Второй этап: Организационный план проекта

Для составления организационного (координационного) плана деятельности руководителей, непосредственных участников и партнеров проекта могут быть использованы специальные методики и технологии. Перед тем как составить организационный план, необходимо подготовить справочный материал с полной характеристикой мест реализации проекта (помещения, площадки, действующей организации, специально созданного строения и т.п.). Здесь же нужно составить список требований, предъявляемых к местам проведения мероприятий проекта. Обратить внимание на состояние этих и окружающих мест. Привести список необходимого оборудования.

Для составления организационного плана можно использовать матричный или сетевой метод планирования.

Матричный метод заключается в построении таблицы (матрицы), в которой весь перечень работ по реализации проекта увязывается со сроками и видами работ и исполнителями. В клеточках матрицы указывается, что должно делать конкретное подразделение (или сотрудник) по реализации проекта и в какие сроки. Вот пример такой матрицы, отражающей точные сроки реализации проекта от начала подготовительного этапа до его завершения.

Поэтапное Действие Реализации Проекта	Даты									Ответственные исполнители ФИО
	25	26	27	28	29	30	1	2	3
1. Подготовка юридических документов (договоров, протоко­лов о намерениях)	Составление договора	Подписание договора	Открытие счета в банке							Руководитель проекта, юрист проекта, главный бухгалтер проекта
2.Представление предварительной сметы
3.Обсуждение сценария, его экспертиза и утверждение
4.Согласование с участниками
5.Согласование с участниками
6.PR кампания
7.FR кампания
8.Начало репетиций церемонии открытия
9. И т.д.

Эффективные результаты при разработке организационного плана дает и технология сетевого планирования, которая упорядочивает все работы по проекту в зависимости от их последовательности и длительности. Расчет критического пути как наглядный график дает возможность менеджеру рационально распределять сотрудников для выполнения проектных работ, учитывая временные резервы на всех этапах выполнения организационного плана.

При составлении организационного плана отдельным пунктом надо сформулировать объективные и субъективные ограничения, которые могут впрямую и косвенно влиять на сроки разработки и реализации проекта (погода, отсутствие необходимых участников, сезон работы населения на дачных участках и т.п.).

В организационный план необходимо включить специальное приложение, в котором разработан кадровый (трудовой) план. В нем надо определить необходимое количество сотрудников и описать методы и пути их нахождения. Работа с персоналом, его подбор, расстановка, делегирование полномочий, мотивация очень важны, так как именно люди – основной ресурс проекта, от их профессионализма зависит и организационный процесс, и результат проекта. Для работы с сотрудниками можно использовать рекомендации теорииуправления персоналом. Необходимо составить список всех участников проекта (имеющихся и требуемых), определить их назначение (роль), функции (виды работ), связав со сроками начала и завершения всех этапов процесса подготовки и реализации проекта.