десять знаков. После обращения (за ним следует двоеточие) текст также начинается с красной строки. Пунктуация стандартная.
Упрощенная форма. Оформляется также, как и "полный блок", c той лишь разницей, что не приводятся обращение и приветственное заключение. Между адресом и текстом обычно указывается вопрос, по которому пишется письмо (в краткой форме). Пунктуация обычная. Инициалы исполнителя не указываются.
Структура деловых писем, стандартные фразы
Структура текста делового письма — это последовательность расположения его составных частей.
Служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:
1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
- предлог о + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;
- по вопросу о + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;
- касательно + сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.
2. Текст письма.
Письмо обычно начинается с обращения. Его начинают от левого поля, обычно через два-четыре интервала ниже заголовка к тексту. Наиболее общей формулой обращения является: Уважаемый господин /госпожа/ господа. Не рекомендуется использовать сокращения: г-н Н.А.Пономарев, г-жа JI.H.Лебедева. При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин президент!, Уважаемый господин председатель!, Уважаемый господин мэр!, Уважаемый господин министр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Игорь Михайлович! Подобное обращение обычно используется в письмах к лицам, с которыми установлены тесные партнерские отношения. При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! После обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки и с заглавной буквы.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст начинается через два-четыре интервала ниже обращения. Если текст короткий, он набирается в разрядку и с увеличением интервалов между абзацами (строками). Если в тексте печатается адрес, то он должен располагаться в центре страницы.
Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения (в этом случае указываются полные данные: вид, автор, дата, номер и заголовок к тексту) и другие факторы, послужившие основанием для составления настоящего документа. Здесь рекомендуется использовать языковые формулы типа: ввиду срочности заказа..., в подтверждение нашей договоренности..., в порядке оказания технической помощи..., в связи с проведением совместных работ..., в связи с указанием министерства..., в связи с возникшей необходимостью..., в ответ на Вашу просьбу..., в соответствии с предварительной договоренностью..., в целях усиления охраны, согласно Вашей просьбе... Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе можно выразить деепричастными оборотами: тщательно изучив Ваши предложения..., детально ознакомившись с Вашим проектом, внимательно рассмотрев Ваши замечания...
Во второй части (заключении) содержатся выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения. Оно следует за текстом, занимая, одну-две или более строк. В письме, напечатанном по форме "блок" или "полублок", заключение начинается примерно от середины страницы, а по форме "полный блок" и "упрощенной форме" - от левого поля. Характер и содержание заключения, как и обращения, зависит от уровня (близости) отношений между автором и адресатом. Заключение начинается с заглавной буквы и не должно содержать никаких сокращений. Оно не должно присоединяться к последнему предложению текста. Например: С уважением, С надеждой на плодотворное сотрудничество и т.п.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
3. Область подписи.
Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Она ставится через 4-6 интервалов ниже заключения. Эти данные печатаются на одной или двух строках. Если же они напечатаны в шапке-заголовке листа, то их указывать в конце письма не следует. Должность (занимаемый пост) и ученая степень при переписке на английском языке указываются после имени.
4. Дополнительные части письма. Хотя они и не являются обязательными элементами делового письма, однако могут вводиться в него, если требуется обратить на них внимание. Эти дополнительные элементы письма включают: инициалы исполнителя (машинистки), информацию о вложениях в письмо (отметка о наличии приложений) и постскриптум (postscript).
Фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны, на несколько строк ниже подписи.
Информация о вложениях (отметка о наличии приложений). Этот реквизит размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзацного отступа, например: Приложение: на 10 л. В 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.
Постскриптум (приписка). Пользоваться постскриптумом надо осторожно, так как его наличие может указывать на забывчивость автора (т.е. добавки тогда, когда письмо уже было напечатано). Постскриптум пишется ниже информации о вложениях (примерно через четыре интервала) и ему предшествует сокращение заглавными буквами P.S.