Аннотация. Данные методические указания предназначены для освоения студентами основ курса «Делопроизводство». Практические занятия охватывают основные работы по созданию и оформлению управленческих документов, их исполнению, учету, хранению и подготовке к сдаче в архив. Рассматриваются законодательные акты и нормативно-технические документы, действующие в области документационного обеспечения управления.

Введение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из использованных документов, хранению и кое использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «Делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Такое определение точно отображает весь комплекс работ с документами в организации.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами. Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

В разных организациях состав и количество создаваемых документов различен. Комплект документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

- объемом и характером компетенции учреждения;

- объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России. Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Практическое занятие 1

Закон об информации

Цель: изучить положения Федерального закона Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ).

Краткие теоретические сведения

В настоящее время поток информации в обществе постоянно увеличивается. Информация пронизывает всю деятельность организации, влияет на ее функционирование и достижение результатов.

Для того чтобы передать смысл и последовательность действий, информацию необходимо документировать. Документ¹ выступает материальным носителем информации. С 1995 г. в нашей стране действует закон «Об информации, информатизации и защите информации». В нем устанавливаются правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации. Данный закон определяет документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с определенными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, ведение многих документов установлено законами. Документы обеспечивают взаимодействие структурных частей организации и отдельных сотрудников, они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Документ призван не только зафиксировать информацию, но и придать ей юридическую силу, т.е. документ может служить доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для всех участников управленческих действий, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность (или воздерживаются от нее).

Информационные ресурсы могут представлять собой как отдельные документы, так и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др.). Информационные ресурсы наряду с другими ресурсами России защищаются законом, они являются товаром и могут находиться в собственности граждан (организаций, государства). Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством РФ. Государственные информационные ресурсы РФ являются открытыми и общедоступными (за исключением информации с ограниченным доступом).

Систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности организации во многом определяет непрерывность и устойчивость ее развития.

В соответствии с законом «Об информации…» не допускаются сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни граждан, а также информации, нарушающей личную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров и т.п., без их согласия, кроме как на основании судебного решения.

Закон устанавливает, что граждане (организации) имеют право на доступ к документированной информации о них, имеют право знать, кто и в каких целях использует эту информацию.

В целях предотвращения утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации и т.п. информация нуждается в защите.

Задание

1 Изучить понятия, используемые в законе.

2 Рассмотреть статьи закона и ответить на следующие вопросы (письменно):

- в чем различие терминов «информация» и «информационные ресурсы»

- каковы средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий

- в каких случаях информация становится документом

- в каком случае субъект становится владельцем информационных ресурсов и информационных систем

- кто является пользователем информации

- что является обязательным условием при включении информации в информационные ресурсы

- в каких случаях электронный документ приобретает юридическую силу

- в каких случаях государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц

- в каких случаях документы, принадлежащие физическим и юридическим лицам, могут включаться в состав государственных информационных ресурсов

- как подразделяются информационные ресурсы по категориям доступа

- какие документы запрещено относить к информации с ограниченным доступом

- могут ли информационные ресурсы быть товаром

- кем утверждается перечень документированной информации, предоставляемой в обязательном порядке

Практическое занятие 2