2. Узагальнена технологія роботи
Загальна уява про етапи технології
Кожна конкретна СУБД має власні особливості, які необхідно враховувати.
Проте маючи уявлення про функціональні можливості будь–якої СУБД, можна подати узагальнену технологію роботи користувача у цьому середовищі.
В якості основних етапів узагальненої технології роботи з СУБД можна виділити наступнеі(рис.27):
створення структури таблиць БД;
введення та редагування даних у таблицях;
обробка даних, які містяться в таблиці;
вивелення інформації з БД.
Рис. 27. Схема загальної технології роботи у СУБД
Створення структури таблиць БД
При формуванні нової таблиці БД робота з СУБД починається з створення структури таблиці. Цей процес включає визначення переліку полів, з яких складається кожен запис таблиці, а також визначення типів та розмірів полів.
Практично всі СУБД зберігають дані наступних типів:
текстовий (символьний),
числовий,
календарний,
логічний,
примітка.
Деякі СУБД формують поля спеціального типу, які містять унікальні номера записів і поля, які використовують для визначення ключа.
СУБД, які призначені для роботи у WINDOWS, можуть формувати поля типу об‘єкта OLE, які використовуються для зберігання малюнків, графіків, таблиць.
Якщо БД включає декілька взаємопов'язаних таблиць, то необхідне визначення ключового поля у кожній таблиці, а також полів, за допомогою яких буде організований зв‘язок між таблицями.
Створення структури таблиці не пов‘язане із заповненням таблиць даними, тому ці дві операції можна розділити у часі.
Введення і редагування даних
Заповнення таблиць даними можна здійснити як безпосереднім введенням даних, так і у результаті виконання програм і запитів.
Практично всі СУБД дозволяють вводить і корегувати дані в таблицях двома способами:
за допомогою стандартної форми у вигляді таблиці (за замовченням);
за допомогою екранних форм, спеціально створених для цього користувачем.
СУБД, які працюють у середовищі Windows, дозволяють вводити в створенні екрані форми малюнки, узори, кнопки.
Опрацювання даних, які містяться в таблиці
Опрацювання даних у таблицях БД, можна здійснити шляхом використання запитів або у процесі виконання спеціально розробленої програми.
Кінцевий користувач отримує при роботі з СУБД такий зручний засіб обробки інформації, як запити. Запити являють собою інструкцію на відбір записів. Більшість СУБД дозволяють використовувати запити таких типів:
запит–вибірка, призначений для відбору даних, які зберігаються у таблицях, і не змінює ці дані;
запит–зміна, призначений для зміни або переміщення даних; до цього типу запитів відносяться:
запит на додавання записів;
запит на знищення записів;
запис на створення таблиці;
запит на оновлення;
запит з параметром, який дозволяє визначити одну або декілька умов відбору під час виконання запиту.
Самим поширеним типом запитів є запит на вибірку.
Результатом виконання запиту є таблиця з тимчасовим набором даних (динамічний набір). Записи динамічного набору можуть містити поля з однієї або декількох таблиць БД. На основі запита можна побудувати звіт або форму.
Виведення інформації з БД
Практично будь–яка СУБД дозволяє вивести на екран і на принтер інформацію, яка зберігається у БД, з режимів таблиці або форми. Такий порядок виведення даних може використовуватись лише як чорновий варіант.
У СУБД є можливість використання спеціальних засобів для побудови звітів для виведення даних. Використовуючи спеціальні засоби створення звітів, користувач отримує наступні додаткові можливості виведення даних:
включати у звіт вибіркову інформацію з таблиць БД;
добавляти інформацію, яка не міститься у БД;
при необхідності виводити звітні дані на основі інформації БД;
розташовувати інформацію у звіті в будь–якому, зручному для користувача вигляді (вертикальне або горизонтальне розташування полів);
включати у звіт інформацію з різних пов‘язаних таблиць БД.