Третий этап: План фандрейзинга (fr)

Для составления плана фандрейзинга проведите ряд подготовительных действий.

1.Определите лиц, которые могут помочь при осуществлении проекта финансовыми, материальными и трудовыми средствами. Прежде всего, изучите рынок «доноров» региона, собственного города, района. Проанализируйте потенциальных «доноров» по следующим критериям:

– популярность компании и доля на рынке производимых товаров и услуг;

– степень стабильности их финансового положения на рынке;

• «донорская» активность, то есть на сколько активно компания ранее поддерживала культурные проекты и каков формат (статус, размах) поддерживаемых ею проектов;

– средний размер вложений компании в предыдущие проекты (это можно узнать, проанализировав культурные проекты, прошедшие при спонсорском участии выбранной компании, по материалам прессы и рекламе);

– цели, которые преследует выбранная компания, выступая спонсором различных проектов (создание определенного имиджа, выход на дополнительные сегменты рынка и т.п.).

2. Составьте базу данных выбранных потенциальных инвесторов (фондов, корпораций, фирм, конкретных лиц, учреждений и т.п.), дайте точное название фирмы, адрес, телефон, факс, фамилии и имена руководителей и лиц, отвечающих за связи с общественностью).

3. Продумайте стратегию работы с возможными спонсорами проекта.

4. Проведите подготовительную работу: начните «окучивание» потенциальных спонсоров, составьте список (таблицу) возможных финансовых поступлений с указанием необходимых сумм и сроков их поступления.

5. Разработайте формы документов для взаимоотношений со спонсорами: письма-просьбы, планы переговоров, протоколы о намерениях, проекты договоров о сотрудничестве, бартерные договоры и т.п.

Отношения со спонсорами желательно строить следующим образом:

– Письменное обращение. Оно должно содержать лаконичное описание проекта, краткое резюме (какие проекты уже были реализованы, отзывы, перечисление бывших спонсоров), точную формулировку просьбы, а также выгоды, которые получит спонсор в случае помощи по данному проекту;

– Телефонный контакт. Цель телефонного обращения в фирму-спонсор – добиться аудиенции. Задача – уточнить, есть ли ответ на отправленное письменное обращение. Если ответ отрицательный, стоит отложить работу с данным спонсором до следующего проекта, но ни в коем случае не забывать о нем. Если же ответ положительный или нейтральный, необходимо деликатно настаивать на встрече, аргументируя ее предоставлением всех необходимых материалов, подсчетов и рекомендаций;

– Личная встреча. При личной встрече необходимо предоставить спонсору исчерпывающую информацию о фирме-организаторе и о самом проекте. Разумнее всего оформить ее в виде пакета, в котором содержится: описание проекта, все разрешающие его проведение документы ( распоряжения администрации региона, города, района и пр.), информация об организаторах с подробным описанием всех ранее осуществленных ими проектов, перечень постоянных спонсоров, материалы, схемы, фотографии рекламы настоящего проекта, список предоставляемых услуг за спонсорскую помощь. Список услуг – это: а) перечень рекламоносителей с указанием сроков рекламной кампании, размеров рекламных площадей, количеством трансляций на теле- и радиоканалах, с описанием эксклюзивных рекламных носителей, б) предоставление VIР-приглашений на закрытые банкеты по случаю завершения проекта, в) дипломы и знаки отличия для спонсоров.

6. Точно определите сроки фандрейзинговой кампании. Составьте список получения спонсорской помощи, определите даты ее поступления. Это необходимо для того, чтобы разработать план выплат подрядчикам за работу по реализации проекта.

7. Заранее продумайте формы благодарности за участие и помощь в проекте. Обязательно подготовьте для спонсора полный отчет по итогам рекламной кампании и самого проекта. Отчет должен содержать: пресс-клиппинг (подшивка всех статей, заметок, объявлений и модулей в печатных СМИ), фото- и, желательно, видеоматериалы о проведении проекта с акцентами на местах размещения баннерной рекламы, афиш и плакатов с логотипами спонсоров, копия видео- и радиоролика с упоминанием спонсора, график трансляций роликов на теле- и радиоканалах, видеофильм о финальном банкете.