42

Введение

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрово­го делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (пред­приятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Современное законодательство требует оформления большого количества докумен­тов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на пред­приятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается жела­тельно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.¹

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защи­тить интересы работодателя и не ущемить интересы работника. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.²

Выбранная тема является актуальной, так как в процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.

Целью данной работы является изучение особенностей кадрового делопроизводства.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

1.ознакомиться с документированием управления кадров;

2.рассмотреть нормативные документы по работе с кадрами;

3.изучить организацию работы с кадровыми документами;

4.рассмотреть порядок защиты персональных данных сотрудников.

Объектом работы являются документы, которые используются в работе кадрового делопроизводства.

Данная курсовая работа написана благодаря работам Н.М. Березиной, И.Н. Кузнецова, Т.В.Кузнецовой, Т.В.Кугушевой, Н.Н.Анодиной, М.И.Басакова, А.Н. Белова, И.К. Корнеева, А.Е.Варламовой, А.Р.Бахарева. Были учтены новейшие официальные, нормативные документы.

Выбранная тема «Кадровое делопроизводство» довольно широко раскрыта в учебном пособии Н.М. Березиной. Здесь изложены требования к документированию управления кадрами и к организации работы с кадровыми документами. Дается полное представление о кадровой работе.¹

В работе Т.В.Кузнецовой раскрываются особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к Трудовому кодексу, внесенных Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006.²

Н.В.Кугушева в своих работах уделяет особое внимание проблемам систематизации документов по личному составу.³

Немалую роль в написании работы сыграло учебное пособие Я.Е.Варламовой. Здесь представлены рекомендации по созданию системы документов кадрового учета, а также примеры документов и образцы заполнения форм. Приводятся ссылки на нормативные акты и инструкции, которыми необходимо руководствоваться кадровому работнику в своей деятельности.¹

В работе И.Н. Кузнецова дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения кадровой документации.²

В качестве источника был использован ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма.³ Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения » от 25 августа 2010 г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.⁴

Трудовой кодекс Российской Федерации является основным документом, регулирующим вопросы трудовых отношений.¹

Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников.²

Значительную роль в написании работы сыграли Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477.³

Также были рассмотрены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработанные в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Здесь представлены правила оформления реквизитов документов, разработки и ведения номенклатуры дел, формирования дел.⁴

Большое значение в кадровом делопроизводстве нужно уделить правильному заполнению трудовых книжек. Порядок заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003года № 225 «О трудовых книжках».¹

Был рассмотрен Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» — федеральный закон, регулирует деятельность по обработке (использованию) персональных данных.

Документирование управления кадрами

Документация по личному составу создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному со­ставу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. ¹

К этому виду документации относятся:

• распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

• информационно-расчетные документы;

• официальная внутренняя переписка;

• журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.²

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет пол­номочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой ор­ганизации.

Распоряжения первого должностного лица организации делятся на две само­стоятельные группы.

Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведении аттестации).

Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрения и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.¹

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:

• трудовая книжка;

• трудовой договор;

• справка о трудовой деятельности;

• копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.

1.1.Трудовой договор

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т. д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с 1992 г., а с 2002 г. это требование стало обязательным. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135 «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)».¹

Заключение трудового договора осуществляется по установлен­ной форме, которая предполагает:

а) письменное оформление трудового договора;

б) составление трудового договора в двух экземплярах;

в) подписание трудового договора обеими сторонами (сотруд­ником и работодателем). ²

При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ сотрудник предъяв­ляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу, следующие документы:

а) паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

б) трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства);

в) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

г) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

д) документ об образовании, квалификации или наличии спе­циальных знаний (последнее обязательно при приеме на работу, требующую от сотрудника специальных знаний или специальной подготовки).³

На основании представленных документов в трудовой дого­вор вносятся необходимые сведения о сотруднике — персональ­ные данные, данные о его образовательной и профессиональной подготовке, о его квалификации и т. д.

Окончательно подготов­ленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику для ознакомления.

Если в процессе ознакомления с содержанием трудового догово­ра у сотрудника не возникло каких-либо вопросов или замечаний, то ему предлагается подписать трудовой договор (как правило, в двух экземплярах).

После этого трудовой договор передается на под­пись руководителю организации. Подписанные обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение (эк­земпляр последнего обычно помещается в личное дело сотрудника).¹

Форма трудового договора приведена в приложении 1.

1.2.Личная карточка

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2) являющаяся основным учетным до­кументом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.²

Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет карто­теку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, доку­мента об образовании или квалификации, решений аттестацион­ной комиссии и т. п.) и хранится на предприятии.

Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечи­вающим работу по учету качественного и количественного соста­ва кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания из­менения сведений о работнике и внесения их в Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные во­инского учета и т. д.). Форма личной карточки формы Т2 приведена в приложении 2.

Для лиц, зачисляемых на государственную службу, заполняется личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС)(см. приложение 3).

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы №Т-2 заполняется дополнительно учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4)(см. приложение 4). Она заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.,) а также сведений, сообщенных о себе работником. ¹

1.3. Приказы по личному составу

Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предо­ставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу.

Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Офор­мляют приказы по личному составу на общих бланках. В заго­ловке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении администра­тивного взыскания. В приказах по личному составу констатиру­ющая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делит­ся на пункты.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаго­лом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕ­ДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п.

Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структур­ное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назна­чении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.²

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окон­чания отпуска.

В приказе об освобождении от занимаемой должности указы­вают статью КЗоТ, на основании которой производится увольне­ние. После каждого пункта приказа по личному составу распо­лагается реквизит: "Основание" (личное заявление работника, пред­ставление, докладная записка, объяснительная записка, справка — вызов учебного заведения, график отпусков, контракт и т. д.), причем статья КЗоТ не входит в реквизит "Основание", а являет­ся частью формулировки текста самого.¹

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").²