Порядок выполнения задания
1. Подготовка к работе.
Запустите программу Microsoft Access. В данных методических указаниях используется версия Microsoft Access 2007.
Создайте новую базу данных с именем СДЕЛЬНАЯ РАБОТА.
2. Создание структур таблиц.
Создайте структуру таблицы СВЕДЕНИЯ О РАБОЧИХ. Для этого на вкладке Создание выберите Конструктор таблиц;
введите следующие имена полей и соответствующие им типы данных:
поле Табельный
номер назначьте ключевым
(первичный ключ). Для этого установите
табличный курсор в это поле и либо в
контекстном меню (щелкнув правой кнопкой
мыши) выберите команду Ключевое поле,
либо на ленте нажмите клавишу
;
сохраните структуру таблицы, закрыв окно Сведения о рабочих. На экран будет выведено предложение ввести имя таблицы. Введите ее название – Сведения о рабочих.
Выполнив аналогичные действия, создайте в режиме Конструктор таблицу ТАРИФНЫЕ СТАВКИ. Назначьте поле Разряд ключевым.
И, наконец, создайте последнюю таблицу с именем ТАБЕЛЬ. Назначьте поле N п/п ключевым.
3. Связывание таблиц.
Для того, чтобы установить связи между таблицами, необходимо выполнить команду Схема данных на вкладке Работа с базами данных. Затем выделите и добавьте в схему данных все три таблицы. Для указания связи нужно с помощью мыши перетащить ключевое поле из одной таблицы в соответствующее поле другой таблицы.
Для таблиц СВЕДЕНИЯ О РАБОЧИХ и ТАБЕЛЬ установите связь один-ко-многим. Включите признак Обеспечение целостности данных. Если наложены условия целостности данных, в связанную таблицу нельзя будет добавлять записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице. И наоборот, нельзя удалить или изменить записи в главной таблице, для которых есть соответствующие в связанной таблице. Установите флажок Каскадное обновление связанных полей, тогда любое изменение значения в главной таблице (СВЕДЕНИЯ О РАБОЧИХ) приведет к автоматическому изменению соответствующих значений в связанных таблицах (ТАБЕЛЬ), поэтому целостность данных не будет нарушена.
Аналогично установите связь между таблицами ТАРИФНЫЕ СТАВКИ и СВЕДЕНИЯ О РАБОЧИХ. Закройте окно Схема данных, сохранив изменения.
Заполнение таблиц данными.
Введите данные в таблицы в соответствии с заданием. Для того чтобы перейти в режим ввода данных, достаточно дважды щелкнуть таблицу в левом списке Все таблицы.
Формирование запросов.
Перейдите на вкладку Создание и выберите в группе команд Другие Конструктор запросов. В окне Добавление таблицы выделите необходимые таблицы и нажмите кнопку Добавить. Закройте диалоговое окно. Заполните бланк запроса, перетаскивая имена необходимых полей с помощью мыши из таблиц в бланк запроса. Определите в запросе условие отбора. Просмотреть результаты запроса можно, нажав кнопку «Выполнить» с красным восклицательным знаком на вкладке Конструктор:
Запрос 1. Выдать список рабочих, работавших в марте.
Конструирование запроса.
Для данного запроса нам потребуются таблицы СВЕДЕНИЯ О РАБОЧИХ и ТАБЕЛЬ. Добавим их в бланк запроса.
Внесем в бланк (перетаскивая) поле Фамилия, имя, отчество рабочего из таблицы СВЕДЕНИЯ О РАБОЧИХ и поле Дата из таблицы ТАБЕЛЬ.
Введем в строку Условие отбора для поля Дата функцию Like *.03.*. Эта функция позволяет задать шаблон для выбора данных. В этом шаблоне символ * заменяет любое количество любых символов. Предлагаемый шаблон позволяет отобрать любые даты 03 месяца, т.е.марта.
Попробуем выполнить этот запрос. Результат этого запроса будет:
Какой здесь недостаток? В полученном списке фамилии рабочих повторяются, т.к. одни те же рабочие работали несколько дней в марте, и ФИО вывелось за каждый день. Поэтому доработаем запрос. После того, как создадите запрос, нажмите кнопку Σ (Групповые операции) на вкладке Конструктор. В бланке запроса появится строка Групповая операция. Для каждого поля в бланке запроса в этой строке выберите значение:
Группировка – если по данному полю производится группировка значений.
Условие – если данное поле используется в запросе для отбора записей.
Бланк запроса примет вид:
Результатом выполнения этого запроса будет всего пять строк:
Для ввода условия по полю Дата можно использовать другой способ: воспользуемся оператором сравнения Between…And. Для этого, установив курсор в этом поле в строке Условие отбора, нажмем на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса кнопку Построитель и вызовем Построитель выражений. Далее последовательно выбираем Операторы, Сравнения, Between и нажимаем кнопку Вставить. В появившейся фразе в окне Построителя выражений вместо первого слова «Выражение» вставляем дату начала периода (в нашем случае это 1/03/2008), а вместо второго слова «Выражение» вставляем дату конца периода (в нашем случае это 31/03/2008). Нажмите OK.
После выполнения этих действий окно конструктора запросов будет выглядеть следующим образом:
Запрос 2. Сколько дней за весь период отработал рабочий Попов.
Конструирование запроса. Этот запрос потребует не только задать условия отбора данных из соответствующих таблиц, но и выполнить расчеты. Для этого воспользуемся групповыми операциями.
Под групповой операцией понимается обработка и обобщение значений некоторого поля при помощи определенной функции. Нажмите кнопку Σ (Групповые операции).
После того, как в бланке запроса появится строка Групповая операция, для каждого поля в бланке запроса в этой строке выберите значение:
группировку – если по данному полю производится группировка значений;
одну из статистических функций:
Avg
Вычисление среднего значения данных поля
Max
Вычисление максимального значения поля
Min
Вычисление минимального значения поля
Count
Вычисление количества записей, удовлетворяющих запросу
First
Определение первого значения в поле, удовлетворяющего запросу
Last
Определение последнего значения в поле, удовлетворяющего запросу
StDev
Вычисление стандартного отклонения значений поля, удовлетворяющих запросу
Sum
Суммирование значений поля
Var
Вычисление вариации значений поля, удовлетворяющих запросу
условие – если данное поле используется в запросе для отбора записей;
выражение – если поле является вычисляемым и определяется с помощью выражения, которое включает одну или несколько статистических функций.
В нашем примере для определения количества дней выбираем функцию Count.
Результат выполнение запроса:
Запрос 3. Какая сумма начислена каждому рабочему за весь период (список вывести в порядке убывания суммы начисления, указав табельный номер, ФИО, сумму и разряд рабочего).
Конструирование запроса. Чтобы получить общую сумму, начисленную каждому рабочему, нужно сложить начисленные суммы за каждый из проработанных им дней. Для этого воспользуемся опять Построителем выражений. Установите курсор в строке Поле пустого столбца в бланке запроса и вызовите Построитель выражений. В появившемся окне нужно раскрыть список Таблицы, выбрать последовательно нужные таблицы, указать в них поля, необходимые для вычислений, и соединить их арифметическими операциями:
В бланке запроса в полученном поле в строке Групповая операция выберем функцию Sum. В строке Сортировка для этого поля выберем по убыванию. После выполнения запроса бланк этого запроса примет вид:
Результат выполнение запроса:
На этом выполнение практической части контрольной работы можно считать законченным.