Робота з базою даних
В документи Word можна вставляти бази даних реляційного типа (різних форматів) у вигляді стандартних таблиць. Можна виконувати:
Відбір записів за певним критерієм;
Встановлювати склад полів;
Сортувати записи таблиці;
Підтримка зв’язку з базою даних забезпечує автоматичне оновлення таблиць текстових документів, які створені на основі баз даних
В одному текстовому документі об’єднувати різнорідні дані різних форматів, при наявності санкціонованого доступа до кожного джерела.
Всі дії з базами даних виконують за допомогою панелі інструментів Базы данных, (Вид, Панели инструментов).
Для того,щоб вставити табличні дані із існуючої бази даних, яка створена у іншому додатку, наприклад, у СУБД Access, спочатку базу даних відкривають за допомогою команди Вставить базу данных, натискання на одноіменну кнопку на панелі інструментів викликає вікно Базы данных.
У вказаному вікні активною є лише кнопка Получить данные…, при натисканні на яку з’являється вікно Открыть источник данных. Для відкриття джерела даних необхідно у вказаному вікні виконати:
Активізувати прапорець Выбрать способ, (див. 12.1);
Обрати тип файла джерела;
Відкрити папку та віднайти потрібний файл-джерело;
Натиснути кнопку Открыть;
У наступному вікні обрати метод перетворення даних джерела (див.12.1);
Натиснути <OK>.
Програма повертає користувача у вікно Базы данных, у якому з’явиться повне ім’я файла джерела даних та активізуються розділи Настройка данных та Вставить данные в документ.
Зазначимо, що послідовність робіт з підготовкою джерела даних співпадає з порядком розміщення (зверху до низу) розділів у вікні Базы данных. Якщо обробка записів джерела не потрібна то переходятьдо розділу Вставить данные в документ.
Розділ Настройка данных має дві кнопки: Отбор записей… та Автоформатирование.
Кнопка Отбор записей…викликає вікно, яке має три вкладки:
Отбор записей – дозволяє вказати умови відбору записів із джерела, якщо вказати критерії вибору за значеннями полів. Умови вибору об'єдніютьсялогічними И або ИЛИ. Можна задати до 6 умов вибору для формування критерія відбору даних із джерела.
Сортировка записей –. Дозволяє вказати до трьох ключів сортування.
Выбор полей –Дозволяє відібрати поля, значення яких необхідно вказати у документі Word у вказанійпослідовності.
Розділ Вставить данные в документ включає кнопки Вставить данные …і дозволяє вставити або усі записи або вказаний блок записів. Важливо для подальшої роботи вказати, вказати вставку даних увигляді полів. Це дозволяє здійснювати автоматичне оновлення даних у текстовому документі при зміні даних у джерелі. Оновлення відбувається при натисканні клавіші <F9>, виконанні команди контексного менючи натиснанні відповідної кнопки на панелі інструментів. Базы данных.
База даних у текстовий документ може бути вставлена як поле Word DATABASE .
Формат поля
{ DATABASE [Ключи ] }
Поле Word DATABASE вставляє результат виконання заапита до бази даних із Word.
Якщо число стовбчиків перевищує 31, результат виконання запита оформлюється в вигляді стовбчиків, розділених символами табуляції. Поле Word DATABASE вміщує всі відомості, необхідні для підключення до бази даних та виконання запита SQL. Для повторного виконання запита слід оновити це поле.
Поле DATABASE вставлється кнопкою Вставить базу данных з панелі інструментів Базы данных.
Поле DATABASE має ключі, вказані нижче:
\d "ИмяФайла " визначає Ім’я файла бази даних та шлях до нього. Використовується для усіх запитів до баз даних, окрім запитів до баз даних SQL при способі перетворення джерела ODBC.
Для запису шляху використовують подвійні обернені похилі. Ім’я файла вказується у подвійних кавичках, наприклад:"C:\\Data\\Sales94.mdb".
\h заголовки стовпців таблиці Word співпадають з іменами полів джерела.
\f "Номер " Вказує номер першого запису даних, яку належить вставити, наприклад \t "25".
\t "Номер " Вказує номер останнього запису даних, яку належить вставити, наприклад \t "125".
\s "SQL " Інструкції SQL. Необхідно вставити обернену похилу (\) перед кожною кавичкою в інструкції. Наприклад, інструкції для бази даних Microsoft Access можуть виглядати так:
"select * from \"Customer List\"".
\b "Сумма" Вказує, які атрибути формата, заданного за допомогою ключа \l, належить застосувати до таблиці. Якщо цей ключ не використовується, то, , Word вставить неформатовану таблицю
\l "Формат " Застосовує формат з діалогового вікна Автоформат таблиці (меню Таблица) до результату виконання запита до бази даних. Значення ключа відповідає формату, обраному в цьому вікні..
Якщо ключ \l порожній, значення ключа \b має дорівнювати 16 (Автоподбор). Значення ключа \b є сумою перерахованих нижче значень, вказаних у форматі як
Значення |
Елемент формата0 |
1 Границы
2 Заливка
4 Шрифт
8 Цвет
16 Автоподбор
32 Строк заголовка
64 Последней строки
128 Первого столбца