50.Взаимодействие человека и группы в организационной системе. Характерные особенности создаваемых в организации групп

Группа – относительно обособленное объединение небольшого количества людей, находящихся в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно долгого промежутка времени;

Характерные особенности группы: 1. член группы идентифицирует себя и свои действия с группой в целом, во всех внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы; 2. Взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов - личного разговора и т.п.; 3. Существование неформального распределения ролей, т.е. одни – генераторы идей, другие координируют усилия членов группы, третьи заботятся о взаимоотношениях в группе и т.п.;

2 типа групп: 1. Формальные (имеют формально назначенного руководителя, структуру ролей, должностей внутри группы; например, бухгалтерия); 2. Создаются членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами);

Причины появления групп: 1. В результате разделения труда выделяются специализированные функции, требующие совокупности людей с определенной квалификацией); 2. Естественное стремление человека к объединению с другими людьми для поддержки, ощущения защищенности, помощи в решении задач и т.п.;

Факторы, влияющие на жизнь группы: 1. Характеристика членов группы; 2. Структурная характеристика группы (*коммуникации в группе и нормы поведения – кто с кем и как контактирует; *статус и роли – кто занимает какую позицию в группе и что делает; *личные симпатии и антипатии между членами группы – кто кому нравится и кто кого не любит; *сила и конформизм – кто на кого оказывает влияние и кто кому готов подчиняться, за кем готовы следовать); 3. Ситуационные характеристики (размер группы, пространственное расположение, задачи и т.д.);

Влияние группы на человека: 1. Изменение характеристик человека, таких как мотивация, сфера внимания, система оценок и т.д.; 2. Человек получает определенный «вес» - относительную позицию каждого; 3. Новое видения своего «я»; 4. Эффект воздействия на человека «мозговой атаки» при размышлениях в группе повышает творческий потенциал человека; 5. Человек более склонен принимать риск;

Формы взаимодействия человека с группой: *кооперация (доверительные и благожелательные отношения), *слияние (человек – составляющая целого, т.е. группы), *конфликт (противопоставление интересов человека и группы и борьба между ними за разрешение этого противоречия в свою пользу; может быть вызван *организационными, *эмоциональными факторами);

51. Систематизация информации человеком. Три типа расположения, необходимые для установления хороших отношений в организации.

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации. Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников.

Систематизация информации включает: 1. методы поиска и накопления информации; 2. классификацию и индексирование информации; 3. способы доступа к информации; 4. способы представления информации; 5. обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов: 1. структурированная информация; 2. информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат – это пустая форма, в которую заносится информация. Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись. База данных – это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

1. Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа – договоры, счета, акты, приказы и т.п. 2. Предметная систематизация – распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую – со строительством объекта №2. 3. Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками – например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов.

Расположение человека к людям, отдельным процессам, окружающей среде, своей работе, организации в целом играет очень большую роль в установлении нормального взаимодействия человека и организационного окружения. Одно и то же явление или действие, имеющее совершенно одинаковое проявление и оказывающее одинаковое влияние на людей, может вызвать различную реакцию в силу того, что у людей существует различное расположение к этому явлению или действию. Отражая чувства человека по отношению к определенному объекту, расположение делает его решения и действия индивидуальными. Обычно человек имеет определенное расположение к каждому объекту или явлению, с которым ему приходится сталкиваться в жизни. В общем виде расположение можно определишь как априорное отношение к человеку, группе людей, явлениям, организациям, процессам и вещам, определяющее положительную или негативную реакцию на них.

Важными для эффективного управления и установления хороших отношений в коллективе являются три типа расположения: 1. удовлетворенность работой; 2. увлеченность работой; 3. приверженность организации.

То, насколько у работников развиты эти расположения, существенно определяет результаты их труда, количество прогулов, текучесть кадров и т.п.