Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Ярославский государственный Университет им. П.Г. Демидова

Кафедра экономического анализа и информатики

Серебренникова Татьяна Федоровна

Основные понятия экономической информатики

(Часть 1)

Ярославль 1999

Рецензенты: кафедра

В.Г. Ухтомский, канд.тех. наук, доцент

Серебренникова Т.Ф.

Основные понятия экономической информатики./Яросл. гос. Ун-т. 1999.46с.

Учебное пособие по курсу "Информатика" состоит из двух разделов: "Основные понятия экономической информатики" и "Программное обеспечение ПЭВМ". Изучение этих разделов предусмотрено программой дисциплины "Информатика".

Предназначено для студентов всех форм обучения (дневной, вечерней, на базе среднего специального и высшего образования, а также экстерната).

Ярославский государственный университет, 1999

Серебренникова Т.Ф.

Основные понятия экономической информатики

Накопление человечеством опыта и знаний при освоении природы совмещалось с освоением информации. Развитые страны в настоящее время переживают информационно-компьютерную революцию. Социальный прогресс связан с интенсивным накоплением интеллектуального потенциала-информации . Обеспечение информацией столь же необходимо для различных видов человеческой деятельности как и обеспечение энергетическими материальными и кадровыми ресурсами. Более того информация становится приоритетным ресурсом развития и в сфере производства и в сфере обращения обмена деятельность и информационная индустрия выступают доминирующими факторами общественного прогресса и становления информационной цивилизации.

Проблема информации является общенаучной, а категория информации плодотворно используется при исследовании информационного аспекта природы общества и познания. Понятие “информация” из обыденного представления как “сведения” характерного первоначально для социально-гуманитарных наук получило существенное развитие в сфере технических естественных и социально-экономических наук, вышло за рамки специальных областей знания, в том числе и информатики , превратилась в общенаучную категорию, и становится одним из фундаментальных понятий науки, компьютерной индустрии информации, информационной картой мира. Основное содержание информационного подхода заключается в выделении и исследовании именно информационного аспекта явлений природной социальной деятельности, органически дополняющего собой вещественный и энергетические аспекты. По мнению основоположника кибернетики Н. Винера информация-это не материя и не энергия. Материальные энергетические и информационные ресурсы могут быть основой и производства и обмена. Обмен совершается не только в виде обмена продуктов и услуг, но и в виде обмена знаниями, информацией . Информация, как превращенная форма знаний, может иметь потребительскую и меновую стоимость.

Информация в переводе с латинского языка означает : разъяснение, изложение чего-либо или сведения о чем-либо. В широком смысле информация-это отражение реального (материального, предметного) мира, выражаемое в виде сигналов и знаков. Информация, по Шеннону, – это снятая неопределенность. Следовательно, можно сказать, что информация - совокупность сведений, являющихся объектами хранения, передачи и преобразования. Но только таких сведений, которые уменьшают неопределенность в той области, к которой они относятся.

Хотя такое понятие как обработка информации появилось совсем недавно, обрабатывать информацию люди начали еще в древние времена.

Сначала из поколения в поколение информация передавалась устно. Это были сведения о профессиональных навыках, например о приемах охоты, способах земледелия и т.д. Затем информацию стали фиксировать в виде графических образов окружающего мира (наскальные рисунки, изображающие животных, растения, появились примерно 30 тыс. лет назад). К более современному способу фиксирования информации относится письменность . Люди записывали расчеты с покупателями, затем появилось “слово”. На чем только они не писали ! В Индии - на пальмовых листьях, в Вавилоне - на глиняных плитках, на Руси пользовались берестой. Следовательно, письменность - это новый шаг в области хранения и передачи информации. Появление письменности позволило реализовать полный набор процессов циркуляции и переработки информации, ее сбор, передачу, хранение. Однако первым революционным явлением в этой сфере стало изобретение печатного станка, благодаря которому появились книги и, таким образом, стало возможным тиражирование профессиональных знаний, зафиксированных на материальных носителях. Это послужило мощным стимулом для увеличения грамотности населения, развития образования, науки, производства.

Сегодня потоки книг, сливаясь с потоками технической документации и многотомной справочной литературой, образуют океаны информации. Эту информацию необходимо хранить и передавать потребителю. Хранение книг требует громадных знаний и специальных условий, а их доставка потребителю связана с дорогостоящим размножением и объемными транспортными перевозками. Как носитель информации книга сегодня уже отстает от стремительного продвижения человечества по пути освоения природы. Целенаправленное преобразование информации осуществлялось до недавнего времени исключительно человеком. Развитие науки, образования обусловило быстрый рост объема информации, знаний человека. Если в начале прошлого века общая сумма человеческих знаний удваивалась приблизительно каждые пятьдесят лет, то в последующие годы -каждые пять лет. Это все способствовало появлению второго революционного изобретения 20 века - электронных вычислительных машин(ЭВМ ). ЭВМ является носителем информации и средством доставки ее потребителю. По словам В.М. Глушкова “... электронные вычислительные машины будут кладовыми не только технических и научных знаний человечества, но и всего , что было создано им за многие века своего существования; они станут огромной и вечной памятью его”.

Для целенаправленного использования информации ее необходимо собирать, преобразовывать, передавать, накапливать и систематизировать. Все эти процессы , связанные с определенными операциями над информацией , будем называть информационными процессами. Деятельность человека, связанную с процессами получения, преобразования, накопления и передачи информации, называют информационной деятельностью. Информация, отражающая научные идеи, организационные и технические решения, новые технологии, представляют собой информационные ресурсы. Сегодня информационные ресурсы играют определенную роль : их уровень является основным показателем уровня развития любой страны. В ходе современной научно-технической революции общество вступило в полосу всеохватывающей автоматизации.

Технической основой современной автоматизации выступают ЭВМ , а связующим звеном информатика. В Великобритании эту науку называют computer sience (наука о вычислительной технике ). Во Франции она получила другое название - informatique ( информатика ). Оттуда это название пришло в Россию, а также некоторые другие страны Восточной Европы.

Страна развивается, и с каждым годом растет число и сложность задач, которые приходится решать органами планирования и управления. Говоря языком информатики , растет интенсивность информационных потоков. Возрастает и цена ошибок, промахов, просчетов того, что возникает из-за отсутствия оптимального управления.

Из всего сказанного вытекает следующее : автоматизация управленческих процессов на базе средств информатики - один из самых актуальнейших вопросов. Информатика позволяет связать общественные интересы с научным подходом к выработки управляющих решений и с вычислительной современной техникой. Действенность управления зависит от степени его автоматизации . Управление - это прежде всего информационный процесс. Информация - форма связи между управляемыми и управляющими объектами. Поэтому управление можно разложить на следующие составляющие:

• выработка управляющим органом управляющей информации, соответствующей цели управления;

• передача управляющей информации объекту управления;

• корректировка или выработка новой управляющей информации с целью оптимизации функционирования объекта управления.

Управление- целенаправленный процесс, т.е. команды отдаются не случайным образом, а с вполне определенной целью. В простейшем случае цель может быть достигнута после выполнения одной команды. Для достижения более сложной цели бывает необходимо выполнить последовательность команд. Последовательность команд, приводящая к заранее поставленной цели, называется алгоритмом. Управляющий объект не только отдает команды , но и принимает информацию от объекта управления о его состоянии. Этот процесс называется обратной связью. Обратная связь- это процесс передачи информации о состоянии объекта.

Системы управления с обратной связью называются замкнутыми системами управления а системы управления , не имеющие корректирующей обратной связи, - разомкнутыми. При наличии обратной связи алгоритмы управления могут иметь сложную структуру , содержащую альтернативные команды (ветвления) и повторяющиеся команды (циклы) . Системы, в которых роль управления поручается компьютеру , называются автоматическими системами с программным управлением. Для функционирования такой системы , между ЭВМ и объектом управления должна быть заложена программа управления. Поэтому такой способ управления называется программным управлением. Отсюда можно сделать выводы, что с позиции информатики:

• управление есть информационное взаимодействие между объектом управление и управляющей системой;

• управляющая информация передается по линии прямой связи в виде команд управления;

• по линии обратной связи передается информация о состоянии объекта управления;

• последовательность управляющих команд определяется алгоритмом управления;

• без учета обратной связи алгоритм может быть только линейным , при наличии обратной связи алгоритм может иметь сложную структуру , содержащую ветвления и циклы. По такой схеме информатика описывает управление в технической системе, в человеческом обществе.

В зависимости от объекта использования информация бывает различных видов. Одним из них является экономическая информация Экономическая информация возникает в процессе производственно хозяйственной деятельности. Она обслуживает процессы общественного производства, распределения, обмена и потребления материальных благ.

Экономическая информация имеет следующие особенности :

• .отражает все стороны деятельности предприятия или организации через систему натуральных, стоимостных и других показателей, обязательно содержит количественные данные ;

• в основной массе дискретна, так как отражается на тех или иных материальных носителях в виде первичных и сводных документов (для повышения достоверности передача и обработка ведется лишь юридически оформленной информации, то есть при наличии подписи на традиционных или электронных документах.) и представляется в виде конечных результатов;

• является цифровой и алфавитно-цифровой (буквы, цифры, специальные условные обозначения) ;

• имеет линейную форму (записывается построчно);

• характеризуется большой массовостью, сравнительно несложной структурой вывода обобщенных показателей и необходимостью проведения различной многократной группировки и выборки.

Наиболее важными требованиями, предъявляемыми к экономической информации, являются: оперативность, достоверность, ценность, точность, корректность , устойчивость, достаточность.

Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Достоверность определяется свойством информации отражать реально существующие объекты с необходимой точностью., то есть отображаемое информацией значение параметра может отличаться от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности.

Ценность ( или полезность ) информации проявляется в том случае , если она способствует достижению стоящей перед потребителем цели. Следует иметь в виду, что одна и та же информация имеет разную ценность для разных потребителей, т. е. это свойство относительное.

Точность определяет допустимый уровень искажения как исходной, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы.

Корректность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точности.

Достаточность ( полнота) информации означает, что она содержит минимально необходимый объем сведений для принятия правильного решения. Неполная информация снижает эффективность принимаемых пользователем решений. Избыточная обычно снижает оперативность и затрудняет принятие решения, но зато делает информацию более устойчивой.

Минимальное сообщение, которое отражает какую-либо характеристику объекта процесса, называется показателем.

Показатель - единица экономической информации, имеющая конкретное смысловое и экономическое содержание , способная к документированию.

Показатель - качественно определенная величина, дающая количественную характеристику отображаемому объекту ( явлению, процессу ), имеющая экономический смысл. Показатель является информационной совокупностью, достаточной для образования самостоятельного сообщения или формирования документа. Показатель образуется из одного реквизита - основания и одного или нескольких реквизитов - признаков.

Реквизит - минимальная единица измерения экономической информации ( реквизит - слово, элемент данных, атрибут и т.д. ). Реквизиты- совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие которых лишает сделку или документ юридической силы; обязательные данные, предусмотренные действующими правилами или законами для документов, без которых документы не могут служить основанием для современных операций. Реквизит - информационная совокупность, неделимая далее на более мелкие единицы.

Реквизит - основание отражает количественную, а реквизиты – признаки качественные характеристики предмета или явления. Чем большее число признаков дополняют реквизит - основание тем полнее сведения о данном объекте. (Например : “25 литров молока”, “25” - реквизит-основание, “л” и “молоко” - реквизиты-признаки ; вместе образуют экономический показатель).В любом документе каждый реквизит, помимо его значения , имеет наименование. Без наименования реквизита нельзя было бы судить, какую качественную сущность он характеризует. Умение определить количество и состав реквизитов в документе позволяет оценить уровень его информативности, рассчитать при необходимости объемы информации. Зная максимальную разрядность каждого реквизита, можно определить объем информации в документе; зная число таких документов, легко рассчитать общий объем информации. Наряду с этими показателями часто используется такое понятие как “данные”.

Данные - это отдельные поименованные элементы показателя. Данные в отличие от информации пассивны : их можно использовать каким-либо образом или вообще не использовать ; обрабатывать или передавать различным приемникам вне зависимости от полезности этих действий. Данные представляют собой лишенные определенной структуры сведения о событиях. Данные - это информация, проставленная в формализованном виде, позволяющем осуществлять ее переработку с помощью технических средств. Данные записываются на материальном носителе и являются сырьем для машинной обработки. Информация - это отобранные данные. Отбор данных и организация их обработки основывается на нуждах пользователя, конкретных задачах. Данные превращаются в информацию тогда, когда представляют собой новые и нужные пользователю сведения. Данные, полученные после машинной обработки, приобретают экономический смысл, снова становятся информацией и используются для формирования управляющих решений. Экономическая информация циркулирует в сфере материального производства, в непроизводственной сфере, в отраслях государственного управления, общественных организациях. Посредством экономической информации отражается направление и развитие народного хозяйства, взаимосвязь между его звеньями. Таким образом, определяя соотношение между понятиями “информация” и “данные”, мы связали информацию с содержанием сведений об объектах реального мира , а данные - с формой представления этих сведений в процессе их хранения и переработки.

Совокупность сведений, необходимых для осуществления управления деятельностью организации, представляет собой информационную базу управления . Важнейшими требованиями к информационной базе являются :

полнота- наличие всех необходимых сведений для осуществления процессов эффективного управления ;

достоверность - правильное (адекватное) отражение реальных событий и процессов;

своевременность получения сведений.

Информацию, циркулирующую в любом экономическом объекте, можно рассматривать с разных точек зрения, в зависимости от целей ее анализа. К наиболее общим направлениям классификации относится ее деление по

• месту возникновения

• функциям управления

• степени использования

• временному периоду возникновения

• способу представления данных

• стабильности и др.

Классификация экономической информации позволяет заведомо выделить определенные группы данных, применительно к которым проводится изучение информационных потоков.

По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на входящую, исходящую, внутреннюю и внешнюю.

Информацию, поступающую в информационную систему, называют входящей. Информационная система, обрабатывая данные, получает новую результирующую информацию. Информация передаваемая за пределы информационной системы, называется исходящей. Если сведения поступают в информационную систему от объекта управления, то такая информация будет входящей внутренней, а если из внешнего мира, то входящей внешней. Если внутри экономического объекта, то исходящей внутренней, а вне - исходящей внешней.

По функциям управления информация может подразделяться на учетную, плановую, нормативную, директивную, статистическую и др.

При этом информацию, характеризующую уже свершившиеся события, явления, хозяйственные процессы принято называть учетной ( до 50% ), а информацию отражающую явления и события, которые должны произойти в предстоящем периоде - плановой .

Директивная информация содержит основные технико-экономические и плановые задания, поступающие от вышестоящих органов управления ( в общем объеме информации удельный вес < 1 % )

Статистическая информация отражает процессы и явления, происходящие в хозяйственной деятельности предприятий, организаций, отраслей народного хозяйства и в целом в общественной и экономической жизни страны.

Маркетинговая информация отражает сведения о ситуации на рынке ( информация о движении товаров, ассортименте, поставках, запасах.).

По стадия образования информация подразделяется на первичную и вторичную ( производственную ). Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени. Вторичная информация получается в результате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накапливаемые данные, используемые при дальнейшем решении различных технико-экономических задач. Результатная информация, получаемая в процессе обработки первичной и промежуточной информации, используется для управления работой объекта и принятия решений.

Степень использования информации определяется различными соотношениями. Например : отношениями объема первичной информации к объему вторичной информации , объема первичной информации к результатной , объема первичной информации к промежуточной.

K=V_пер/V_втор ; K=V_пер/V_рез ; K=V_пер/V_пром ;

Эти коэффициенты используются при проектировании машинной обработки экономической информации.

По временному периоду возникновения информация подразделяется на периодическую и непериодическую. В периодической выделяют долгосрочную - с длиной временного интервала более года (подсистемы снабжения, сбыта), текущую - от одного месяца до одного года (технико-экономическое планирование предприятия) и оперативную - от часа до одного месяца ( управление технологическими агрегатами и оперативное управление участками). Информационные сообщения, получаемые в ритме работы объекта, принято называть сообщениями в реальном масштабе времени.

По способу представления данных информация подразделяется на текстовую (алфавитную, цифровую и алфавитно-цифровую) и графическую.

По стабильности информация подразделяется на переменную и условно-переменную, которую для краткости называют постоянной. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственных актов и событий. Переменная информация для каждого фиксированного случая может изменяться как по значениям реквизитов-признаков, так и по величине реквизитов-оснований. Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода времени и многократно используется при обработке переменной информации. Одним из важнейших коэффициентов, характеризующих постоянство информации, является коэффициент стабильности, который определяется отношением количества позиций, не изменяющихся в течение квартала, года, к общему количеству позиций этой номенклатуры на начало квартала, года. Коэффициент стабильности рассчитывается по формуле :

K_ст=Н/П,

где Н- количество неизменяемых позиций номенклатуры

П- общее количество позиций номенклатуры на начало квартала, года

Например, если П=1000, количество изменяемых позиций - 150, то Н=850. Тогда

К_ст =850/1000 = 0.85

Информация считается постоянной, если К_ст> 0.8 На практике массивы постоянной информации включают многократно используемую при решении задач информацию с К_ст > 0.6 Большую часть условно-постоянной информации при использовании ВТ рекомендуется хранить на машинных носителях. При этом отпадает необходимость включать эти реквизиты в состав показателей первичного документа, за счет чего можно значительно упростить их формы, сократить трудоемкость заполнения.