Упражнение 5.7. Создание отчетов.

5.7.1. Создание отчета к одной таблице с помощью «мастера».

Создадим отчет Все приходы с помощью «мастера» по всем полям таблицы Приход.

В группе Объекты окна базы данных выберем мышью вкладку Отчеты. В области справа выберем Создание отчета с помощью мастера. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов на первом шаге в поле Таблицы и запросы выберем необходимую таблицу Приход, в поле Доступные поля выберем¹ все помещаемые в отчет поля (нажатием кнопки >>) и щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне в поле Добавить уровни группировки? выберем кнопкой > (при необходимости) поля для группировки (или отменим выбор кнопкой <) и щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне укажем (при необходимости) требуемый порядок сортировки записей (до четырех полей) и щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне выберем необходимый вид макета для отчета, установив соответствующие значения в полях Макет и Ориентация, и щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне выберем требуемый стиль отчета (по своему усмотрению) и щелкнем кнопку Далее. В последнем диалоговом окне в поле Задайте имя отчета укажем имя создаваемого отчета Все приходы, а в поле Дальнейшие действия выберем вариант дальнейшей работы с отчетом Просмотреть отчет и щелкнем кнопку Готово.

В результате будет создан отчет Все приходы, отображающий все поля таблицы Приход. Закроем окно отчета.

5.7.2. Создание отчета к двум таблицам с помощью «мастера».

Создадим отчет Приход товаров по производителям со сроками годности с помощью «мастера» по полям: Код прихода, Номер договора, Код склада, Название товара, Страна-производитель, Срок годности (дни) (три поля из таблицы Приход и три поля из таблицы Товар).

Во вкладке Отчеты в области справа выберем Создание отчета с помощью мастера. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов на первом шаге в поле Таблицы и запросы выберем необходимую таблицу Приход, в поле Доступные поля выберем (по отдельности нажатием кнопки >) помещаемые в отчет поля Код прихода, Номер договора и Код склада, затем в поле Таблицы и запросы выберем таблицу Товар, в поле Доступные поля выберем помещаемые в отчет поля Название товара, Страна-производитель и Срок годности (дни), а затем щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне в поле Выберите вид представления данных выберем ЛКМ главную таблицу (Товар) и щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне в поле Добавить уровни группировки? выберем кнопкой > (при необходимости) поля для группировки (или отменим выбор кнопкой <) и щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне укажем (при необходимости) требуемый порядок сортировки записей (до четырех полей) и щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне выберем необходимый вид макета для отчета, установив соответствующие значения в полях Макет и Ориентация, и щелкнем кнопку Далее. В следующем диалоговом окне выберем требуемый стиль отчета (по своему усмотрению) и щелкнем кнопку Далее. В последнем диалоговом окне в поле Задайте имя отчета укажем имя создаваемого отчета Приход товаров по производителям со сроками годности, а в поле Дальнейшие действия выберем вариант дальнейшей работы с отчетом Просмотреть отчет и щелкнем кнопку Готово.

В результате будет создан отчет Приход товаров по производителям со сроками годности, отображающий приход всех товаров. Закроем окно отчета.

5.7.3. Открытие отчета в режиме «конструктора».

Откроем созданный отчет для изменения в режиме «конструктора».

Во вкладке Отчеты установим курсор на необходимый отчет (Приход товаров по производителям со сроками годности) и щелкнем кнопку Конструктор.

В результате отчет откроется в «конструкторе» (таким образом его можно изменять в дальнейшем).

5.7.4. Изменение отчета в режиме «конструктора».

Подберем размер полей в отчете.

Выберем ЛКМ необходимое поле и установим курсор на его границу. Щелкнем ЛКМ и, удерживая ее, потянем мышь в нужную сторону (до необходимых размеров), после чего отпустим ЛКМ.

В результате размер поля будет изменен.

В случае необходимости аналогично изменим все поля.

Закроем отчет, щелкнув в появившемся предупреждающем окне кнопку Да (сохранив изменения).

Упражнение 5.8. Связь с приложениями Office.

5.8.1. Установка связи с табличным процессором Excel.

Перенесем данные таблицы Приход в электронную таблицу Excel.

Во вкладке Таблицы установим курсор на необходимую таблицу (Приход) и выберем пункт меню Сервис ► Связи с Office ► Анализ в Microsoft Office Excel.

В результате откроется приложение Excel с таблицей Приход, занимающей блок ячеек А1…G5.

5.8.2. Расчет значений таблицы.

Вычислим минимальную цену прихода и максимальное количество прихода.

Выделим блок необходимых ячеек F2…F5 и щелкнем на панели инструментов кнопку Автосумма (стрелку справа). В появившемся ниже окошке выберем ЛКМ необходимый вариант – Минимум.

В результате в следующей (ниже) ячейке (F6) автоматически будет добавлена формула =МИН(F2:F5) и посчитано ее значение: 3,33р.

Аналогичным образом вычислим максимальное количество прихода (40).

Закроем программу Excel, щелкнув в появившемся предупреждающем окне кнопку Да (сохранив изменения).

В результате файл будет сохранен в папке Мои документы с именем таблицы (Приход.xls).

5.8.3. Установка связи с текстовым редактором Word.

Перенесем данные таблицы Товар в текстовый редактор Word.

Во вкладке Таблицы установим курсор на необходимую таблицу (Товар) и выберем пункт меню Сервис ► Связи с Office ► Публикация в Microsoft Office Word.

В результате откроется приложение Word с таблицей Товар в формате RTF.

5.8.4. Сохранение таблицы в формате документа Word.

Сохраним документ под именем Товар.doc.

Упражнение 5.9. Создание базы данных (самостоятельно).

5.9.1. Создание базы данных: таблиц и связей между ними.

Создадим базу данных в папке Мои документы под именем База_данных.mdb.

Создадим две таблицы следующей структуры:

Договоры

Наименование поля	Тип (размер) поля
Номер договора	Текстовый (8)
Код поставщика	Текстовый (5)
Код покупателя	Текстовый (5)
Дата заключения договора	Краткий формат даты
Дата исполнения договора	Краткий формат даты
Код валюты	Текстовый (3)
Сумма договора	Числовой (,2 знака)

Расход

Наименование поля	Тип (размер) поля
Код расхода	Текстовый (5)
Номер договора	Текстовый (8)
Код склада	Текстовый (3)
Код товара	Текстовый (5)
Дата расхода	Краткий формат даты
Цена расхода	Числовой (,2 знака)
Количество расхода	Числовой (целое)

Свяжем их по одноименному полю с обеспечением целостности данных.

5.9.2. Создание форм для ввода данных и ввод данных.

Создадим две формы для ввода данных и заполним таблицы данными.

Каждый должен сделать свои формы и заполнить таблицы данными.

5.9.3. Создание запросов и отчетов.

Создадим четыре различных запроса и три отчета.

Каждый должен сделать свои запросы и отчеты.

4.3. Содержание практических занятий (семинаров)

Учебным планом специальности практические занятия (семинары) не предусмотрены.

5. Содержание самостоятельной работы

Самостоятельная работа студента по дисциплине включает в себя:

• изучение лекционного материала по конспекту лекций;

• изучение основной и дополнительной литературы;

• подготовка к лабораторным занятиям;

• выполнение индивидуальных заданий;

• выполнение контрольной работы, реферата (для студентов очно-заочной и заочной формы обучения).

Объем часов, отводимый учебным планом для самостоятельной работы студента, составляет:

• по очной форме обучения – 94 часа;

• по очно-заочной форме обучения – 150 часов;

• по заочной форме обучения – 178 часов.