II. Оперативное хранение документов

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации.

Средства для долговременного хранения документов имеют определенное

сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о

техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного

подразделения).

Для средств оперативного хранения документов характерны такие

особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими,

оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно

небольшого габарита и массы.

Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении,

выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте

работников управленческого труда или в непосредственной близости от них.

Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном

порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты,

картотеки настольные и другие.

Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов

отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные

лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю

рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости,

вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются

также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые

предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах

предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых

меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок

с документами.

Наиболее эффективна для делопроизводственных операций

механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой

хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче

документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу.

Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся

документов и частотой обращения к ним.

III. Cовременные средства оперативного хранения документов

Хранение документов на ВЦ осуществляется в соответствии с

методическими указаниями. Порядок хранения документов на машинных носителях

(РД 50-524-84).

Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов

(лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов на

ВЦ в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она

принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы,

аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает

на архивное хранение.

На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные

по его эксплуатации и следующие основные показатели: код по ОХДХ;

регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок

хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.

Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки,

карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по

актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

Заключение

Таким образом, в заключении данной работы можно сделать следующие

выводы.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом,

который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если

документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для

долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно

применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств

оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся

документов и частотой обращения к н им на основе заключений экспертизы

ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует

отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения

эффективности работы документационной службы предприятия в целом и

оперативности средств оперативного хранения документов.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство (требования к документообороту фирмы н а

основе ГОСТов РФ). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1994. –192с.

2. Делопроизводство и основные требования к документам. М.: Юридический

колледж МГУ, 1994. –850с.

3. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т.

Лихачев и др. – М.: Экономика, 1991. – 271с.

понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

РЕШЕНИЯ:

Для изучения основных правовых актов и нормативных документов, регламентирующих процесс хранения документов, можно использовать:

• информационные продукты:

  • "Информационно-справочную систему архивной отрасли" (ИССАО) – официальную базу данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.), содержащую правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу;

  • "Информационную систему архивистов России" (ИСАР) – приложение к ИССАО;

• раздел сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА" "Нормативные документы по делопроизводству", содержащему основные документы.

***

Для изучения основ по организации хранения документов можно применять учебный курс "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей", созданный на основе книги Кузнецовой Т.В. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" и содержащий следующие темы: