12. Использование команды итоги для организации списков.

Для того, чтобы иметь возможность автоматически подводить общие и промежуточные итоги, данные в таблице должны быть организованны в виде списка или бд. Если данные в таблице организованны неправильно, то эксель может не понять структуру таблицы и не выполнить операцию – подведение итогов. Перед вычислением общих и промежуточных итогов следует выполнить сортировку по ем столбцам, по которым будут подводиться итоги. Для того, чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в 1 группу. при подведении итогов эксель автоматически создает формулу, добавляет строку или строки для записи промежуточных итогов и подставляет адреса ячеек данных. Для одной и той же группы данных можно одновременно вычислять промежуточные итоги с помощью нескольких функций, а так же вычислять вложенные или многоуровневые итоги. Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении детальных данных.

13. Структурирование таблиц.

При работе с большими таблицами, часто приходиться временно закрывать или открывать сложенные друг в друга части таблицы, на разные иерархических уровнях. Для этих целей выполняется структурирование таблиц – группирование строк и столбцов. Прежде чем структурировать таблицу необходимо произвести сортировку записей, тем самым косвенно выделяя необходимые группы. Существует 3 способа: 1) Предварительно выделяется область – смежные строки или столбцы. Затем данные – группа и структура – группировать (максимальное число уровней 8) Чтобы отменить одну структурную компоненту - выделяем область и нажимаем (данные - структура – разгруппировать).

2)Автоструктурирование. выполняется для таблиц, содержащих формулы, которые ссылаются на ячейки, которые расположены выше и/или левее результирующих ячеек, образуя с ними смежную сплошную область.

(данные группа и структура создать структуру)

3)Структурирование таблицы с автоматическим подведением итогов.

14. Консолидация данных в Excel.

При консолидации данных над значениями, расположенных в разных областях могут быть выполнены тоже операции, что и при автоматическом подведении итогов. Например: Вычисление суммы, произведения, мин и мах и среднего значения. Источники консолидируемых данных могут находиться на одном или нескольких рабочих листах в разных рабочих книгах или даже в разных местах диска. Консолидация – агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях –источниках. Результат консолидации, находится в области назначения. Таблица консолидации создается путем применения функции обработки и исход. значениям. В консолидации могут участвовать до 255 областей источников.

Варианты консолидации данных ( всего их 5)

1)с помощь формул, где используются ссылки

Использованные в них ссылки могут иметь различное представление, в зависимости от взаимного расположения областей источника и области назначения. Все области будут: на 1-м листе, области на разных листах, в различных книгах, на разных листах.

2)по расположению данных для одинаково организованных областей – источников (фиксированное расположение)

Все источники имеют одинаковое расположение данных. Данные имеют одинаковую структуру (фиксированное расположение ячеек) и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки по их расположению. Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения.

3)по категориям для различающихся о своей структуре областей данных

Эксель автоматически переносит имена в область назначения (где курсор). Ссылки могут иметь любую форму: ссылки на ячейки (источник и назначение на 1 листе), ссылки на лист и ячейки ( источник и назначение на различных листах), ссылки на книгу, лист и ячейки ( источник и назначение в различных книгах), полный путь и все ссылки ( источник и назначение в различных местах диска), имя поименованной области ( область источника поименована)

4)с помощью сводных таблиц

5)консолидация внешних данных

Обзор файл – области источники и добавляем этот файл к списку. Добавл. ссылка на ячейку или блок ссылок. Галочку на создавать связи с исходными данными ( но так нельзя корректировать)

15. Фильтрация (выборка) данных.

Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию или условию.

16. Автофильтр.

2003: данные фильтр автофильтр (расширенный). Команда (стрелочка вверх) для каждого столбца строит список значений, которые используются для задания условий фильтрации. В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав на которую можно ознакомиться с критериями списка. Можно задать условия для нескольких столбцов независимо друг от друга. Все остальные записи, не прошедшие фильтрацию будут скрыты. Отмена результата - повторное нажатие (данные - фильтр - автофильтр)

17. Расширенный фильтр.

2003: данные – фильтр – расширенный фильтр

2007: данные - сортировка – фильтр (дополнительно)

Данная команда обеспечивает использование 2 типов критериев для фильтрации записей списка: 1) критериев сравнения 2) вычисляемый крит.

Критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах и его называют множественным критерием. Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации спец. блока или же области для задания сложных поисковых условий, которые называются – область критериев ( диапазон условий).

Технология использования расширенного фильтра (2 этапа) – 1) формирование области критериев поиска 2) фильтрация записей списка

Область критериев содержит строку имен и столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий рекомендуется скопировать 1 строку с именам полей из области списка в область где будет формироваться критерий. Ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить. Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:

1)состав столбцов области критериев определяется столбцами по которым задаются условия фильтрации записей 2)имена записей столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка

3) ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа: точное значение, значение формированное с помощью операции отношения, шаблона значений, которые включают символы (*,и,или,?)

18. Фильтрация с помощью формы данных.

Фильтрация с помощью формы данных эксель позволяет работать с отдельными записями списка с помощью экранной формы. Основные операции обработки записей списка: последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых и удаление следующих записей списка.

Форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором отражается 1 строка или запись таблицы. В окне формы можно отобразить одновременно до 32 полей ( столбцов) таблицы. С помощью управляющих кнопок в окне формы данных можно выполнять следующие операции: добавлять новые записи, вводить новые данные и редактировать следующие записи, удалять ненужные строки, просматривать записи, искать нужные записи по задаваемым в окне формы условиям (критериям)