Вопрос 2: Документальный учет в бухгалтерии и в местах хранения и использования
Документальное оформление поступления материалов от поставщика
Поставщик, отгрузив продукцию, высылает покупателю расчетные и др. сопроводительные документы, которые поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего они передаются в отдел маркетинга. Здесь проверяют соответствие объема, ассортимента и цен договорным условиям и акцептуют расчетные документы, после чего их возвращают в бухгалтерию. Квитанции транспортных организаций передаются экспедитору для получения материалов и доставки их на предприятие.
При приемке груза на станции железной дороги экспедитор должен проверить целостность пломб контейнеров, вагонов. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать его проверки. При обнаружении недостач и порчи составляется коммерческий акт (2 экз.), который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдается доверенность, в которой указывается перечень материалов, подлежащих получению.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия. Кладовщик проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика и оформляет приходный ордер (М-4). При отсутствии расхождений с документами поставщика приходный ордер можно не оформлять. На документе поставщика проставляют штамп с реквизитами приходного ордера.
При доставке грузов автотранспортной организацией, водитель является представителем поставщика и вместе с грузом вручает кладовщику один экземпляр товарно-транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная является первичным документом на оприходование материалов при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной.
Если при приемке материалов на складе будет выявлено несоответствие количества и качества материалов документам поставщика, оформляется акт о приемке материалов (М-7), который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Приемку материалов производит комиссия, в составе которой должен быть представитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).
Документальное оформление поступления материалов собственного производства, отходов, полученных при ликвидации основных средств:
Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов оформляется требованиями-накладными (М-11) в двух экземплярах.
Материалы, полученные от разборки основных средств, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей.
Документальное оформление поступления материалов через подотчетное лицо
Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, на рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт, составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования, количества и цены материалов, а также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.
Документальный учет отпуска материалов
Материалы отпускают со склада организации в производство,
на сторону для переработки,
а также продают излишние запасы.
Документальный учет отпуска материалов в производство
Отпуск материалов систематического потребления оформляется лимитно-заборными картами (М-8). Они выписываются отделом маркетинга или плановым отделом на одно или несколько наименований материалов, используемых на один вид продукции сроком на месяц в двух экземплярах. Один экземпляр находится на складе, другой – у цеха-получателя. При получении материала представитель цеха расписывается в карте склада, а кладовщик – в карте цеха. В лимитно-заборной карте указывается лимит отпуска материала. Сверхлимитный отпуск материалов оформляют отдельным требованием. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов.
Документальный учет отпуска материалов в производство
Отпуск материалов, потребность в которых возникает периодически, оформляется требованиями-накладными (М-11).
Они же используется для учета движения материалов внутри предприятия.
Требование-накладную оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр - для получателя, второй - для отпускающего ценности.
Отпуск материалов на сторону оформляется одноименным документом (М-15).
Документальный учет материалов на складе
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается договор о полной материальной ответственности.
Учет движения материалов осуществляют в карточках складского учета материалов (М-17).
Карточка складского учета открывается в бухгалтерии, регистрируется в специальном реестре и передается заведующему складом под расписку.
На складе ведется количественный сортовой учет материалов. Записи в карточках делают кладовщики на основании первичных документов в день совершения операций. После каждой записи выводится остаток материалов.
Кладовщик не реже одного раза в неделю сдает по реестру (М-18) приходно-расходные документы в бухгалтерию. Также кладовщик по окончании месяца переносит остатки материалов из карточек в ведомость остатков материалов.
Ведомость передается в бухгалтерию, где производится оценка остатков материалов.
Работники бухгалтерии систематически (обычно раз в неделю) осуществляют проверку правильности оформления складских операций и расписываются в карточках складского учета в графе «Контроль».
В результате этого достигается бухгалтерская достоверность учета на складах, складской учет становится частью бухгалтерского.
Бухгалтерия ведет учет в суммовом выражении по местам хранения, материально ответственным лицам и каждому синтетическому счету.
Поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их таксировки по учетным ценам раскладывают отдельно по приходу и расходу и используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу.
Взаимосвязь между количественно-сортовым учетом на складе и суммовым синтетическим учетом материалов в бухгалтерии осуществляется при помощи ведомости остатков материалов.
Итоги сальдовой ведомости сверяются с данными групповых оборотных ведомостей.
Тождество данных свидетельствует о правильности ведения складского аналитического учета материалов.